Uit een verslag van een bezoek in juli 1945 van een inspecteur der gemeente- en waterschapsarchieven aan de archieven van de gemeente Maarn, blijkt dat de aanwezige archieven zich in een belabberde toestand bevonden."Aan oud archief is niets aanwezig, maar ook uit latere tijd is klaarblijkelijk slechts weinig bewaard gebleven, doch een nauwkeurig overzicht kon, door het gemis aan orde niet verkregen worden. Hoofdzakelijk worden de kluis in de kelder en de zolderruimte als bewaarplaats gebruikt. Eerstgenoemde op zichzelf was vrij ruim, doch door een zeer oneconomische ruimteverdeling niet in staat veel te bevatten, bleek het bovendien geheel in wanorde doordat gedurende de meest spannende momenten van de oorlog ook de lopende secretariebescheiden, registers van de Burgerlijke Stand e.d. daar opgeborgen waren” aldus de inspecteur *  .

Uit stukken uit de jaren negentig blijkt dat in 1983 herstructurering van het dynamisch secretarie-archief plaats vond. Wat die herstructurering inhield wordt uit deze stukken niet duidelijk. Aansluitend vond sanering van het dynamisch archief plaats. Eind 1985 waren deze werkzaamheden voltooid. De ordening vond in ieder geval plaats op basis van de Basisarchiefcode welke uitgegeven is door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG).

Wat betreft de archiefwerkzaamheden; deze vonden niet op één plek plaats, maar gedecentraliseerd op de verschillende afdelingen.

In 1992 werd door de gemeente aan organisatieadviesbureau ODRP (Organisatie, Documentatie, Registratuur en Personeelsbeheer) opdracht verstrekt tot het saneren en inventariseren van het statisch archief van de gemeente (periode 1718-1927), het saneren van diverse archiefbestanden en het adviseren over de inrichting van de archiefbewaarplaats.

Vanaf 1993 verleende een medewerker van ODRP een aantal dagen per jaar assistentie aan afdelingen om de daar verblijvende archiefbescheiden zodanig te bewerken dat zij konden worden opgenomen in het dynamisch archief of in het semi-statisch archiefbestand *  .
Door een externe medewerker werd in de jaren negentig eveneens een archiefinventaris gemaakt van te bewaren en te vernietigen stukken. Hiervan werden Word-bestand(en) gemaakt. Verder werden de bouwvergunningen systematisch gearchiveerd en de dossiers in de paternosterkast (dynamisch archief) overgezet op de nieuwe archiefcode van 1987 *  .

In 1994 werd de Archiefverordening Maarn gewijzigd om op haar beurt in 1999, ten gevolge van de nieuwe Archiefwet van 1995, opnieuw te worden vastgesteld, samen met het Besluit Informatiebeheer Maarn dat het beheer regelde van die gemeentelijke documenten die niet waren overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In de besluitvorming was een adviserende rol weggelegd voor de Streekarchivaris. Het treekarchivariaat Kromme-Rijngebied- Utrechtse Heuvelrug *  werd in 1996 opgericht. Maarn trad in hetzelfde jaar toe. Vanaf 1997 verrichtte het Streekarchief archiefwerkzaamheden ten behoeve van onder meer de gemeente Maarn. De medewerkers van het Streekarchief hielden zich behalve met de inventarisatie van archieven, ook bezig met advisering, depotbeheer en het selecteren en afvoeren van bescheiden uit het dynamisch archief naar het semi-statisch archief. De werkzaamheden kwamen in een stroomversnelling toen besloten werd tot de gemeentelijke herindeling. De archieven van de afzonderlijke gemeenten moesten in zeer korte tijd worden afgesloten. Dat betekende het selecteren van de dynamische dossiers en het grotendeels overbrengen daarvan naar de bewaar- en vernietigingsblokken in het semi-statisch archief. De selectiewerkzaamheden werden uitgevoerd door medewerkers van Loek Nijholt Archiefservices N.V. De afsluiting van de Maarnse archieven betekende ook dat de inventarisatie van het archief van het gemeentebestuur van Maarn 1928-2005 versneld kon worden afgerond.

In het investeringsplan 1999 - 2002 werd een bedrag uitgetrokken voor een inhaalslag opdat er geen achterstanden alsmede geen schaduwarchieven meer zouden zijn op de verschillende werkplekken. Deze inhaalslag verrichtte een medewerker van Buro Den Boer.
Vanaf 2000 werkte er twee dagen in de maand een archiefmedewerker die de postmedewerkster bijstond met archiefwerkzaamheden. Vanaf 2003 trad deze medewerker fulltime in dienst.

Postregistratie vond tot het begin van deze eeuw handmatig plaats. Poststukken kregen een stempel met een volgnummer erop. Een uitgebreide voortgang- en afdoeningsprocedure was waarschijnlijk afwezig omdat gezien de korte lijnen die behoefte daartoe niet groot zal zijn geweest. Vermoedelijk werd, zoals in veel andere gemeenten, gewerkt met het zogenaamde fiche- doorschrijfsysteem. Vanaf 2000 vond registratie en mutatie plaats via het geautomatiseerde postregistratiesysteem Decos.

Van te vernietigen archiefbescheiden werd per jaar een vernietigingslijst gemaakt die, vóór de formele goedkeuring, in de organisatie circuleerde zodat werknemers bepaalde dossiers nog konden inzien en / of konden verzoeken deze langer te bewaren. De te vernietigen stukken werden opgehaald en vernietigd door een gespecialiseerd papiervernietigingsbedrijf.

Dat het archief er in 1945 er zeer slecht uitzag is hierboven al vermeld. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er waarschijnlijk heel wat stukken ontbraken. Het is niet na te gaan om welke stukken het gaat omdat er geen lijsten uit die periode zijn. Ook van de eerste drie decennia na de Tweede Wereldoorlog ontbreken veel stukken gezien de vele periodieke hiaten. Van sommige onderwerpen zoals bepaalde functionarissen, woningverbetering, algemene plaatselijke verordeningen en objecten openbaar terrein, is van periodes die enkele tientallen jaren beslaan, niets terug te vinden. Ook hiervan is niet bekend wat er met deze stukken is gebeurd.

De in de inventaris opgenomen stukken moesten ontdaan worden van nietjes en oude hechtmechanismes. De bewerkte dossiers werden van niet-zuurvrije dossiers omgepakt in zuurvrije omslagen en in zuurvrije dozen gedaan. Oude hechtmechanismes werden vervangen door nieuwe. Voor een deel werden oude tabstroken vervangen door nieuwe, zuurvrije.