Registratuur en berging van het archief
De eerste twee secretarissen, Derk T. Smid (1864-1905) en Lubbert Koster (1905-1944), hebben het in die tijd nog weinig omvangrijke archief op traditionele wijze gevormd. Wat de ingekomen en uitgaande poststukken betreft komt dat neer op de vorming van series ingekomen stukken en brievenboeken met afschriften van uitgegane stukken. Koster heeft een zeer persoonlijk element aan de ingekomen stukken toegevoegd, namelijk een volstrekt willekeurige toedeling van stukken volgens letters van het alfabet, en op die manier vele ordners gevuld. In enige bewaard gebleven registers van die tijd is te zien hoe de letter werd gekozen: een klacht van Noorman komt bij voorbeeld bij de N terecht, de ontslagaanvrage van Noorman op de O.
Het hoeft daarom niet te verwonderen, dat zijn opvolger met het archief niet uit de voeten kon. Ik heb de inhoud van de ordners, later met touwtjes tot bundels aaneengeregen, geheel uit elkaar gehaald en op datumvolgorde gelegd.
In de notulen van de grote vergadering van 21 januari 1946 wordt een boekje opengedaan over de staat van het archief. ‘(…) het archief moet naar de eischen des tijds zijn geordend’. *  De secretaris-boekhouder D. van Dijk kon geen kant op met het archief. In 1952 wordt genoteerd in een Verslag van de werkzaamheden: ‘Eerst in deze periode werd een bescheiden begin gemaakt met de nummering en codering der correspondentie enz. volgens de richtlijnen van het registratuurbureau. Het is jammer dat door personeelstekort slechts zo nu en dan hieraan eventjes gewerkt kan worden. Gevreesd moet worden, dat zodra de heer Van Dijk zijn militaire dienstplicht gaat vervullen in ’t geheel geen tijd meer voor dergelijke werkzaamheden beschikbaar zal zijn’. * 

In het verslag van de archiefinspectie over 1953 staat: ‘Het waterschap heeft zich aangesloten bij het Registratuurbureau van de Unie van Waterschapsbonden, maar de uitvoering verkeert nog in een voorbereidend stadium’. * 
Uiit de notulen van de grote vergadering d.d. 25 januari 1954 blijkt dat in de loop der laatste jaren is de administratie aan de nieuwe inzichten en systemen aangepast en is o.a. het archief vanaf 1946 geordend volgens de code van het registratuurbureau van de Unie van Waterschapsbonden. Zodra personeel beschikbaar is zal de ordening verder worden teruggewerkt (zie inv. nr. 11). Aansluitend worden daarop in enige vergaderingen opmerkingen gemaakt over achterstand in de administratie en de technische administratie, waarvoor zo weinig personeel te krijgen is.
Vanaf eind 1954 neemt Westerkwartier wat de aanslagbiljetten betreft deel aan de ponskaartendienst van de Unie van Waterschapsbonden; de werkzaamheden van de boden krijgen daardoor een ander karakter.
Gelukkig is het archief niet vanaf 1864 ‘teruggewerkt’. Bij Hunsingo en Westerwolde is dat wel gebeurd, volgens het registratuurplan van P. Biesta, dat op den duur tot een grote janboel is verworden.
H. Middel-Stuut, die vanaf 1988 het archief heeft verzorgd, heeft in 1999 een magazijnlijst, bestaande uit de opschriften van de dossiers van het secretarie-archief samengesteld. Gezien het voorlopige karakter van deze lijst is de nummering (alleen van de 89 archiefdozen) niet in de beschrijving van de definitieve inventaris verwerkt.

De registratuurcode is op onderdelen volkomen foutief toegepast. De zeer omvangrijke afdeling 07.2 Betrekkingen met andere waterschappen bevatte enerzijds ten onrechte stukken uit de archieven van de inliggende waterschappen en anderzijds allerlei stukken betreffende het gebied van die vroegere waterschappen, die in het hoofdarchief onder ‘gemalen, ‘vergunningen’ enz. behoren te worden geborgen. Er zijn geen betrekkingen tussen Westerkwartier en opgeheven waterschappen!
Een saillant voorbeeld van een foutieve berging was nog te zien in 07.2 waterschap Reitdiep: Naast het bijzonder reglement voor het waterschap zaten hierin: gedrukt opstel van G. Reinders betreffende de afsluiting van het Reitdiep (1842); mededeling van GS aan de staten betreffende het peil op het Reitdiep in verband met de peilen van Hunsingo en Westerkwartier, 1888; en uitgaande brieven van Y. Bakker over een betere ontwatering van gronden ten noorden van de bergboezem van Electra. De reglementen zijn vernietigd, het geschrift van Reinders is gevoegd bij Verzameling van archivalia van de waterbouwkundigen van Hunsingo, de mededeling van 1888 (aanwezig in archief Hunsingo) is beschreven voor Westerkwartier, de brieven zijn bij het archief van het waterschap Reitdiep gevoegd (deze kwestie wordt in de notulen van het waterschap genoemd).
Onder 1.811 waren allerlei vergunningen voor (dammen met) duikers geborgen onder de foutieve noemer ‘stukken betreffende bij, in of over wegen van derden’. Het leek zo of het waterschap Westerkwartier vergunning heeft verleend aan andere overheden tot het aanleggen van wegen en fietspaden! Westerkwartier had echter geen eigen wegen.

De grote hoeveelheid dossiers van vaarwegen en hoofdwatergangen bevatte insgelijks zeer veel stukken, die bij een richtig beheer onder een andere code geborgen behoorden te worden. In de dossiers betreffende het Aduarderdiep (als voorbeeld) zijn naast stukken betreffende de Steentil en de vaste brug ten westen daarvan de volgende categorieën van stukken aangetroffen: ‘Afkoop’ verplichting tot ruiden van het diep door de gemeenten Ezinge en Hoogkerk, 1899; Correspondentie met de gemeente Ezinge betreffende het doorstroomprofiel van de gemeentelijke brug bij Schifpot, 1936, 1938 *  ; Verbetering / rechttrekking zuidelijk diep en overdracht aan de provincie Groningen 1936-1943; Geschil met aannemers over lozing en baggering van specie, 1931-1932 ; Baggeren en specieberging Aduarderdiep, 1950-1993; Vergunningen ligplaatsen, 1976-1984; Vergunningen van diverse aard aan derden voor werken in, bij, onder of over het diep, 1936-1993 en Pakket tekeningen behorende bij bovenstaande omslagen (doorelkaar).
Vanaf het midden van de 20e eeuw heeft de secretaris met potlood op brieven en andere stukken een lijn van het opgegeven kernwoord naar de rechter bovenhoek getrokken en een (algemene) code toegevoegd. Het in een stuk genoemde ‘kernwoord’ dekte dikwijls de lading in het geheel niet: het stuk kwam dan in een verkeerd dossier (voortdurend ‘map’ genoemd) terecht. Soms is alleen op het voorkomen van een enkel woord een nummer aangebracht; in het dossier Molenkanaal vond ik een ingekomen stuk van iemand die over de pacht van het jachtrecht schreef, waarbij het pachtveld grensde aan het Molenkanaal (vernietigd).

Terwijl het dossierarchief wemelde van onderscheidingsstrookjes, die bijvoorbeeld bij allerlei circulaires van één aanbieder volkomen overbodig zijn, was een dossier als ‘bruggen Jonkersvaart’ opgeborgen als één doorlopende massa stukken, strikt op datum achterelkaar. De soms geruime tijd na de vergunning binnengekomen verbandschriften waren dus niet, wat mijns inziens logisch zou zijn, bij de desbetreffende vergunning te vinden. Ik heb heel wat tijd moeten spenderen aan het bijeenbrengen van bij elkaar behorende stukken.

Voorgaande bewerkingsmomenten
Gedurende de bewerking zijn er sporen aangetroffen van voorgaande bewerkingsmomenten ten aanzien van het archief van het waterschap Westerkwartier. Ik heb deze echter niet kunnen reconstrueren.
Uit de notulen van vergaderingen van gecommitteerden uit het hoofdbestuur blijkt dat het archief in de jaren 1926-1928 is bewerkt. Zo verzocht het bestuur P.H. Meekhoff Doornbosch om de notulen te ‘catalogiseeren, evenals door hem bij Hunsingo is gedaan.’ *  Uit de notulen d.d. 25 november 1927, nr. 4 wordt het catalogiseren van de notulen besproken. Aan het hoofdbestuur zal worden voorgesteld hiervoor een bedrag van Hfl. 300,-- op de begrooting te plaatsen. Toegestaan door het hoofdbestuur op dezelfde datum. *  Op 26 oktober doet de voorzitter van de gecommiteerde verslag van de stan van het werk catalogiseeren van notulen. Voor Hunsingo zijn gemaakt 3 ½ dozen voor Hfl. 600,--. Westerkwartier komt op 2 dozen, Hfl. 50,-- per notulenboek wordt te veel. Het werk dient eerst te worden uitgevoerd en daarna kan worden gesproken over het bedrag der vergoeding. * 
In het Jaaroverzicht over 1987, uitgesproken door de voorzitter in de eerste hoofdbestuursvergadering van 1988, staat: ‘Voor enkele dagen in de week is Erika Straatsma op 1 maart begonnen de archieven van de per 1-1-1987 overgenomen polders te ordenen. Zij zal ons 1 april (1988) weer verlaten. We zullen naar een nieuwe kracht moeten omzien, omdat we ingevolge de archiefwet verplicht zijn via vaste regels te sorteren en op te bergen en te vernietigen’. *