In de 19e eeuw werden de archiefstukken bij de rijksadministraties chronologisch ingeschreven en opgeborgen (K.B.4 sept. 1823 nr.7). In het Kerkraads archief zijn maar voor goed de helft van de tijd tussen 1795 en 1916 indicateurs of registers van correspondentie aanwezig. De hierin gebezigde volgnummers zijn echter niet terug te vinden op de stukken. De stukken zelf zijn meestal niet voorzien van nummers en waar dit wel het geval is, stemmen die nummers niet overeen met de nummers van de indicateurs. Het is dus moeilijk na te gaan of er wel enige ordening aanwezig is geweest.

Een in 1916 ingevoerde inschrijfmethode met rubrieken-indeling was de basis voor de ordening van het secretarie-archief tot 1946. Stukken betreffende eenzelfde zaak schreef men in onder eenzelfde nummer met een sub-nummer voor de onderlinge volgorde. Op het eind van elk jaar werden alle zaken van dat jaar afgesloten en de dossier-omschrijving van elk nummer werd in een systematische klapper, verdeeld in rubrieken, overgenomen. Binnen een rubriek werd de alfabetische volgorde aangehouden naar het eerste woord van de dossieromschrijving, met dien verstande dat er voor verwante dossiers vaak groepsvorming werd toegepast.
De archiefstukken van voor 1916 werden in 1925 gesorteerd volgens de rubrieken van de systematische klappers en naar onderwerp in omslagen samengevoegd, echter nu gescheiden in perioden van verscheidene jaren (vgl.inv.nr.203 v).

Het grote nadeel van het in 1916 ingevoerde systeem was het jaarlijks afsluiten en opnieuw beginnen: dossiers die over meer dan één jaar liepen, kregen elk jaar een ander nummer. Om een zaak terug te zoeken moest men vaak klappers van vele jaren raadplegen, nogal frustrerend als men niets vond. Hetzelfde gold als men dossiers uit vele jaren betreffende één zaak of onderwerp bij elkaar had weten te brengen en ze na gebruik weer moest gaan verspreiden over het archief. Doordat na verloop van tijd veel voor vernietiging in aanmerking kwam, zouden bovendien veel dossiernummers zonder inhoud geraken. Verder golden de bezwaren die aan elk alfabetisch rubriekensysteem kleven, nl. de subjectieve keuze van de rubrieknamen en de noodzaak geregeld het aantal rubrieken te moeten uitbreiden; veel nieuwe aangelegenheden passen niet in de bestaande rubrieken en verdwijnen dan te vaak in de rubriek 'varia', welke daardoor een buitengewone omvang aanneemt. Binnen een rubriek is de alfabetische volgorde nogal willekeurig doordat men rangschikte op het eerste woord van de dossier-omschrijving, b.v. 'gemeentelijke stempels...', 'verbod afbreken woningen...', stukken over één krankzinnige worden in een jaar in drie dossiers en dus op drie plaatsen opgeborgen: 'plaatsing...', 'proefverlof...' en 'ontslag...'

Archivaris A. Delahaye stelde in 1944 een (voorlopige) inventaris samen van de stukken uit de Franse tijd (zie inv.nr.312), welke inventaris niet is gehandhaafd. Hij nam de in 1925 aangebrachte ordening niet over. Evenmin was hij van plan het rubriekensysteem zoals dat toegepast werd vanaf 1916 over te nemen, want gedeelten van dit archief waren op stapels gelegd min of meer gerangschikt naar de hoofdindeling van de 'code' aan de hand van de omschrijvingen op de omslagen.

Ofschoon het rubriekensysteem voor de periode 1916-1947 een zaaksgewijze ordening kende, was herstel van dit systeem niet wenselijk vanwege bovengenoemde nadelen, temeer omdat bij het omwerken naar een andere ordening één voordeel van het oude systeem behouden zou blijven, immers de nummers zowel op de stukken (de inschrijvingsnummers) als in de systematische klappers blijven verwijzen naar de indicateurs van correspondentie, waar elk jaar alle stukken betreffende een zaak bij elkaar zijn ingeschreven, vaak nog met vermelding van het nummer van de indicateur van het voorafgaande en van het volgende jaar.

De inventaris is ingedeeld volgens het 'inventarisschema ten behoeve van de beschrijving der gemeentearchieven daterende van na 1813' (missive van de minister van binnenlandse zaken van 28-12-1949). Dit schema geeft alleen de titels van de hoofdstukken aan en volgt in deze voor het gedeelte 'bijzondere onderwerpen' de aanduidingen van de 'code' der Vereniging van Nederlandse gemeenten, welke code op zijn beurt weer is afgeleid van de UDC (universele decimale classificatie).

De hoofdindeling van de code met de voornaamste onderverdelingen is aan velen bekend. Zij is daarom gehandhaafd ook op enkele plaatsen waar de betekenis van de daar genoemde onderwerpen voorheen of naderhand een accentverschuiving heeft ondergaan, b.v. doordat de strekking van een wet iets is gewijzigd. Plaatsing der stukken volgens de strikte betekenis op het tijdstip van hun ontstaan zou een verspreiden betekenen van in wezen nauw verwante zaken. Om stukken zoveel mogelijk naar hun bestemming te plaatsen of verwante zaken bij elkaar te houden is anderzijds afgeweken van de indeling van de code. Zo zijn gedeelten uit de hoofdstukken 'organisme' en 'personeel' ondergebracht bij de betreffende 'taak', b.v. aankopen, verkopen, leveringen aan gebruikers, gemeentelijke diensten en bedrijven en kreeg de politie (vgl. UDC 351.74) een apart hoofdstuk. Bijlagen bij de rekeningen die er alleen bijgevoegd waren vanwege de rekenkundige controle, zoals de belastingkohieren, zijn op hun eigenlijke plaats teruggebracht.

Soms zijn stukken samengevoegd tot series 'persoonsdossiers' of 'objectdossiers', nl. wanneer van gelijksoortige stukken een aantal omslagen gevormd kon worden, waarvan elke omslag op één persoon of op één object betrekking heeft, b.v. gemeentepersoneel, politiepersoneel, wegen, transformatorhuisjes. Soms treft men getypte afschriften aan uit 19e eeuwse registers. Ze zijn niet verwijderd, omdat het niet duidelijk is of zij bij de behandeling van een zaak hebben gediend of enkel als aanvulling van een zaak of onderwerp zijn bijgevoegd.

Het zgn. kabinetsarchief is niet gehandhaafd. Het werd zonder ordening aangetroffen. Er waren stukken in ondergebracht die waarschijnlijk alleen om hun vertrouwelijke inhoud apart waren gehouden en niet vanwege hun bestemming of herkomst. Daarentegen waren stukken die men in een kabinetsarchief zou verwachten, te vinden in het secretarie-archief. In het archief van de algemene technische dienst is de correspondentie opgeborgen naar rubrieken zonder onderverdeling. Hun omvang beperkt zich meestal tot één omslag. Deze omslagen worden niet per jaar afgesloten, maar lopen over de gehele periode 1916-1946. Vanuit het secretarie-archief wordt vaak naar deze rubrieken verwezen. Dit systeem is gehandhaafd. Bij de archieven van de overige diensten, bedrijven en instellingen waren nauwelijks enige sporen van ordening te vinden.

Bij de ordening en inventarisatie zijn de stukken in de archieven van de diensten enz. vergeleken met de stukken handelend over dezelfde aangelegenheid in het secretarie-archief. Omdat het in het algemeen voldoende is wanneer een stuk in één archief aanwezig is, kon vaak het dubbele in het andere archief worden afgezonderd. Meestal is dan het stuk in het secretarie-archief bewaard. Uit series die strikt genomen voor vernietiging in aanmerking kwamen zijn een enkele keer toch enige exemplaren bewaard om als voorbeeld te dienen of omdat een sporadische informatie mogelijk nog van enig nut kan zijn. Wanneer de jaartallen op het eind van de omschrijving van een inventarisnummer een periode aanduiden, houdt dit niet in dat er van elk jaar in die periode ook stukken aanwezig zijn: om lange rijen jaartallen te vermijden, zijn onderbrekingen van enkele jaren meestal verwaarloosd. Een rangschikking naar geografische ligging verloopt spiraalsgewijs van Kerkrade-centrum naar Nulland-Bleijerheide-Holz-Rolduc-Chevremont, vervolgens naar Haanrade-Vink-Hopel-Ansteldal en naar Kaalheide-Terwinselen-Spekholzerheide-Locht-Gracht-Schifferheide.

In de index zijn niet opgenomen de in series uitvoerig vermelde en volgens het alfabet gerangschikte persoonsnamen. Daarentegen zijn bij uitzondering enkele woorden opgenomen die niet voorkomen in de omschrijving van het aangegeven inventarisnummer, maar enkel in de daar vermelde stukken. Aparte alfabetisch ingerichte ingangen zijn aangelegd van enkele series die alleen met een algemene omschrijving in de inventaris zijn opgenomen (b.v. de drankwetvergunningen), alsook van de bevolkingsregisters.
December 1984
In 1913 verhuist het gemeentebestuur naar een nieuw en modern gemeentehuis. We zien hier de gemeentesecretarie met v.l.n.r. secretaris J. Vogels, F. Clevers, Th. v. Ewijk, E. Gerards, W. Pütz, H. Dormans en M. Gerards.