Archieven.nl

De Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht heeft haar oorsprong te zoeken in het ontstaan van de Duitsche Orde in 1190 tijdens het beleg van de stad Accon in het Heilige Land, ten tijde van de derde kruistocht. Had deze orde zich in de beginjaren het verplegen van zieke engewonde kruisvaarders tot taak gesteld, in 1198 voegde zij daaraan een militair element toe. Sindsdien bestonden haar taken tevens uit bestrijding van de belagers der christenheid, met name in het Heilige Land, en bescherming van pelgrims naar de heilige plaatsen in dat land. De statuten der orde werden door paus lnnocentius III bij bul van 19 februari 1199 bekrachtigd. Als eerste hoogmeester trad Hugo Walpot op.

Weldra had de orde haar vertakkingen over het gehele Duitse rijk in de vorm van balijen met een hoofdhuis en daaronder ressorterende commanderijen. Men kon toen al spoedig de volgende rangorde der beheerders van de bezittingen opmaken: hoogmeester, duitsmeester, landcommandeurs en commandeurs.

Zoals dat ook bij andere pieuse instellingen gebeurde, hadden ook hier schenkingen van land, huizen en kerken plaats door vorsten en particuliere personen. Uit de inkomsten daarvan konden de kosten voor deuitrusting van debenodigde legertjes worden bestreden. In Nederland werd als eerste bezit een complex goederen onder Dieren verkregen, in 1218/ 1219 geschonken door Adolf graaf van den Berg en Sweder van Dingede. Aanvankelijk behoorden deze goederen tot de kamergoederen van de hoogmeester omdat de Balije van Utrecht nog niet bestond. Deze kwam eerst tot stand nadat in 1231 een schenking had plaats gevonden van een huis met grond buiten Utrecht aan de Tolsteegsingel (opdeplaats waar thans het Academisch Ziekenhuis is gelegen),aldaar in 1232 een commandeurshuis was verrezen en Antonius van Printhagen genaamd Lederzak tot commandeur van Utrecht was benoemd. Dit huis werd vervolgens het hoofdhuis van alle in het Sticht Utrecht, Holland, Zeeland, Friesland en Gelderland gelegen goederen van de Duitsche Orde.

De Balije van Utrecht mocht al spoedig verscheidene goederen en kerken haar eigendom noemen, waaronder de kerk te Hofdijk, later Maasland (1241), de Sint Nicolaaskerk te Utrecht (1250), die van Leiden (1268), de hofstede Schoneveld bij Rhenen (1270), dekerk van Valkenburg en Katwijk (1388) enz. Ten einde een beter beheer over dit alles te verkrijgen, werd het noodzakelijk dat er commanderijen werden gesticht. Zo ontstonden in de loop der jaren de commanderijen van Dieren, Schelluinen, Maasland , Schoten, Middelburg, Tiel, Leiden, Doesburg, Nesse (in Friesland), Valkenburg, Bunne (in Drenthe), Schoonhoven, Rhenen en Katwijk.

De strijd tussen de bisschop van Utrecht en graaf Willem IV van Holland werd er de oorzaak van dat de zetel van de landcommandeur moest worden overgebracht van buiten Utrecht naar binnen de stad. In 1345 werd Utrecht belegerd door genoemde graaf. De landcommandeur, die met de zijnen van te voren zijn toevlucht had gezocht in de stad, besloot na afloop van het beleg de zetel van de orde veiligheidshalve definitief binnen de wallen van de stad te vestigen. Van bisschop Jan van Arkel en het kapittel van Sint Pieter te Utrecht kocht hij daartoe een stuk grond met vier huizen aan de Springweg. Deinmei 1347 aangevangen bouw van het huis, met inbegrip van een grote kerk, werd in 1358 geheel voltooid. De landcommandeur met zijn priesterbroeders, ridders en personeel hebben daar hun zetel kunnen handhaven tot december 1807, toen het hotel der orde werd verkocht voor f 50.000 aan koning Lodewijk. In plaats daarvan werd een huis te 's-Gravenhage aan de Boskant verworven dat als woning voor de landcommandeur werd ingericht. Daar werden sindsdien de vergaderingen gehouden, de administratie gevoerd en de archieven opgeborgen. In december 1836 werd de zetel der orde eerst weer overgebracht naar Utrecht.

Van 1358 tot 1807 is mitsdien het huis aan de Springweg te Utrecht de zetel geweest van de landcommandeur met zijn geestelijke en ridderlijke broeders, de plaats waar pracht en praal wel eens hoogtij vierden. Zo namen er zelfs vorstelijke personen als keizer Karel V met zijn zuster Maria van Hongarije in 1545 hun intrek ter gelegenheid van een vergadering van de Orde van het Gulden Vlies, terwijl in 1570 de administrateur van de hoogmeester met gevolg er werd gehuisvest toen hij Anna van Oostenrijk, als bruid van Philips II, naar Spanje moest begeleiden en hun reis over Utrecht gmg.

Bij de stichting van de Duitsche Orde waren de doelstellingen, zoals gezegd, voornameli jk het verplegen van zieken en de bestrijding van de vijanden der christenheid. Een specifieke kloosterorde was de Duitsche Orde echter niet, hoewel de leden bij toetreding wel onder vastgestelde geloften kwamen te staan. De eredienst bleef ook een grote plaats innemen bij de arbeid van elke commanderij.

Een convent of hoofdhuis van een Balije behoorde in den regel te bestaan uit een commandeur en twaalf broeders . Dit getal herinnerde aan de Heer en zijn discipelen. Zo bevonden zich dan ook in het eerste kwart van de 15e eeuw in het Duitse Huis te Utrecht 13 broeders met het kruis, nl. 5 ridderbroeders en 8 priesterbroeders. Daarnaast was nog aanwezig het personeel dat behulpzaam moest zijn in de huishouding en in de kerkelijke diensten. Aanvankelijk kon men slechts als ridderbroeder worden opgenomen na machtiging van de hoogmeester, later van de duitsmeester.

De opname in de orde ging met veel ceremonieel gepaard en stelde zware eisen aan de persoon in kwestie. Hij moest een gezond verstand hebben en geen lichamelijke gebreken, van wettige geboorte zijn, vrij of edel en minstens gesproten zijn uit vier ouders van een schildboortig of riddermatig geslacht, en bovendien van goede zeden. Voldeed de edelman aan al die eisen, dan moest hij in tegenwoordigheid van de landcommandeur en zijn raadsgebieders de geloften van kuisheid, afstand van eigendom en gehoorzaamheid aan zijn overste afleggen, waarna zijn inkleding op plechtige wijze in de kerk plaats vond . Nadat de klokken geluid hadden, trad de nieuwe ridderbroeder met zijn familie het koor binnen. Daar lag aan de noordzijde een kleed gespreid voor de dames en was een bank geplaatst met kleed en zijden kussen gedekt, waarop de witte mantel met het wapenschild van de nieuwe ridderbroeder met een verguld zwaard waren neergelegd. Na een goudstuk op het altaar geofferd te hebben, knielde de edelman in vol harnas voor diebank neer, waarna door delandcómmandeur, onder gebeden en zangen van priester, diaken en koralen, het gewijde zwaard en schild hem werden omgehangen en hij tot ridder geslagen werd onder het uitspreken van de spreuk: Wees ridder en een goed man en houd ridderlijke orde. Ten laatste werd hem de witte mantel om de schouders gehangen. Eenmaal de geloften afgelegd en het ordekleed aangenomen hebbende, was het niet meer geoorloofd de orde te verlaten.

De nieuwe ridderbroeder had echter ook zorg te dragen voor zijn kleding en uitrusting, bestaande uit paarden en harnas, gewone kleding, een wit zaaien mantel, een tabbaard met zijde gevoerd, een satijnen wambuis, hoezen en een bonnet van fluweel. Hij moest voorts zowel aan de landcommandeur, de aanwezige priesters en ridders als aan het huispersoneel verschillende geschenken geven.

In de loop der jaren kwamen er nog al eens veranderingen in de voorschriften tot opneming van de leden der orde, ook in het dragen van de kleding. In tijden van oorlog droegen de ridders hun gewone harnas met daarover tot onderscheiding een wapenrok of korte witte mantel met het zwarte kruis aan de linkerzijde.

In vredestijd bestond daarentegen hun kleding uit een lange witte mantel met zwart kruis aan de linkerzijde, een zwarte, grauwe of witte tabbaard, rok, wambuis, pelsen, vilten of strohoed, laarzen, sporen en zwarte of witte hoezen.

Na het jaar 1512 gaf de landcommandeur aan de ridders vergunning tot het dragen van een wapenrok of witte scapulier in plaats van de lange witte overmantel.

Na de Reformatie, toen bij de Balije van Utrecht het karakter der christelijke liefdadigheid de overhand kreeg, werden ook de voorwaarden voor opname wel wat veranderd, hoewel die van wettige geboorte, goede zeden en de vier adellijke kwartieren der ouders bleven bestaan.

Bij resolutie van 14 december 1612 werd vastgesteld, dat iemand die als lid van de Duitsche Orde wilde worden toegelaten, buiten hetgeen hiervoor over zijn adeldom staat vermeld, nog moest voldoen aan de volgende eisen: de leeftijd hebben bereikt van 18 of 20 jaar,- een lijfrente bezitten van f 100 per jaar,- aan de orde een half vaam Rijnse wijn schenken, aan de armen f 6 betalen en aan de dienaars der orde eveneens f 6,-enals rustgeld 100 oudschilden. Verder moest hij een zilveren schaal, een bed met toebehoren en zes zitkussens met zijn wapen, met nog f 60 voor de meubilering en huishouding schenken.

De inkomende leden die volgens resolutie van 12 maart 1616 aan de tafel in de schafferij mede moesten aanzitten werden als expectant-ridders beschouwd totdat zij aan de beurt waren om tot commandeur benoemd te worden. Wanneer het zover was gekomen, werd deze expectant tot ridder geslagen, ontving hij het kruis en moest aan de orde het voorgeschreven rustgeld betalen en eenmaaltijd aanbieden; daarna vertrok hij naar de hem toegewezen commanderij.

Ter meerdere ontwikkeling werd bij resolutie van 1 februari 1632 nog de eis gesteld, dat een expectant vier of minstens twee jaar buiten 's-lands school gegaan moest hebben of in enige herenhoven geweest moest zijn, terwijl de toegangsleeftijd werd verhoogd tot 20 of 22 jaar, de zilveren schaal minstens f 54waard moest zijn, voor rustgeld f 210 plus een rosenobel, en voor de te houden maaltijd f 200 moest worden berekend.

Naast de ridderbroeders trof men ook de priesterbroeders aan, geestelijken die konden worden opgenomen naar goeddunken van de landcommandeur. Hun inkleding geschiedde op dezelfde wijze als bij de ridderbroeders, echter zonder de ridderslag. Ook zij konden de orde, na de wijding ontvangen te hebben, niet meer verlaten.

De priesterbroeders vonden hun werk op geestelijk gebied en werden vaak bij hun kerkelijke bezigheden geholpen door wereldlijke geestelijken, die tegen kost en loon werden aangenomen. Onder de priesterbroeders had men b.v. ook een sacrist of overste koster, aan wie de kerkelijke administratie was opgedragen en die jaarlijks aan de landcommandeur rekening en verantwoording over de kerkelijke financiën moest afleggen.

Ook depriesterbroeders werden soms, althans voor de Reformatie, tot hoofd van een commanderij benoemd, b.v. van commanderijen ontstaan door overdracht van het patronaatsrecht van kerken en daarbij behorende goederen. Met behulp van meerdere geestelijken en enkele ridderbroeders vervulden zij hun kerkelijke plichten en droegen zij zorg voor het huishoudelijk beheer. Zulk een priesterbroeder kreeg dan de titel van commandeurpastoor of cureit van de kerk die hem was toegewezen.

Naast deze ridderbroeders en priesterbroeders trof men in de commanderijen ook nog ander personeel aan, dat moest zorg dragen voor de huishoudeli jke aangelegenheden. Van zelf sprekend was dit personeel het uitgebreidst in het hoofdhuis te Utrecht als centraal bestuurscentrum. Men had daar twee klassen van bedienden: de overste dienaars, waartoe behoorden de kamerling, schrijver, rentmeesters, bottelier, kok en koster; en de beneden-dienaars, waartoe gerekend werden de bakker, brouwer, onderkok, schotelwasser, leidekker, portier, de koralen enmaagden. Ook had men nog eenmoeder, die aan het hoofd van de vrouwelijke huishouding stond, en een barbier, die het uiterlijk schoon der heren verzorgde. Al dit personeel diende voornamelijk voor kost, kleding en loon.

Voor het financieel beheer trof men aan een schaffenaar, die rekening en verantwoording schuldig was aan de commandeur waaronder hij werkte. Deze schaffenaar voerde weer het bevel over een onder hem staande keukenmeester, kelrewaarder, korenmeester, trappier en bouwmeester voor het onderhoud der gebouwen. Wij zien hieruit, dat het personeel met de ridders en geestelijken, vooral te Utrecht, samen één grote huishouding vormde, waarvoor een goed gecoördineerde organisatie wel noodzakelijk was.

De landcommandeur, als hoofd van de balije, werd in de eerste tijd aangesteld door degene, die door de hoogmeester daartoe was aangewezen, nl. de "meester der Nederlanden" . Later, toen de balije van Utrecht als een wel afgebakend geheel was te beschouwen en het kapittel werd gevormd door de landcommandeur met zijn onderhorige commandeurs, werd de landcommandeur bij een vacature gekozen uit hun midden. Deze verkiezing moest aan de duitsmeester ter bekrachtiging worden voorgedragen. De benoeming van decommandeurs geschiedde door de landcommandeur, aan wie zij ook volledige verantwoording over het beheer van hun commendes verschuldigd waren.

De Reformatie bracht in het karakter van de Balije vari Utrecht niet alleen een grote verandering, maar ook in dealgemene gang van zaken. Na deafzwering in 1581 van Philips II als souvereine vorst over de Nederlanden en de afkondiging van maatregelen tegen de Rooms-Katholieke Kerk, werdèn de kloosters en geestelijke stichtingen door de staten in de diverse gewesten aan zich getrokken en werden de daartoe behorende bezittingen gesteld onder het beheer van de kantoren der geestelijke goederen. Ook de Balije van Utrecht wilde men hieronder doen vallen. De Staten van Utrecht stelden daartoe bij resolutie van 6 mei 1580 de nodige maatregelen vast. Het kapittel der orde ging evenwel daartegen krachtig te keer en deed alle moeite de opheffing ongedaan te maken, met als resultaat, dat de staten uiteindeli jk besloten de balije als een zelfstandige instelling te laten voortbestaan. Dat daarbij de nodige voorwaarden werden gesteld en vastgelegd is begrijpelijk. Ten eerste moest men geheel breken met de Duitsche Orde in Duitsland en de benoemingen van functionarissen als landcommandeur, coadjutor en commandeur doen bekrachtigen door de Staten van Utrecht en niet meer door de duitsmeester. Ook de bezittingen mochten niet zonder toestemming van de staten vervreemd worden en deorde moest bijdragen in dekosten voor het onderhoud endeinstandhouding van dehervormde eredienst.

Aan de toenmalige landcommandeur, Jacob Taets van Amerongen, vurig aanhanger van het roomskatholieke geloof, zal het niet gemakkelijk gevallen zijn aan dit alles te voldoen. Hij bleef tot zijn dood in 1618 nog steeds de als duitsmeester fungerende aartshertog van Oostenrijk als zijn superieur beschouwen. Op 8 juni 1615 bepaalden de Staten van Utrecht echter, toen het kapittel toestemming vroeg tot het benoemen van een coadjutor, dat officies, prebenden enz. àlleen maar mochten gegeven worden aan belijders van de hervormde godsdienst, zodat sedert dien geen rooms-katholieken meer in de balije konden worden opgenomen. In 1619 werd dan ook Jasper van Lienden als eerste protestantse landcommandeur gekozen, waarmede de band tussen de balije in Nederland en de Duitsche Orde in Duitsland geheel werd verbroken.

Ook een nieuw reglement werd in 1619vastgesteld, waarin o.a. werd bepaald dat de landcommandeur, de coadjutor, de commandeurs of ordensheren mochten trouwen, maar dan tevens deorde moesten vaarwel zeggen zonder enige aanspraak op haar bezittingen te kunnen laten gelden. Deze bepaling heeft blijkbaar in de loop der jaren veel tegenkanting ondervonden, want bij resolutie van 13 november 1637 werd besloten het verbod van het huwelijk in te trekken. Deze resolutie werd door de staten op 5 mei 1640 geapprobeerd, zodat de getrouwde leden van de balije sindsdien als leden konden gehandhaafd blijven.

Na de Reformatie werd de toelating tot de orde gelegd in handen van de landcommandeur en de commandeurs bij toerbeurt. De aankomende jonkheren moesten bij hun aanvragen om toelating hun kerkelijke attestatie overleggen met daarbij hun doopbewijs, voorwaarden die bestemd waren om alle niet tot de Gereformeerde Kerk behorende candidaten te kunnen weren. Zij werden dan edelexpectanten en ingeschreven door de secretaris in de volgorde van hun tijd van aanmelding, wanneer zij tenminste voldaan hadden aan de betaling van rustgeld. Na goedkeuring van door hen later ingediende preuves met kwartierstaat, mochten zij het ordenskruis dragen aan een zwart lint, maar geen geborduurd kruis op hun kleding en geen kruis in hun cachet of wapen, zoals de commandeurs was toegestaan . (resolutie kapittelvergadering van 25 september 1753). Eenmaal ridder-expectant zijnde, moesten zij hun beurt afwachten tot er in de rij van commandeurs een vacature zou komen.

Het beheer van de bezittingen der balije geschiedde van oudsher door de rentmeesters daarvoor in elke commanderij benoemd. Zij waren rekening en vera.ntwoording schuldig aan de commandeurs, die ophun beurt rekenschap moesten afleggen aan hun overste de landcommandeur .De herstelwerkzaamheden moesten bekostigd worden uit de opbrengst van de bezittingen, hoofdzakelijk bestaande uit landerijen. Zonder machtiging van de landcommandeur of het generaal-kapittel mochten die goederen niet vervreemd of bezwaard worden.

Aanvankelijk ging alles goed en door schenkingen vermeerderden de inkomsten geregeld. De hoogmeester evenwel had voor de Duitsche Orde veel geld nodig en de verschillende balijen werden dan ook nog al eens voor hoge sommen aangeslagen, hetgeen begrijpeli jk tot moeilijkheden leidde. Door staatkundige twisten had het land veel te lijden gehad en begaven de landcommandeurs en commandeurs zich ook op politiek gebied. Zij werden dan ook niet ontzien en gedwongen in de diverse heffingen bij te dragen.

In 1520 kwam het tot een uitbarsting toen de balijen opnieuw een schrijven kregen om f 11.000 bijeen te brengen. Delandcommandeurs van Utrecht, Aldebiezen, Westfalen en Lotharingen staken de hoofden bij elkaar om tegen de abnormale belastingen te protesteren. Zij belegden in 1539 te Neusz een vergadering, nadat in 1529 het generaal-kapittel te Frankfort opnieuw een financieel offer van de vier balijen had gevraagd. De positie van de Balije van Utrecht werd vooral op financieel gebied steeds moeilijker. Gelderse troepen drongen Utrecht binnen en vernielden daarbij vele bezittingen der orde, - de landcommandeur Steven van Zuylen van Nijevelt moest met een vendel van 20 landsknechten naar Weenen om hulp te bieden bij de strijd tegen de Turken, hetgeen veel geld kostte, - de oorlog met Spanje bracht veel schade teweeg voor de orde omdat noch Alva noch de geuzen de bezittingen van de balije ontzagen.

Toen kwam de kerkhervorming en gingen de Staten van Utrecht zich met de orde bemoeien. Er kwam meer orde: de Balije van Utrecht mocht blijven voortbestaan mits van haar inkomen een gedeelte werd afgedragen voor geestelijke doeleinden. Nauwkeurig beheer werd mitsdien geboden; de commandeurs kregen 18 december 1612 bevel een staat van al hun goederen, renten en hypotheken in te zenden en hun oude brieven over te brengen naar het hoofdhuis in Utrecht.

De uitkomsten van het onderzoek naar definanciele toestand der verschillende commanderijen waren niet rooskleurig. Er moesten wel straffe maatregelen volgen. In 1622 liet de commandeur van Dieren veel schulden na, zodat niemand erg verlangend was hem optevolgen,- in 1623was decommanderij van Tiel bezwaard met f 8.000, terwijl ook de andere commanderijen niet geheel schuldvrij waren. Dankbaar was men dan ook dat op 13juni 1629 het commandeurshuis te Rhenen voor f 4.400 kon worden verkocht aan de koning van Bohemen. Het huis te Dieren was in 1629 door krijgsvolk geheel verwoest en daarna weer opgebouwd. Een en ander bracht mee dat ook deze commanderij in diepe schuld geraakte. De prins van Oranje bracht uitkomst door het nieuwe huis met tuin, gronden, tienden enz. aan te kopen voor f 147.000.

De commanderij van Doesburg was het volgende slachtoffer. De stad wilde een weeshuis stichten en het commandeurshuis achtte zij daarvoor zeer geschikt. In 1657 verwisselde het van eigenares. De kerk van Katwijk volgde in 1674. De Sint Walburgskerk te Tiel werd in 1682 afgebroken, het vervallen commandeurshuis te Maasland in 1721, dat in Leiden in 1730, terwijl die in Middelburg en Schoonhoven in 1740 aan de beurt waren. Het werd een grote opruiming van gebouwen, die handen vol geld zouden gekost hebben wanneer men ze in goede welstand had willen behouden.

Doordat de commandeurs langzamerhand niet meer in hun commanderijen zetelden, werd een goed goederenbeheer voor hen wel wat moeilijk. De landcommandeur zat er wel achterheen, maar veel hielp het blijkbaar niet; de heren maakten dikwijls bezwaar om als commandeur de financiele verantwoordelijkheid te dragen, gezien ook de deplorabele toestand van menige commanderij. Het is dan ook niet te verwonderen dat naar middelen werd gezocht om aan deze wantoestanden een einde te maken.

De kapittel-vergadering van 23 september 1760 bracht een algehele omkeer in het financieel beheer. Er werd een rentmeester-generaal, de heer Gijsbert Dirk Cazius, benoemd, diemet ingang van 1januari 1762 de administratie zou voeren over alle bezittingen der landcommanderi j, zo nodig met behulp van enkele rentmeesters. De commandeurs werden ontheven van hun financiële verplichtingen en zouden in het vervolg alleen maar titelhouders zijn, terwijl voor elkecommandeur een bepaald inkomen werd vastgesteld naar gelang derangorde en belangrijkheid der commanderij.

Er werd een instructie opgemaakt voor de rentmeester-generaal enzijn salaris werd bepaald op 6% van alle inkomsten, f 50 voor het opmaken van de rekeningen, J 24 voor briefportes en f 50 voor het doen schoonhouden van het hoofdhuis te Utrecht. Ten einde uitspattingen in het hotel der orde te Utrecht tegen te gaan, werd op 14 september 1762 nog aan de rentmeester-generaal verboden dat gebouw te gebruiken voor feestmaaltijden, bals, concerten enz.

In het financieel beheer van de bezittingen der orde is verder geen noemenswaardige verandering meer gekomen tot aan de opheffing der orde in 1811 door Napoleon, toen alle boeken en bescheiden der orde overgedragen moesten worden aan de administratie van dedomeinen. De traag verlopende liquidatie en de spoedig hierop volgende val van de keizer bracht mee dat deorde al in 1815weer opdeoude voet werd hersteld .

Over de lotgevallen van het archief valt weinig te vermelden. De hoofdadministratie berustte van het begin af aan bij de landcommandeur en diens secretaris, terwijl elke commanderij haar eigen archief had, al moest er een nauw contact blijven met het hoofdhuis te Utrecht. Rekening en verantwoording waren decommandeurs verschuldigd aan hun landcommandeur en we vinden naast de rekeningen dan ook een uitgebreide correspondentie van die heren met de landcommandeurs.

Na de kerkhervorming, toen er financieel orde op zaken moest worden gesteld, werden door de landcommandeurs pogingen in het werk gesteld om van deoude documenten te redden wat er nog te redden viel. Vooral toen het ene commandeurshuis na het andere verkocht of gesloopt moest worden was het zaak de archieven een veilige plaats te verschaffen . 18 december 1612 kwam er een gebod af aan de commandeurs om alle onder hen berustende oude brieven en documenten aan de landcommandeur over te leveren, welk bevel 25 augustus 1635 herhaald werd. Op 13 november 1637 werd zelfs bepaald, dat de heren zelf ook een inventaris moesten opmaken van hetgeen overgedragen zou worden.

Al deze archivalia werden in de archiefkamer ophet hoofdhuis te Utrecht bijeengebracht. Gezien de massa der bescheiden werd het dringend nodig daarin enige orde te scheppen. 22 oktober 1661 werd daarom aan de secretaris opgedragen een inventaris van al die stukken op te maken. Er zijn wel enkele oude inventarissen bewaard gebleven (zieinv.nr. 53),maar wanneer allecommandeursen de secretarissen inderdaad aan de hun gedane opdrachten tot inventarisatie hebben voldaan, dan moeten er heel wat inventarissen verloren zijn gegaan.

19 oktober 1723 werd besloten de "Canzelarij der Orde" te vestigen in een der bovenvertrekken van het Duitse Huis aan de Springweg, "alwaar de ijzeren deur is". Daar zullen zeker ook de kostbare archieven zijn opgeborgen, brandvrij achter een ijzeren deur.

In 1762 werd de gehele financiele administratie geconcentreerd in Utrecht. Vanaf dat jaar is het beheer van delandcommanderij van Utrecht gecentraliseerd gebleven in haar hoofdhuis. Dit bleef zo tot aan de opvordering van het hotel der orde door koning Lodewijk in 1807. Toen moest de gehele inventaris met het archief en de administratie overgebracht worden naar een huis te 's-Gravenhage aan de Boskant bij het Malieveld . Daar bleef de landcommandeur zetelen tot de terugkeer naar Utrecht in 1836 en daar ook vergaderde het kapittel tussen 1811en 1815in de veronderstelling dat éénmaal een herleving zou plaats vinden.

Deze tijd van verblijven in Den Haag is voor het archief der orde niet de beste geweest. De secretaris mr. Jan Hendrik Cazius, maar vooral de rentmeester-generaal Unico Wilhem Teutonicus Cazius te Utrecht hadden veel stukken voor de regeling van hun administratie nodig en hielden die dan ook in hun huis achter met het goede voornemen ze later weer ordelijk in te voegen op hun plaats in het archief. Helaas, zover kwam het niet omdat in de plaats van de rentmeestergeneraal Cazius, zeer tot diens verontwaardiging, in 1815werd aangesteld de heer C.P. de Vos, en zo bleven de in Utrecht gebruikte archivalia in partikulier bezit.

Later kwamen deze stukken in het bezit van het Provinciaal archief (Rijksarchief) te Utrecht . Zij vormen tezamen een archiefbestanddeel van 115 nummers, gepubliceerd in de Catalogus van de archieven der kleine kapittelen en kloosters (nrs. 157-272). Aan deze ongewenste toestand kwam in 1963 een eind. Op 27 juni van dat jaar werden deze stukken aan de orde overgedragen en als apart bestanddeel bij het archief der orde geplaatst. De ordening en nummering van genoemde catalogus is gehandhaafd . Ten gerieve van de onderzoekers is de beschrijving van genoemde inventarisnummers onder hoofstuk XIX van de hierna volgende inventaris opgenomen. Een op de in dat hoofdstuk voorkomende persoons- en plaatsnamen vervaardigde index is opgenomen achter de grote index op het voorafgaande archief van de Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht.

Ook op andere wijze heeft het archief in 's-Gravenhage schadeondervonden, die evenwel in 1953 weer hersteld kon worden . Ten huize van de landcommandeur Volkier Rudolph baron Bentinck, heer van Schoonheeten, te 's-Gravenhage berustten sedert de overdracht van het ordenshuis te Utrecht aan koning Lodewijk, de archieven der orde, goed bewaard en tot in de middeleeuwen teruggaande. De landcommandeur kwam in Den Haag van zelf sprekend ook in aanraking met delatere stichter van het Museum Meermanno Westreenianum , jhr. Willem Hendrik Jacob van Westreenen, in 1807 door koning Lodewijk benoemd tot historiograaf van de Orde van de Unie en tot adjunct-ri jksarchivaris, die eveneens woonde in een huis aan de Boskant. In genoemde functies, maar ook als genealoog, heeft hij zich toegang weten te verschaffen tot verschillende archieven , waaronder ook dat van de Balije van Utrecht. Hij vond vele stukken van zijn gading en nam ze mede naar huis ter kopiëring of om er gewenste notities uit te maken. Tegelijk was hij ook een verwoed verzamelaar van boeken, handschriften en allerlei kunstvoorwerpen . f:let gebeurde maar al te vaak dat hij vergat de meegenomen documenten weer op hun plaats terug te bezorgen .

Zijn verzameling groeide meer en meer, zodat er uiteindelijk een 185-tal charters en brieven, allen daterend van voor de 16e eeuw . en afkomstig uit het archief van de Duitsche Orde, bijeen waren en een plaats kregen in het latere museum. In 1952 werd een poging gedaan tot hereniging van deze afgedwaalde stukken met het eigenlijke archief. Door de gewaardeerde medewerking van de Bibliothecaris van de Koninklijke Bibliotheek te 's-Gravenhage kon deze poging met succes worden bekroond. Van de Minister van Onderwijs, Kunsten en Wetenschappen werd de machtiging verkregen deze hele collectie voor onbepaalde tijd in depot te geven aan de Balije van Utrecht, ter opneming in haar archief. In 1953 zijn deze bescheiden overgenomen en in het toen al beschreven en genummerde archief der orde ingevoegd op de plaatsen waar zij behoren.

Na het decreet van keizer Napoleon van 27 februari 1811 betreffende de opheffing van verschillende corporaties, waarbij ook de Balije van Utrecht betrokken zou worden, heeft de landcommandeur baron Bentinck getoond, dat men maar niet aanstonds alle besluiten klakkeloos moest opvolgen. Hij verzocht voorlopig alles in de orde te laten zoals het was en zich met vragen betreffende de balije alleen tot hem te wenden. Hij heeft daardoor weten te bereiken dat de afwikkeling en overname der zaken zeer werden vertraagd. De financiële aangelegenheden namen zoveel tijd in beslag, dat er aan de archieven zo goed als niet gedacht werd. De heer E. Temminck was belast met de overname der archieven. Hij maakte in 1812 een "Inventaris der papieren, documenten en boeken, welke zich bevonden op de geweest zijnde secretarie in het hotel van de bestaan hebbende Duitsche Orde in Den Haag" (zie inv.nr. 57). De bedoeling was om alle archieven naar Parijs te dirigeren, als centraal punt. Gelukkig is daarvan wegens tijdgebrek niet veel gekomen, hoewel enkele belangri jke handschriften toch blijkbaar wel de lange reis hebben moeten maken. Opbovengenoemde lijst komen althans een vijftal manuscripten voor die door Fourlet als commissaris van het gouvernement zijn overgenomen van Temminck en "naar Parijs opgezonden". Drie er van zijn achterhaald en berusten weer in het archief der orde, maar van twee ontbreken verder alle aanwijzingen waar ze nog zouden kunnen berusten.

Dank zij de goede zorgen van de landcommandeur bleef het oude archief zo goed als intact en voor ons land behouden . Over de belangrijkheid van dit in een aan alle eisen voldoende archiefkluis bewaarde archief behoeft verder wel niets gezegd te worden: de beschrijving der bescheiden in de hiernavolgende inventaris toont dit reeds voldoende aan.

Indices op de in de inventaris(sen) voorkomende persoons- en plaatsnamen zullen het gebruik van die inventaris(sen ) vergemakkelijken.

De achter een aantal beschrijvingen van archiefstukken opgenomen clausule "Cod. Dipl. nr . ..." verwijst naar de volledige tekst en het nummer van het desbetreffende stuk in de Codex Diplomaticus van de "Archieven der Ridderlijke Duitsche Orde, Balie van Utrecht" door J .J. de Geer tot Oudegein, Utrecht, Kemink en Zoon, 1871. 2 delen.

De woorden Duitsche Orde en Duitsche Huis zijn in de beschrijvingen van de stukken en in de indices afgekort tot D.O. en D.H.

Voor literatuur over de geschiedenis van de Duitsche Orde en van de Balije van Utrecht kan o.m.verwezen worden naar:

- Marjan Tumler: Der Deutsche Orden in Werden, Wachsen und Wirken bis 1400 mit einem Abrisz der Geschichte des Ordens von 1400 bis zur neueste Zeit. Wien, Panorama, 1955.

- Kurt Forstreuter e.a.: Acht Jahrhunderte Deutscher Orden. In: Quellen und Studien zur Geschichte des Deutschen Ordens, Band 1. Klemens Wieser. Verlag wissenschaftliches Archiv Bad Godesberg, 1967.

- J .J. de Geer van Oudegein: Archieven der Ridderlijke Duitsche Orde, Balie van Utrecht (Monumenta Ordinis militiae theutonicorum Jerosolimitani balivie Traiectensis). Utrecht, Kemink , 1871. 2 delen.

- J .J. de Geer van Oudegein : Register der overheden en leden van de Utrechtsche Balije der Ridder-lijke Duitsche Orde, mitsgaders edele en aanzienlijke geslachten vermeld in de archieven dier balije. Utrecht, Kemink, 1899.

- W.J. d'Ablaing van Giessenburg: Wapenboek der ridders van de Duitsche Orde Balije van Utrecht sedert 1581, opgeluisterd door hunne vier opgezworen adellijke quartieren en acht stamdelen, huwelijken, kinderen. 's-Gravenhage, Van Doorn, 1871.

- F.J.W. Fabius en H.W .B. Wefers Bettink: De Duitsche Orde van verleden tot heden. Kwartierstaten van de leden van het kapittel van 1871 tot heden. Utrecht, 1961.

- J.W. Jongedijk: Ridderlijke orden in Nederland. VI Ridderlijke Duitsche Orde Balije van Utrecht. Zaltbommel, Europese bibliotheek, 1965.