Alhoewel in de archiefstukken veelal gesproken wordt over de "hoofdbank", hebben we deze benaming niet in de titel van de inventaris overgenomen, daar we tijdens de inventarisatie geen stukken zijn tegengekomen, waarin de schepenbank als hoofdbank optreedt. De periode die de inventaris omvat, loopt van 1479-1796.

Zoals reeds vermeld, wordt met de komst van de Fransen in 1794/1795 het einde van de schepenbank ingeluid en wordt dan ook deze periode afgesloten. Dat een en ander niet op één en dezelfde dag ingaat, blijkt dan ook uit gedateerde stukken van 1796. De omvang van het archief bedraagt in totaal ongeveer 32,5 meter. Het bestuurlijk gedeelte bedraagt 5,5 meter en het rechterlijk gedeelte 27 meter. In 1884 na de verhuizing van de rechterlijke archieven van het Paleis van Justitie naar het Rijksarchief, zijn door Habets en Flament deze archieven voorlopig uitgezocht en bij de instelling waartoe zij behoren samengebracht. Een groot deel der losse stukken bleef echter onbewerkt. In 1898 is door Doppler een voorlopige schifting per schepenbank of instelling gemaakt, dat wat orde in de warboel zou moeten brengen *  . Het archief is daarna in het begin van de 20e eeuw door J.M. van de Venne geïnventariseerd als onderdeel van de Archieven van de Landen van Overmaas.

Vermoedelijk is door de grote hoeveelheid archiefstukken van de diverse schepenbanken, instellingen en perioden toch niet datgene uitgekomen wat de bewerker er van verwachte. Zelf zegt hij in zijn verantwoording, dat deze inventaris niet als definitief te beschouwen is, omdat door de enorme wanorde het mogelijk is, dat niet alles op zijn juiste plaats is terechtgekomen. De orde in die inventaris is wat de algemene bouw betreft door van de Venne nieuw geschapen, noch uit de in chaotische toestand verkerende oude archieven, noch uit de oude inventarissen kon een bepaalde volgorde worden afgeleid. Bij latere herordening is wellicht ook niets meer gedaan aan de "Heerlense" stukken. Rond 1950 is door de toenmalige gemeente-archivaris van Heerlen, L. van Hommerich een gedeelte van het bestuurlijk gedeelte beschreven. Uit een verslag van de werkgroep strafrechtsgeschiedenis *  blijkt, dat uit de processtukken, die bij inventarisatie door van de Venne reeds een bewerking hadden ondergaan (samenstelling van procesdossiers), vastgesteld werd wat van de Venne reeds in zijn verantwoording beschreef: een wanorde.

Het archief was wel zo goed en zo kwaad als mogelijk toegankelijk gemaakt, maar door de tijd heen, bleek al gauw, dat er geen goede scheiding tot stand was gebracht. Mede door deze onvolledigheid en door verwerving en terugbrengen van archiefstukken, bleek alras, dat de beschrijvingen en indeling ook niet meer toereikend waren. Besloten werd tot een nieuwe herordening en beschrijving van het archief. Het bestuurlijk gedeelte werd ter hand genomen door J. van der Meij, terwijl het rechterlijk gedeelte geïnventariseerd werd door H. Severens.

Bij de herordening en beschrijving van het archief kon geen gebruik worden gemaakt van een oude orde in de zin van de "Handleiding".

Weliswaar werden sporen van een oude orde teruggevonden in de vorm van dorsale nummers, een enkele lias of reeds verbroken liassen (bij de serie bijlagen bij de rekening), maar ook met deze sumiere gegevens, alsmede de op het eind van de achttiende eeuw gemaakte "inventarissen" en "index" en de reeds eerdere herstelpogingen van het archief, was aan een totaal herstel niet te denken.

Bij de samenstelling en indeling van de inventaris is uitgegaan van de taakuitoefening van de schepenbank, namelijk a. de rechterlijke taak en b. de bestuurlijke taak.