De polderafdelingen maakten deel uit van het hoogheemraadschap van Rijnland, maar hadden een afzonderlijke postregistratie met eigen nummering voor de polderafdelingen. Er werden ook eigen archieven voor de polderafdelingen bijgehouden.
Voor de polderafdeling Middengeest waren dit twee archieven: een archief genaamd 'Polderafdeling' en een archief genaamd 'Afdelingsraad'. Laatstgenoemde archief was ongeordend en bestond voornamelijk uit voor vernietiging in aanmerking komende stukken, zoals bekendmakingen, circulaires en dubbelen. Het archief van de polderafdeling was in juni 1996 globaal geïnventariseerd door Van Lee & Van Everdingen te Vlaardingen. Het resultaat bestond uit een dossierlijst met een duidelijke omschrijving van verleende vergunningen en een opsomming van dossiers onder de titel 'Dossiers Afdelingsraad Middengeest'. Bij de opsomming was gekozen voor steekwoorden. Allebei de archieven waren niet geschoond en slecht toegankelijk.
Gekozen is voor een algehele herinventarisatie en voor het samenvoegen van beide archieven met als resultaat één beschrijvende inventaris. Voor het samenvoegen is gekozen omdat het onderscheid tussen beide archieven niet duidelijk was, na het schonen maar 10 % overbleef van het archief van de afdelingsraad en omdat bij de polderafdeling Zuidgeest dit onderscheid niet was gemaakt.

De inbedding in het hoogheemraadschap van Rijnland had nadelige consequenties voor het archief. Zo zaten er in het archief veel afschriften, circulaires, dubbelen en concepten. Het archief is niet compleet, bewijsstukken en andere essentiële stukken zijn vaak niet in het afdelingsarchief terecht gekomen daar de afdelingsraad niet bevoegd was deze te tekenen of af te handelen.