In het ‘modern archief’ (ca. 1794 - 1950), zoals het zich reeds tientallen jaren in het Mechels stadsarchief bevond, kon men drie duidelijke delen onderscheiden.
1. de papieren van ca. 1794 tot 1850, die geordend werden volgens een ‘logisch’ systeem en dus uit hun administratieve context gerukt werden.
2. archiefbundels (1850 - 1950), geordend volgens het klassement der ‘vakken’ en jaartallen zoals ze stelselmatig door de dienst van het secretariaat werden gedeponeerd en in die toestand bewaard. Een inventaris per jaar, opgesteld door de dienst secretariaat omwille van eigen administratief gebruik, geeft toegang tot dit omvangrijke fonds. Archief-economisch bekeken bevinden deze bundels zich in een vrij gezonde toestand omdat in elk geval de basisregel van elk klassement, namelijk het proveniëntie-principe (stukken worden zoveel mogelijk in hun organische volgorde gehouden) wordt gerespecteerd. Materieel was hier nog werk te leveren: de op weinig duurzame wijze gebundelde papieren moesten in dozen gestopt en op chronologische volgorde in de rekken geplaatst, waardoor nieuwe stapelruimte noodzakelijk werd. Voorlopig zijn deze bundels op voldoende wijze toegankelijk via deze gedetailleerde handschriftelijke inventarissen uit de administratie. Wij beperken ons tot het geven in bijlage van een overzicht van de beschikbare dozen, ondergebracht in een archiefschema dat overeenkomt met de indeling die gebruikt werd bij deze nieuwe inventaris.
3. het meest omvangrijke deel: een onoverzichtelijke massa registers, dossiers en losse stukken met betrekking op de periode 1800 - 1950, die volkomen ongeordend was. De inventarisatienood liet zich dan ook in de eerste plaats voor dit gedeelte voelen.

Dit archieffonds was op generlei wijze toegankelijk en met de jaren uitgegroeid tot een hoop (letterlijk!) archiefmateriaal waarvan niemand nog de aansluiting met de overige archiefgehelen kende.
Het is de verdienste van de huidige stadsarchivaris, de heer H. Installé, dat hij bij zijn indiensttreding onmiddellijk inzag welke nefaste gevolgen de verkommering van dit archiefgedeelte zou hebben, als er niet dadelijk op wetenschappelijk verantwoorde wijze werd ingegrepen. Wij willen hem hierbij dan ook graag danken voor het gestelde vertrouwen.
Alvorens een klassering tot stand kwam, diende er heel wat veldwerk verricht te worden.
Toen uiteindelijk tot een inventarisatie kon worden overgegaan, bleek het verantwoord het eerstgenoemde deel van het modern archief te laten aansluiten bij het nieuwe gedeelte en in de inventaris op te nemen.
Vanuit archief-economisch oogpunt was dit fonds immers op weinig gezonde wijze geklasseerd en alleen te raadplegen via een verouderde Franstalige inventaris die door de administratie bij de overdracht aan het stadsarchief was opgesteld. De inhoud van de bundels blijft natuurlijk ongewijzigd vermits het onmogelijk is hun oorspronkelijke plaats terug te vinden. Het gevolg hiervan is wel dat voor sommige stukken een zeer omslachtige beschrijving vereist is. Omdat ze in een nieuw schema ondergebracht worden, kan het gebeuren dat ze onder verschillende hoofdingen thuishoren. De nummers die hierdoor onvermijdelijk meer dan éénmaal vermeld worden, zijn in de inventaris met een sterretje aangeduid. Achteraan vindt men een vergelijkende tafel van de oude met de nieuwe nummers zodat vroegere referenties altijd teruggevonden kunnen worden.

Het vastleggen van tijdslimieten voor het gedeelte van het modern archief dat in deze inventaris werd opgenomen, was niet eenvoudig. Als aanvangsdatum kan 1794 vooropgesteld worden. In dat jaar werden althans de eerste hervormingen op administratief gebied doorgevoerd. In sommige dossiers zijn echter nog oudere stukken aanwezig.
Het aanduiden van een jaartal als afsluiting was helemaal onmogelijk. Een modern archief is tenslotte nooit een afgerond geheel. Afhankelijk van de mate waarin een register of dossier overgaat van een dynamische naar een statische fase, deponeren verschillende stadsdiensten hun papieren uit het verleden, al dan niet voorzien van een klasseringsysteem. Wellicht zou een intern reglement op dat vlak het inventarisatiewerk wel verlichten.
Wat boekhoudkundige en fiscale bescheiden betreft, hiervan zijn zeer recente registers van na 1950 in de inventaris te vinden. Voor afdelingen als Burgerlijke stand en bevolking, Openbare onderstand, Militaire zaken, Openbare werken, Onderwijs, Verkiezingen en Politie zijn de laatste stukken van vroegere datum. Voor de hoofdstukken Eredienst en Economisch leven is bijna uitsluitend 19e eeuws materiaal in deze inventaris terug te vinden. Onderhavig werk moet dan ook beschouwd worden als een eerste deel waarvan de afbakening zich op zuiver materiële basis heeft gevormd: in dit gedeelte zijn de archiefstukken opgenomen die voorhanden waren op het ogenblik dat we met het eerste klasseringswerk begonnen. Inmiddels zijn er vanuit de administratie weer honderden strekkende meter archief bijgekomen en wachten ook de recent verzamelde bescheiden van het archief der fusiegemeenten op een inventarisatie.

Over de archieven van de Eerste Wereldoorlog dient opgemerkt dat ze uit tijdsgebrek nog niet opgenomen zijn in dit deel. Hoewel reeds geklasseerd, bleken de papieren uit deze buitengewone periode niet zo gemakkelijk aan te sluiten bij de overige archiefstukken. Binnen zeer korte tijd hopen wij een inventaris van deze afgeronde tijdspanne uit de geschiedenis klaar te hebben.

Voor de indeling van de inventaris hebben wij ons gebaseerd op het schema dat door het Algemeen Rijksarchief wordt gevolgd *  , mits enige aanpassing aan de plaatselijke organisatie. De bewarings- en vernietigingslijsten die door de werkgroep ‘gemeentearchieven’ worden opgesteld en waarvan reeds een eerste deel van de hand van G. Maréchal gepubliceerd is *  , zijn voor deze inventaris een hulp geweest bij het thuisbrengen en identificeren van papieren en registers. Vernietiging is er bij dit gedeelte van het modern archief niet gebeurd. Bij het selecteren, klasseren en inventariseren van de recentelijk overgedragen administratieve bescheiden zullen deze lijsten zeker als leidraad dienen.

Het is onze bedoeling met deze inventaris tegemoet te komen aan de stijgende belangstelling van studenten en vorsers voor de nieuwste geschiedenis van Mechelen. In de toekomst zullen een groot aantal archiefstukken voor het eerst geconsulteerd kunnen worden en reeds gekende bescheiden van de hedendaagse geschiedenis zullen op minder omslachtige wijze toegankelijk zijn.
Tenslotte houden wij eraan een woord van dank te richten tot Nicole Doemen voor de hulp bij het ‘veldwerk’ en tot Godelieve Braeckmans voor haar aktieve medewerking bij het drukklaar maken van deze inventaris.
Heidi DE NIJN,
Bureauchef stadsarchief