De lotgevallen van dit archief zijn vrijwel niet meer achterhaalbaar. Zeker is dat het archief in gedeelten is overgebracht naar de archiefbewaarplaats te Heerlen. Het is onbekend wanneer het eerste deel is overgebracht naar, maar waarschijnlijk is dat omstreeks 1980 gebeurt. In de loop der jaren worden daar fragmenten van het archief, nieuw, maar ook oud teruggevonden archief, aan toegevoegd. Van deze overgedragen stukken wordt van een gedeelte vrij snel een grofmazige plaatsingslijst opgemaakt wat gedurende lange tijd de enige toegang vormt tot dit archief. Deze mate van ontsluiting blijkt echter onvoldoende te zijn, de omschrijvingen gegeven in de plaatsingslijsten zijn niet overeenkomstig wat de inhoud van de stukken daadwerkelijk omvatten.
Bij inventarisatie is gebleken dat er grote hiaten in het archief zijn. Zo zijn er hiaten in de aanwezigheid van de notulen van de vergaderingen van het kerkbestuur, hiaten in de begrotingen en rekeningen. Ook in de te verwachtte administratieve neerslag van de verdere taakuitoefening van het archief mag blijken dat er veel archief in de loop der tijd verloren is gegaan. In het "registrum memoriale der parochie" (inv. nr. 42) staat over het kwijtraken een aantekening. Een stuk inzake de oprichting van de Rozenkrans broederschap zou zijn teruggevonden in november 1910. Als oorzaak voor het afgedwaald raken wordt opgegeven dat het stuk in de private papieren van de Deken te Schinnen was terecht gekomen, deze was voorheen pastoor te Amstenrade. Blijkbaar namen de pastoors het niet zo nauw met de archiefzorg en werden private archiefstukken en archiefstukken van verschillende instellingen met elkaar vermengd

Sporen van oude orde werden in de archieven van de parochie niet aangetroffen, en er werd gekozen voor een indeling van de stukken dat gedeeltelijk in overeenstemming is met het model gehanteerd door het bisdom Roermond, doch aangepast is aan de lokale omstandigheden en het voorkomen van bepaalde bescheiden in het archief. Er is gekozen voor een gedetailleerde ontsluiting van de stukken betreffende fundaties en stichtingen omdat a) deze de bijzondere aandacht van de genealogisch onderzoeker hebben en b) een breder beeld geven van de historie in de parochie. In deel 3 zijn, uit praktische overwegingen, de rest van de gedeponeerde archieven opgenomen. Het uitsplitsen van de gedeponeerde archieven in verschillende delen van de inventaris zou eerder verwarrend werken dan dat dit bijdraagt aan een goede ontsluiting van dit relatief kleine aandeel in de hoeveelheid stukken.
Tenslotte zijn in deel 4 de stukken opgenomen waarvan een relatie met één der archiefvormers niet aangetroffen is. In dit laatste deel zijn eveneens opgenomen niet direct tot het archief behorend beeldmateriaal, maar waarvan wel gevoeglijk mag worden aangenomen dat deze van belang is voor de historie van de archiefvormer

Met betrekking tot het raadplegen van archiefbescheiden door derden zij hier vermeld dat de archieven van de parochie O.L. Vrouwe Onbevlekt Ontvangen te Amstenrade in principe openbaar zijn. Onderdelen kunnen echter ingevolge de Archiefwet 1995, artikel 6, de Regeling archiefbeheer voor parochies in het bisdom Roermond, artikel 8, en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) uitgezonderd worden van de openbaarheid

Het bisdom stelt de beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden aldus vast:
a. Alle archiefbescheiden jonger dan 50 jaar zijn niet openbaar;
b. Doop, huwelijks- en overlijdensregisters jonger dan respectievelijk 110, 90 en 50 jaar zijn niet openbaar;
c. Communicanten- en vormselregisters jonger dan 100 jaar zijn niet openbaar;
d. Huwelijksdispensaties, huwelijksformulieren en huwelijksprocessen jonger dan 90 jaar zijn niet openbaar;
e. Huisbezoekregisters jonger dan 110 jaar zijn niet openbaar;
f. In voorkomende gevallen kan een openbaarheidsbeperking ook van toepassing worden verklaard op andere, in de inventaris te benoemen archiefbescheiden

Toestemming raadpleging niet openbare archiefbescheiden:
1. Niet openbare archiefbescheiden van het in bewaring te geven archief, kunnen slechts geraadpleegd worden na verlening van schriftelijke toestemming hiertoe (zie lid 2, 3).
2. Indien een openbaarheidsbeperking voortvloeit uit de aanwezigheid van (bijzondere) persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), vindt het verlenen van toestemming voor het raadplegen van niet openbare archiefbescheiden plaats door de bisschop in overleg met de gemeentearchivaris, als mandataris van het college van burgemeester en wethouders der betreffende gemeente.
3. In alle overige gevallen van openbaarheidsbeperking vindt het verlenen van toestemming voor raadpleging plaats door het kerkbestuur. Een afgegeven toestemming dient ook schriftelijk aan de bewaarnemer te worden medegedeeld