Gemeten naar de hedendaagse maatstaven voor het beschrijven van archieven vertoont de hier gepresenteerde inventaris ernstige gebreken. In het bijzonder de indeling is veel minder evenwichtig en consequent doorgevoerd dan gewenst. Een enkel woord ter verklaring is daarom op zijn plaats.

In het begin van de twintigste eeuw heeft dr H.P. Coster, de eerste stadsarchivaris van Groningen (1918-1951), de stukken van het oud-archief beschreven. Hij onderscheidde twee afdelingen: (voorlopige) rode nummers vóór de reductie en (voorlopige) rode nummers na de reductie. Voor de eerste afdeling ontwierp hij ook een ordening volgens welke de inventaris zou moeten worden ingedeeld. Tot afronding van het werkstuk kwam het echter niet.

Toen in de jaren zeventig van de vorige eeuw het besluit genomen werd om het werk van Coster af te maken, was het de vraag hoe dat het beste zou kunnen. Wanneer het eindproduct een helder gestructureerd en overzichtelijk beeld moest geven van de inhoud van het stadsarchief, zouden de beschrijvingen een hoger abstractieniveau moeten krijgen dan die van Coster en het ‘Register Feith’. Vooral dat laatste was een ernstig bezwaar, want het Register Feith was destijds de enige toegang tot het stadsarchief die door de druk ruime verspreiding had gekregen en daardoor veelvuldig werd gebruikt. Omdat de nieuwe inventaris met betrekking tot de toegankelijkheid van het archief natuurlijk geen stap terug zou mogen zijn, is besloten dat zij een heldere structuur zou moeten combineren met een hoge mate van gedetailleerdheid. Om die reden moesten de samenvattende beschrijvingen die Coster had gemaakt, vervangen worden door beschrijvingen die qua gedetailleerdheid vergelijkbaar zijn met die van het Register Feith. In een volgend stadium zouden de detailbeschrijvingen een plaats moeten krijgen in een hiërarchie van beschrijvingen op verschillende abstractieniveaus.

Dit ambitieuze plan was rond het jaar 2005 zover gevorderd, dat alle detailbeschrijvingen waren gemaakt. De herziening van de indeling en het opstellen van beschrijvingen van een hogere abstractie zou daarna nog enkele jaren vergen. Omdat het archief gedurende die periode niet of nauwelijks toegankelijk zou zijn – dit terwijl vrijwel alle oude archiefbestanden in Nederlandse overheidsarchieven digitaal doorzoekbaar zijn – is besloten de toegang tot het oude stadsarchief van Groningen voor het onderzoek ter beschikking te stellen in de vorm die de bewerking in 2005 had bereikt.

Dit besluit kon des te gemakkelijker worden genomen doordat de computer het mogelijk maakt om de verbanden aan het licht te brengen tussen afzonderlijke archiefbestanddelen, die in een ‘klassieke inventaris’ door hun plaatsing in de archiefstructuur tot uiting komen. Bij het opstellen van de beschrijvingen is daarop ingespeeld door een uitgebreide annotatie op te nemen.

Ondanks zijn gebreken biedt deze inventaris – in combinatie met de scans die van vrijwel het hele stadsarchief zijn gemaakt – de onderzoeker de mogelijkheid om ‘rood voor de reductie’ (rvr) in zijn geheel te doorzoeken.