De inventaris van het archief van de Gemeentearchitect ... (1832)1843-1920 bestaat voor een belangrijk gedeelte uit de serie ingekomen en (minuten van) uitgaande stukken. Deze archiefbescheiden zijn in twee series chronologisch opgeborgen en toegankelijk via de zogenaamde indicateurs (inv.nrs. 168-184 en 398-420). De eerste serie loopt over de jaren 1844-1897 en is secundair onderverdeeld in een beperkt aantal rubrieken. *  Registratie vond plaats in een indicateur (agenda) die per jaar was ingericht met een hoofdstuk 'ingekomen' en 'uitgaand'. Een aparte kolom gaf de rubrieken aan waaronder de stukken, hetzij in de serie 'ingekomen' hetzij 'uitgaand', zijn opgeborgen. Vanaf 1897 werden de ingekomen en uitgaande stukken jaarlijks per rubriek bij elkaar geregistreerd en gearchiveerd. De ordening van alle stukken betreffende één zaak vond plaats op de registratiedatum van het eerste stuk (waar de zaak dus mee begon) en vervolgens op rubrieknummer. Op ieder stuk dat betrekking heeft op de zaak, wordt deze registratiedatum plus het rubrieknummer vermeld. Bijvoorbeeld 25-07-1898/8 betekent dat alle stukken met deze datum en rubriek betrekking hebben op de zaak die begonnen is met het stuk dat op 25 juli 1898 is geregistreerd en waarvan het onderwerp valt onder rubrieknummer 8. Via de indicateur van het jaar 1898 valt op te maken dat rubrieknummer 8 betrekking heeft op Comptabiliteit. Indien u dus onderzoek wilt verrichten naar een bepaald(e) zaak of onderwerp in een bepaald jaar of periode dan dient u eerst bijlage 2 te raadplegen om erachter te komen in welke rubriek u moet zoeken. De indicateurs verwijzen dan naar de registratiedatum van het betreffende stuk (periode 1844-1897) of zaak (periode 1898-1920).

Mocht u een bepaalde zaak niet aantreffen dan zijn de stukken vernietigd. Dit kunt u in grote lijnen verifiëren aan de hand van de in het vorige hoofdstuk opgesomde categorieën bewaard gebleven stukken. Veel vernietigde archiefbescheiden bestonden uit dubbelen en concepten van stukken die zich in origineel bij de Secretarie van de gemeente bevonden. Aanvullend onderzoek *  in het Secretarie-archief 1851-1941 kan daardoor de gewenste informatie alsnog opleveren.
Een aantal archiefbescheiden zijn stuksgewijs toegankelijk gemaakt. *