Het archief van de ASCA zoals in deze inventaris beschreven, is in twee fasen geschonken aan het gemeentearchief Groningen. Het oudste gedeelte, dat als statisch archief was ondergebracht in een dependance van de school, is in 1982 overgedragen. De oudste stukken dateren van 1941, het jaar waarin de eerste cursus uitgaande van het Amsterdamse CICSA in Groningen werd gegeven. De meeste stukken lopen tot 1968, een enkele serie tot 1971. Het beheer van dit gedeelte is niet altijd even zorgvuldig geweest. Niet alleen heeft het archief veel van een overstroming te lijden gehad, ook de wijze van opslag in een zolderkamer van de dependance waar duiven vrij toegang hadden resulteerde in een slechte materiële toestand.

Deze situatie noodzaakte al bij overbrenging tot een vrij ingrijpende selectie. Bij die gelegenheid is ongeveer de helft van het archief voor vernietiging afgezonderd, hetzij omdat het door ernstige waterschade en vervuiling volkomen onbruikbaar was geworden, hetzij omdat het categorieën vernietigbare stukken betrof zoals dubbelen en giro-afschriften. Aangezien schimmelvorming een reëel risico vormde, heeft het eerst overgebrachte gedeelte een gasbehandeling ondergaan. Op dit moment is de materiële toestand van het grootste deel van het archief redelijk tot goed. Een klein deel vertoonde tekenen van waterschade, maar dat is gerestaureerd.

Het archief over de periode 1968-1986 is in 1991 aan het gemeentearchief geschonken. Dit gedeelte verkeerde in goede staat. Wel zijn sommige dossiers erg onvolledig; men krijgt de indruk dat de administratie in de jaren zeventig en tachtig om welke reden dan ook niet in staat is geweest om de dossiers zorgvuldig bij te houden.

Strikt genomen begint het ASCA-archief in 1949, toen de school zelfstandig werd. De plaatsing van de oudere stukken (1941-1949) vormde een probleem. Deze stukken hebben betrekking op handelingen binnen de organisatie van de CICSA in Amsterdam, maar ze zijn voor het grootste deel ontstaan in Groningen; eigenlijk vormen ze een soort filiaalarchief. De stukken uit rubriek 1.1 Bestuur en commissies CICSA Amsterdam zijn daarom beschouwd als retroacta bij het ASCA-archief. De administratie heeft in 1949 toen de ASCA zelfstandig werd, het archief niet afgesloten zodat een aantal series, zoals bijvoorbeeld de notulen van het (Groningse) bestuur, gewoon doorlopen. Om deze reden, en terwille van de overzichtelijkheid, is het CICSA-gedeelte dan ook niet behandeld als gedeponeerd archief. Dat zou hebben geleid tot plaatsing van de stukken rond de wording van de Groninger school aan het einde van de inventaris. Voor de doorlopende series is afgezien van het gebruik van blanco nummers; via N.B. 's wordt wanneer dat noodzakelijk werd geacht, op verbanden gewezen.

Voor het archief gebruikte men al vanaf de oprichting van de dagopleiding in 1943 een registratuurplan. Er waren vijf rubrieken: S (school), I (instituut), MK (Maatschappij en kerk), C (cursussen) en W (wijkopleiding). De dossiers werden per rubriek opgeborgen. Het zijn slechts in enkele gevallen zakendossiers. Meestal echter zijn de stukken per onderwerp opgeborgen, zodat de meeste dossiers als een subrubriek van één van de vijf hoofdrubrieken beschouwd kunnen worden. De dossiers werden, voorzien van een onderwerpsaanduiding, binnen de rubrieken gerangschikt. Afzonderlijke dossiers werden derhalve gekenmerkt door de letter van de rubriek, gevolgd door een tweecijferig volgnummer binnen de rubriek. Deze codering op dossierniveau werd door de administratie ook gebruikt bij de registratie van de post. Op brieven en in de indicateurs *  kunnen deze coderingen worden aangetroffen.

In de loop van 1949, waarschijnlijk samenvallend met het zelfstandig worden van de school *  , werd een ander registratuurplan ingevoerd; dit was een verfijning van het bestaande systeem. Er waren nu acht rubrieken, te weten: I Bestuur, II Staf, III Administratie IV Voortgezette Opleiding, V School, VI Urgentie Opleiding, VII Opleiding Wijkverpleging en VIII Cursussen. De dossiers werden voorzien van een rubrieksnummer in romeinse cijfers gevolgd door een drie- cijferig volgnummer. Dit registratuurplan werd van tijd tot tijd geactualiseerd. In 1949 zijn met name de nog lopende dossiers door de administratie van de school van het oude naar het nieuwe plan overgebracht.

In 1980 werden drie nieuwe hoofdstukken aan het registratuurplan toegevoegd: X Maatschappelijk Werk (oud nummer V 016), XI Kultureel Werk (was V 017) en XII Inrichtingswerk (was V 020). De afdeling Personeelswerk kwam in het nieuwe registratuurplan niet meer voor. Een aantal 'oude' nummers veranderde van functie; zo kwam een aantal stafcommissies die tot 1980 onder hoofdstuk II stonden, onder hoofdstuk I terecht.

Het inventariseren van dit archief is in twee fasen gebeurd. De eerste fase betrof de periode 1941-ca. 1968, de tweede fase betrof de periode 1968-1986. Bij de inventarisatie van het eerste deel is uitgegaan van een geactualiseerde versie van het registratuurplan 1949 uit circa 1965, omdat dit het meest recente en dus meest uitgebreide registratuurplan was, waarin het takenpakket van de archiefvormer goed tot uiting komt. Het tweede deel kon hier op aansluiten. Dossiers die niet van een kenmerk volgens het registratuurplan waren voorzien, zijn volgens de systematiek van dit plan geordend. Een enkel dossiernummer is twee maal in gebruik geweest voor een verschillend onderwerp, met een tussenpoos van enkele jaren.

Voor de jaren 1978-1980 zijn geen dossiers aangetroffen die volgens een registratuurplan waren ingericht. Wel waren er een aantal ordners waar vooral vergaderstukken in zaten. Deze hadden allemaal een letter (Z voor het schooljaar 1978/79, Y voor 1979/80) en een nummer. Alle stukken werden doorlopend genummerd en chronologisch opgeborgen. Ook deze stukken zijn volgens de systematiek van het registratuurplan herordend.

Een aantal stukken is door de administratie buiten het registratuurplan gehouden. Dit betreft met met name de boekhouding en de personeels-en leerlingenadministratie, die zich nog bij de school bevinden. Wel aanwezig maar niet geregistreerd waren de minuten van uitgaande brieven.

Van de stukken behorend tot de rubriek 'Voortgezette Opleiding' is niets aangetroffen. Waarschijnlijk zijn deze stukken verloren gegaan. Toch zijn nog enkele dossiers met betrekking tot de Voortgezette Opleiding bewaard gebleven omdat ze in andere rubrieken waren ondergebracht.

Het registratuurplan bevatte drie rubrieken waartussen het onderscheid niet altijd even duidelijk was. Het betreft de rubrieken 'II Staf-bestuursfuncties', 'V School-contacten' en 'V School-lidmaatschappen'. Het probleem bij deze rubrieken was, dat een duidelijke onderlinge afgrenzing ontbrak. De rubriek 'II Staf-bestuursfuncties' leverde wat dat betreft de minste moeilijkheden op. Deze rubriek bestond vooral uit dossiers aangelegd als gevolg van de vele plaatselijke en landelijke contacten van de directrice. Daarvan zijn alleen de dossiers bewaard die een inhoudelijke relatie hebben met de taak van de school: het onderwijs op het terrein van het maatschappelijk werk. Ze zijn geplaatst in de rubriek 2.2 Lidmaatschappen (op stafniveau). De stukken die binnenkwamen als gevolg van de overige activiteiten van mevrouw Kamphuis zijn vernietigd.

Ook uit de beide andere rubrieken 'School-contacten' en 'School-lidmaatschappen' is vernietigd. De overblijvende stukken zijn geplaatst in één nieuwe rubriek op schoolniveau: 4.2. Contacten. Het onderscheid tussen contacten en lidmaatschappen, zoals dat in het registratuurplan werd gemaakt, bleek met de concrete stukken in de hand niet te handhaven.

Uiteindelijk is alleen de scheiding tussen staf en opleiding uit het registratuurplan overgenomen. De stafleden, waaronder in de eerste plaats mevrouw Kamphuis, hadden zitting in een aantal permanente en tijdelijke overlegorganen, die gemeen hebben dat ze mede richtinggevend waren voor het te voeren beleid op school of voor landelijke ontwikkelingen. De contacten die op schoolniveau, merendeels door docenten, werden onderhouden betreffen het meer uitvoerende onderwijswerk. Om die reden is tevens besloten een dossier uit de rubriek 'V School-lidmaatschappen' *  te verplaatsen naar de staflidmaatschappen (2.2).

In de inventaris komt enkele malen de term 'jaargroepen' voor, in het registratuurplan als 'lettergroepen' aangeduid. Een jaargroep is een groep leerlingen die in een bepaald jaar aan de opleiding begon; deze groep kreeg een letter die zij gedurende de gehele opleiding hield. De term is eigenlijk alleen van toepassing op de meerjarige opleiding, maar ten behoeve van de uniformiteit is in deze inventaris de aanduiding ook gebruikt bij de opleiding wijkverpleging en de kinderbeschermingscursussen.