Het inwerking treden van de Mammoetwet in 1968 bracht de opheffing en reorganisatie van zovele colleges en instellingen op onderwijsgebied met zich mede, dat dit tijdstip een geschikt eindpunt leek voor de inventarisatie der archieven van het gemeentelijk onderwijs. In de loop der jaren waren reeds enkele archieven of fragmenten daarvan op het gemeentearchief beland; de Commissie van Toezicht op het Middelbaar, Lager en Kleuteronderwijs voor het grootste, dat van de curatoren voor een kleiner gedeelte en van enkele opgeheven lagere en vakscholen geheel. In het kader der inventarisatie, waaraan ook werd gewerkt door drs. H.M. Mensonides, dr. P. Oprsal en Jhr. M.J. van Lennep, werd de inzameling of althans beschrijving afgerond en uitgestrekt tot de archieven van nog bestaande instellingen, die op het gebeid van het Openbaar Onderwijs werkzaam waren en zijn. Over het algemeen werd gestreefd naar het afronden der inventarissen tot 1968, maar bij nog bestaande instellingen bleek zulks niet altijd mogelijk en scholen, die eerst na de tweede wereldoorlog opgericht werden, of waarvan geen ouder archief bewaard bleef zoals de vroegere gemeentelijke H.B.S. waar slechts leerlingenkaarten en de Gemeentelijke opleidingsschool voor Kleuterleidsters, waar in het geheel geen oudere stukken de oorlog hebben overleefd- zijn geheel buiten beschouwing gebleven. Het niet altijd volledig bewaarde materiaal kan in sommige gevallen worden aangevuld met stukken uit andere archieven. Vooral de archieven van de gemeentesecretarie en in mindere mate die van de Ontvanger en het Nieuwe Stadsweeshuis bevatten veel op onderwijsgebied.

Om doublures te vermijden, werden tijdens de inventarisatie der schoolarchieven reeds veel gelijke reeksen uit de secretarie en ontvangersarchieven vernietigd en een enkele maal met excuses jegens de Handleiding- om het de gebruikers niet nodeloos moeilijk te maken een niet geheel complete reeks in het schoolarchief uit het secretarie- of ontvangersarchief aangevuld, met name bij de in triplo opgemaakte schoolgeldkohieren, waarvan het secretariearchief nu alleen nog de volgende reeksen bevat: Bewaarschool 1. 1872-1890, 2. 1872-1897, 3. 1876-1886; Lagere school 1. 1875-1896, 3. 1895-1897, 5. 1872-1897, 6. 1872-1897; Burger dag- en avondschool 1868-1898, 1904, 1907-1923/1924; Stedelijke Muziekschool 1930/1931-1935/1936 en Gemeentelijke H.B.S. 1921/1922. De in de bundel opgenomen archieven zijn in de regel openbaar. Ten aanzien van enkele scholen echter, zoals o.a. het Gymnasium, M.M.S., M.H.B.S. voor meisjes en de Arendstuinschool B.L.O., zijn beperkingen aangebracht met betrekking op de openbaarheid.