Voor de goede verstaander zal al het een en ander over de gezichtspunten, waarvan bij deze inventaris werd uitgegaan, duidelijk zijn geworden, terwijl het voor de niet-vakman weinig interessant is hierover al te veel te horen. Een aantal onontbeerlijke opmerkingen over de grote lijnen mogen daarom voldoende zijn.

Het archief van de Hoge heerlijkheid, bevattend stukken afkomstig van de heren van Capelle met betrekking tot de eigendom en daaraan verbonden rechten, de leenkamer en de Hoge vierschaar, vormt een geheel, dat vanwege de geringe omvang in vergelijking met de andere archieven als een aparte afdeling achteraan is geplaatst. De eerste afdeling van de inventarisatie bevat de archieven van wat men thans overheids- en semi-overheidsorganen of -functionarissen zou noemen.

Een eerste cesuur in deze eerste afdeling werd gelegd tussen 1810 en 1811 bij het begin van de invoering van de administratie naar Frans model. Het gedeelte tot aan 1811 omvat de archieven van schout en ambachtsbewaarders, schout en schepenen en schout en armmeesters. Een deel hiervan was uit Capelle gekomen en was grotendeels beschreven door Scheffer in zijn al genoemde inventaris *  , maar de beschrijving voldeed niet aan moderne eisen en de ordening was danig verstoord. Daarom moest een geheel nieuwe ordening en beschrijving van deze stukken worden gemaakt. Vermelding verdient, dat het Archiefje van de Krijgsraad der Gewapende Burgermacht (1795-1799) in de afdeling 'Handhaving orde en veiligheid' is geïncorporeerd, gezien het kleine aantal stukken dat ertoe behoort.

Het valt in dit verband te betreuren dat er van de latere schutterij van Capelle geen enkel stuk werd aangetroffen. Bij de ingekomen stukken van het Gemeentebestuur zijn wel begrotingen etc. van de schutterij aanwezig. De stukken die door het Algemeen Rijksarchief in bruikleen waren overgedragen waren ook reeds geïnventariseerd. Ze werden ten dele opnieuw beschreven en op verschillende plaatsen in deze inventaris ondergebracht, waarbij niet alleen werd geordend en bij elkaar geplaatst naar categorieën (zoals criminele en civiele rechtspraak) maar in de eerste plaats naar archiefvormende instanties (zoals Schout en schepenen en Hoge vierschaar). Ook wat bijeen was gebracht onder het moderne gezichtspunt 'Retroacta van de Burgerlijke Stand' werd zodoende verspreid; ten gerieve van de gebruiker is de plaatsing in de volgende paragraaf duidelijk aangegeven.

De kohieren van de gaarders, met de enkele andere stukken die van hen afkomstig zijn werden niet als aparte archiefjes bij elkaar gehouden, maar bij de stukken van schout en ambachtsbewaarders onder de rubriek Financiën en belastingen ondergebracht. De kerkelijke administratie (DTB-boeken) is in een aanhangsel opgenomen. De vele pakken met testamenten, akten van schenking, scheiding en deling, huwelijkse voorwaarden, borgstelling, met de procuraties en attestaties van verwantschap, die waarschijnlijk gediend hebben als bijlagen voor de aangifte van het Collateraal of voor de registratie van onroerend goed bij overgang, zijn bij het archief van schout en schepenen gebleven.

Het gedeelte na 1811 omvat de archieven van het gemeentebestuur, het ambachtsbestuur (tot de opheffing in 1862) en het Burgerlijk armbestuur (de voortzetting van het college van de H. Geestarmmeesters). In dit gedeelte werd het aangetroffen seriestelsel, waarmee Scheffer heeft gewerkt, gehandhaafd. De stukken van bijzondere aard zijn volgens de in de vorige eeuw gangbare rubrieken, die de taken van het gemeentebestuur weergaven en die bij het inschrijven van de ingekomen stukken werden gebruikt, gerangschikt.

Een tweede cesuur ligt tussen 1919 en 1920, het jaar waarin men te Capelle op een nieuw registratuurstelsel overging. Buiten dit stelsel bleven de series zoals notulen en publicaties, en de administratie van de gemeenteontvanger. De ingekomen en de minuten van uitgaande stukken werden niet langer chronologisch in series geborgen maar met de stukken betreffende de behandeling tot dossiertjes samengevoegd, die per jaar op onderwerp onder een aantal alfabethisch geordende hoofdrubrieken werden ingeschreven in een indicateur, waarin dus ook de plaats van opberging was aangegeven *  De verleiding deed zich even voor, in de inventaris alleen deze indicateur te beschrijven en het aan de onderzoeker over te laten, met behulp hiervan zelf de archiefstukken te zoeken (iets dat zonder veel moeite mogelijk is) en aldus de oude orde geheel te handhaven.

De moeilijkheid daarbij was echter dat de indicateur slechts loopt tot 1930, althans voor de meeste rubrieken, en dat de stukken van 1930 tot 1948 nergens zijn ingeschreven maar alleen achter elkaar naar de rubrieken zijn opgeborgen. Dit deel van het archief is dus moeilijk toegankelijk. Daarom werd gekozen voor een ordening en beschrijving met handhaving van de rubrieken en de bijbehorende nummering, waarbinnen echter soortgelijke stukken van een aantal jaren werden samengevoegd, beschreven onder één nieuw inventarisnummer en samen geborgen in één omslag of pak. De oude omslagen met de nummers van dossier en oude opbergingen werden voor zover ze nog in redelijke staat waren daarin gevoegd, te meer omdat daarop de datum van behandeling in de raad of door B. en W. was genoteerd. In de indicateur (inv.nr. 1623) is desgewenst te zien hoe de thans samengevoegde stukken destijds apart zijn ingeschreven.

Aan de gemeentelijke diensten en bedrijven moeten enkele woorden worden gewijd. Tijdens de Eerste wereldoorlog werd een Gemeentelijk levensmiddelenbedrijf opgericht dat van 1917 tot en met 1920 heeft bestaan; een Grondbedrijf heeft gefunctioneerd van 1921 tot de opheffing per 1 jan. 1934. Het Drinkwaterleidingbedrijf (gesticht 1913), het Electriviteitsbedrijf, gezamenlijk met de gemeente Krimpen aan den IJssel geëxploiteerd (1919), en het Reinigingsbedrijf (1924) hebben echter gedurende de gehele beschreven periode bestaan. Een Gasbedrijf is er niet geweest; de exploitatie van de gaslevering (sinds 1927) was geheel in handen van Rotterdam. Gedurende de Tweede wereldoorlog heeft een Luchtbeschermingsdienst, samen met een Bloedtransfusiedienst en een Organisatie van vrijwillige burgerlijke diensten (secties Evacuatie, Administratieve dienst, Alg. technische dienst en Maatschappelijk/sociale diensten) enige activiteiten ontplooid. Van 1939 tot 1947 heeft Capelle verder een Distributiedienst gehad, die vanaf augustus 1941 ook de omliggende gemeenten Nieuwerkerk, Zevenhuizen en Moordrecht, waarmee het op grond van een gemeenschappelijke regeling een Distributiekring vormde, omvatte.

De genoemde bedrijven werden geëxploiteerd door de gemeente, het beheer berustte bij B. en W. die de financiële administratie hadden overgedragen aan een door hen benoemde administrateur. De bedrijfsrekeningen en -begrotingen werden aan de gemeente aangeboden na controle door een accountant en werden ter secretarie geborgen bij de stukken betreffende de diverse diensten onder het subhoofd 'Comptabiliteit'. Er werd voor gekozen om al deze stukken, die in de indicateur als aparte rubrieken van het secretariearchief waren beschreven, daar te laten en de bescheiden van de administrateur, die daarbij niet waren opgenomen, daar ook bij te plaatsen. De stukken van de Luchtbeschermingsdienst c.a. en de Distributiedienst, die onder de burgemeester ressorteerden, zijn evenmin als afzonderlijke archiefjes behandeld. Wel is dit gebeurd met de stukken van het Burgerlijk Armbestuur, de Commissie voor Schooltoezicht en enkele andere plaatselijke comité's en afdelingen met werkzaamheden óf op het terrein van de sociale zorg, óf ter organisatie van herdenkingen en/of huldigingen. Al deze archiefjes zijn ter secretarie gedeponeerd nadat de commissies hun werkzaamheden hadden beëindigd. Dat van het Burgerlijk armbestuur is vermoedelijk in gedeelten ter secretarie ingeleverd, het laatste deel na de reorganisatie in 1949.

Het is moeilijk uit te maken of men bij de stukken van de gemeente-ontvanger van een eigen archief mag spreken tegenover de stukken van de secretarieafdeling Financiën. Kijkt men naar het registratuurschema van het secretariearchief dan ziet men dat daarin wel de begrotingen met de memories van toelichting en de besluiten tot wijziging, goedgekeurd door G.S., zijn opgenomen en ook de stukken betreffende de vaststelling van de gemeenterekening, maar niet de gemeenterekening zelf noch de bijlagen. Kijkt men naar de praktijk, d.w.z. de toestand waarin de stukken naar Rotterdam zijn overgebracht, dan ziet men dat zowel van de begroting als van de wijzigingsbesluiten series aanwezig waren bij de secretarieafdeling en bij de ontvanger.

De rekeningen met de betalingsmandaten en de verzamelstaten daarvan berustten bij de ontvanger, maar een aantal rekeningen en de z.g. secretarieregisters van de mandaten waren weer bij de afdeling Financiën te vinden. Uiteraard was de zuiver financiële administratie zoals belastingkohieren, grootboeken en journalen bij de ontvanger aanwezig. Van de dubbele series droeg een groot aantal stukken het stempel van de Provincie, die deze om haar eigen archief te ontlasten aan de gemeente had teruggezonden. Van de begrotingen waren over veel jaren drie exemplaren aanwezig. Na rijp beraad *  werden de dubbele exemplaren vernietigd en werd afgezien van het formeren of handhaven van een eigen archief van de ontvanger.

Onder de afdeling Financiën werden de series begrotingen met toelichting, wijzigingsbesluiten, jaarrekeningen en stukken betreffende de vaststelling van de jaarrekening opgenomen. Onder het subhoofdje 'Financiële administratie' binnen deze afdeling werden de betalingsmandaten met de verzamelstaten, de grootboeken en de kohieren opgenomen. De bijlagen bij de rekeningen werden volgens de geldende voorschriften uitgedund; eens per tien jaar werd echter de volledige jaaradministratie van de ontvanger bewaard. (inventarisatie 1982)

In 2004 zijn de verschillende aanvullingen op het archief van de gemeente Capelle aan den IJssel in deze inventaris verwerkt. Het Nationaal Archief heeft in 2004 de archieven van de Gaarder landsbelastingen en de bijlagen bij de huwelijksakten overgedragen. Het Notarieel archief van Capelle aan den IJssel 1896-1915 was al in huis evenals ongeveer 1 m1 aanvulling op het bestuursarchief 1811-1948. In 2006 is een aanvulling op het notariaal archief van Capelle aan den IJssel voor de periode 1916-1925, door het Nationeel archief aan het Gemeentearchief Rotterdam vervreemd.