In deze inventaris zijn beschreven de archieven van de gemeente vanaf 1795 tot ongeveer 1947. De vervanging in 1795 van het 'ancien regime' door nieuwe bestuurlijke, administratieve en rechterlijke strukturen betekende tevens het einde van de schepenbanken en de aanzet tot de vorming van nieuwe archieven bij de overheidsorganen. Als eindpunt van het oudere archief van de gemeente is genomen de invoering van het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse gemeenten: voor de secretarie en de algemene technische dienst was dat 1 januari 1947, voor de politie 1 oktober 1950 en bij het armbestuur werd als scheidslijn aangehouden de overgang van 'maatschappelijk hulpbetoon' naar 'gemeentelijke dienst voor maatschappelijke zorg' in 1950.

Het 'reglement van bestuur voor het platteland' van 1818 droeg het bewaren van de archieven der gemeente op aan de gemeentesecretaris. In 1830 heeft de Kerkraadse secretaris een lijst of inventaris aangelegd van de aanwezige archiefstukken (inv.nr.310). De Belgische gemeentewet van 1836 droeg de zorg voor het archief op aan het college van burgemeester en wethouders; dit zou inventarissen aanleggen en waken tegen vervreemding van archiefstukken. De Nederlandse gemeentewet van 1851 belastte de secretaris met de zorg voor het archief onder toezicht van burgemeester en wethouders. Bij zijn infunctietreding in 1851 legde burgemeester Herry een inventaris aan. De archieven bevonden zich toen, volgens het gemeenteverslag, in goede staat en werden in kasten bewaard. In 1896 blijken de archieven geborgen te zijn in een afzonderlijk vertrek der gemeentesecretarie en tot 1910 'bevinden zij zich in goede staat'. Daarna zwijgen de jaarverslagen over de archieven; de vragen hierin over de toestand van het archief blijven onbeantwoord tot 1916.

In september 1916 kwam op de secretarie in dienst L. Ragetli, welke voorheen te Zaandam onder Zaalberg werkzaam was geweest. Hij voerde te Kerkrade al 2 dagen na zijn komst een soort zaaksgewijze inschrijving en opberging van stukken in. Dit was dringend nodig, want het gemeenteverslag van 1916 bekent over de oude toestand: 'er was hier geen registratuursysteem: de wijze van opberging bestond in het in afzonderlijke registers of mappen opleggen van stukken in chronologische volgorde, maar later waren de stukken om een overzicht van een zaak te krijgen moeilijk te vinden. De ingekomen correspondentie die op de zolder door en onder elkaar lag, werd uitgezocht en op datum gelegd. Ook de notulenboeken (enz) werden na veel moeite gevonden'. Het in 1916 ingevoerde systeem bleef gehandhaafd tot 1 januari 1947. Intussen was eind 1943 A. Delahaye tijdelijk tot archivaris benoemd. Hij bleef tot eind augustus 1946, het laatste jaar als secretarie-ambtenaar. In 1956, toen de samensteller van deze inventaris in dienst kwam als secretarie-ambtenaar ten behoeve van de ordening en inventarisatie van het oudere archief, was in de kelderruimte welke in 1940 als archiefbewaarplaats was goedgekeurd orde zoek en zoeken aan de orde van de dag; en dat gold niet alleen voor de rekken-waar ook nog de bibliotheekboeken tussen het archief stonden: langs de muren op de vloer lagen ruim 35 meter stukken door elkaar opgestapeld en in de gang of het portaal vóór de ingang van de archiefbewaarplaats stonden met archief uitpuilende rekken. Veel stukken uit de eerste helft van de 19e eeuw vertonen verkleuringen en vlekken, waarschijnlijk veroorzaakt rond het jaar 1950 door de inhoud van een brandblusapparaat, dat gebruikt zou zijn op een van zijn bestemming afwijkende wijze.

De vroegere luchtbeschermingskelder bevatte naast en tussen gasmaskers e.d. archief van de luchtbeschermingsdienst en van het beheersinstituut. In kasten in een kelder naast de vorige waren stukken te vinden van de afdeling personeelszaken. In een kamer op de 2e verdieping van het gemeentehuis was een dubbele muurkast volgestouwd met zogenaamde kabinetsstukken. Kasten op de toiletruimte op de 2e verdieping waren geschikt bevonden tot bergplaats voor de stukken van de afdeling oorlogsschade. Op de afdeling financiën stond een grote brandkast met diverse akten en op alle afdelingen en diensten was nog veel archief van vóór 1947 aanwezig.

Het archief van de algemene technische dienst had men weggestopt in een vochtige ruimte achter de centrale verwarmingskelder. Een gedeelte van dit archief had een natte muur tot buur met als gevolg dat veel stukken en delen tot de helft of meer waren weggeteerd. De overige elders opgeborgen archieven van diensten en bedrijven hadden hun eigen lotgevallen. Hun bescheiden inventaris getuigt ervan dat ze voor een tijd aan hun lot waren overgelaten. Over het politiearchief rapporteert de provinciaal inspekteur in 1974: 'Het belangrijkste bestanddeel van het statische of oud archief, te weten het brievenarchief, is enige jaren geleden ten onrechte integraal vernietigd'.

De ordening en inventarisatie werd vóór 1975 opgehouden door vele korte en een aantal lange onderbrekingen ten behoeve van secretariewerkzaamheden. Beliepen de gezamelijke archieven bij het begin van de ordeningswerkzaamheden 400 strekkende meter, na de bewerking is hiervan 120 m1 overgebleven. Opvallend is het ontbreken van bepaalde stukken uit de 19e eeuw. Zo zijn b.v. zeker aanwezig geweest de gemeenteverslagen van 1865 tot 1895 en de gemeente-rekeningen over de jaren 1843 tot 1868. Zouden de hardnekkige geruchten in het verleden dat er vroeger (rond 1900?) eens archief verbrand is op de Markt dan toch enige grond van waarheid hebben?