Bij de inventarisatie van deze archieven zijn twee factoren bepalend geweest voor de uiteindelijke vorm. Ten eerste waren de archieven door diverse reorganisaties en het ontbreken van richtlijnen voor het bewaren van het semi-statische en statische gedeelte met elkaar vermengd geraakt. Op de tweede plaats werden we geconfronteerd met een groot aantal stukken die zich mogelijkerwijs nog in andere genie-archieven bevinden (zie geschiedenis van de archieven).

Deze twee zaken maakten het noodzakelijk dat er allereerst een scheiding werd aangebracht tussen de verschillende archieven en dat vervolgens de oude orde zo veel mogelijk werd hersteld om als er nog stukken tevoorschijn komen deze zonder al te grote problemen in de inventaris in te kunnen voegen. De hierboven vermeldde scheiding en het herstel van de oude orde kon gebeuren aan de hand van de garnizoensboeken. Het eerste gedeelte van deze boeken bestaat uit een overzicht van de geschiedenis van de vesting, de daarbij behorende posten en de werkzaamheden van de afgelopen jaren. Het tweede deel fungeert als agenda en als inhoudsopgave van het archief. Met behulp van dit deel was het mogelijk om de meeste stukken op hun oude plaats in het archief terug te brengen. Dit had als bijkomend voordeel dat de serie processen-verbaal een neveningang kreeg in de vorm van een inhoudsopgave. Bij het terugplaatsen bleek dat een aantal stukken niet terug te brengen waren. Deze stukken zijn op onderwerp geplaatst. Stukken die bij meer dan één instantie konden behoren zijn bij de hoogste geplaatst. De verdeling van de stukken is in alle zes deelinventarissen gelijk. De series staan beschreven onder het hoofd "stukken van algemene aard", de losse onder "stukken betreffende bijzondere onderwerpen". Deze afdelingen zijn niet verder onderverdeeld, een gevolg van het geringe aantal series en losse stukken. Het feit dat een gedeelte van de archieven reeds eerder was geïnventariseerd riep automatisch de vraag op of er een concordans moest komen op deze oude inventarissen. Aanvankelijk was het mogelijk om bij iedere verplaatsing van stukken bij te houden waar ze terechtkwamen. Toen bij de inventarisatie bleek dat hele archiefgedeelten naar andere archiefdelen verplaatst werden, is het idee van een concordans opgegeven.

In de titel is gekozen voor de naam "dienst der genie". Door alle reorganisaties is in verschillende plaatsen de leiding van de genie op verschillende niveaus uitgeoefend. Omdat in de archiefvorming bij deze reorganisaties geen veranderingen optraden, hebben we dit niet tot uiting laten komen in de inventaris.

Uiteraard is uit dit archief het nodige vernietigd. In het verleden is dit gebeurd aan de hand van de "staat van bescheiden, welke in de archieven van de genie-bureaus voorhanden zijn en periodiek vernietigd kunnen worden", zoals deze staat afgedrukt op pagina 55 van de "Handleiding tot de dienst der Genie in het Koninkrijk der Nederlanden", door de kapitein der genie J.J.H. Gijsberti Hodenpijl.

Bij onze bewerking is dit gebeurd aan de hand van de hoofdstukken algemeen en 4300 van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van het ministerie van Defensie. Ondanks het voorzichtige selectiebeleid is toch in totaal 35 meter archiefbescheiden afgevoerd naar het bureau vernietiging overheidsarchieven te Apeldoorn.

Het in deze inventaris beschreven archief loopt door tot en met 1941. Na de tweede wereldoorlog is weer een eerstaanwezend ingenieur der genie benoemd te Groningen. Zijn archief berust gedeeltelijk bij de dienstkring Groningen en gedeeltelijk bij de directie Noord- Nederland van de dienst gebouwen werken en terreinen te Assen.