Het gehele archief beslaat de periode 1873-1978. Het archief van de stichting GHL, zoals overgedragen aan de gemeentelijke archiefdienst te Helmond, bevat voornamelijk financiële gegevens. Zij werd oorspronkelijk bewaard in kasteel Croy in de gemeente Stiphout. Na de opheffing van deze gemeente kwam kasteel Croy te liggen in de gemeente Aarle-Rixtel. De heer Verschueren, gemeentearchivaris van Helmond, heeft dit archief een tijd lang beheerd. In de jaren tachtig van deze eeuw werd de archivaris van streekarchief Peelland te Deurne, die beheerder is van de archieven van de gemeente Aarle-Rixtel, aangesteld als archivaris van de stichting GHL. Op voorspraak van deze archivaris besloot het bestuur van de stichting om hun archieven in bewaring te stellen bij de gemeentelijk archiefdienst te Helmond. In 1985 vond de overbrenging plaats. Hierbij werd bepaald dat de archivaris van Helmond de archieven in bruikleen zou nemen, waarbij de archivaris van de stichting het toezicht zou behouden. Verder werd bepaald dat het archief voor 1900 openbaar zou zijn. In eerste instantie zijn de archieven voor tien jaar in bewaring gegeven met daarbij de kanttekening dat zij in deze periode moeten worden geïnventariseerd.

Bij de beschrijving van de archieven heb ik gekozen om het archief van de tweede stichting GHL als het archief te zien en de archieven van de vermeende stichting GHL en het BAS als gedeponeerde archieven.
Het archief van de vermeende stichting GHL beslaat de periode 1873-1956. Hierbij wil ik opmerken dat het instellen van het bestuur in 1933 geen al te grote gevolgen had voor de organisatiestructuur. Hierdoor ontstond er geen cesuur. Daarom laat ik het archief als één geheel, zonder onderbreking, voortbestaan.
Door de veranderingen ten gevolge van de rechterlijke uitspraak in 1956, die wel ingrijpend zijn, laat ik hier een tweede archiefvormer ontstaan. Deze periode laat ik van 1956 tot en met 1963 lopen.

In dat jaar wordt er door de oprichting van de nieuwe stichting GHL een nieuwe archiefvormer gevormd. Deze is ondanks de controle van het BAS te ingrijpend om niet als een afzonderlijke archiefvormer te worden gezien.

Tevens ontdekte ik dat er in het archief grote hiaten zitten betreffende de financiën. Kasboeken, grootboeken en dergelijke ontbreken of zijn maar in beperkte mate aanwezig. daarom heb ik besloten om de rekeningen/facturen te bewaren en tot één van de hoekstenen van dit archief te maken. Dit geldt ook voor de bank- en giroafschriften.

In het archief bevinden zich echter stukken die gezien hun herkomst en het bestemmingsbeginsel onder een ander archief zouden kunnen rusten. Deze stukken worden apart beschreven in hoofdstuk IV.

Hierbij doet zich een probleem voor dat het stukken betreft voor verschillende archieven met verschillende eigenaars. Dit archief is eigendom van de stichting Geloof, Hoop en Liefde te Aarle-Rixtel. Deze stichting is Tevens eigenaar van het archief van de familie Van der Brugghen van Croy, dat net als dit archief in bewaring is gegeven bij de gemeentelijke archiefdienst te Helmond. Hierbij doet zich geen probleem voor. Maar hiervan is wel sprake bij de archiefstukken die moeten worden overgebracht naar de archieven van het burgerlijk Armbestuur Stiphout, R.K. armbestuur, de NCB, afdeling Stiphout, en de gemeenten Nuenen en Stiphout.
Hierover zal overleg moeten worden gevoerd met onder andere het bestuur van de stichting GHL.
Hierbij valt misschien te denken aan een ruil. Zo bevinden zich stukken die eigenlijk thuis horen in het archief van de stichting GHL in andere archieven.

Een ander probleem, nauw verwant aan het hiervoor genoemde, is de archiefaanwinst 1992. Deze wordt op dit moment bewaard bij archief 139, GHI, maar is afkomstig van de gemeente Helmond. Het betreft voornamelijk stukken over het jachtrecht op Croy.

Deze stukken zijn afkomstig uit het archief van de burgemeester van Stiphout, die ze, waarschijnlijk voor privégebruik, uit het archief van de stichting GHL, mogelijk in zijn functie van collator-provisor, heeft meegenomen. Bij de opheffing van de gemeente Stiphout in 1968 en de daarop volgende verdeling van deze gemeente onder Helmond en Aarle-Rixtel zijn ze in handen gekomen van de gemeente Helmond, waar ze pas in 1992 weer opdoken op het stadskantoor, en werden overgebracht naar de gemeentelijke archiefdienst te Helmond. Deze stukken kunnen echter niet meteen worden overgedragen aan de stichting GHL, omdat het eigendomsrecht op dit moment ligt bij de gemeente Helmond.
Daarom moet deze aanwinst 1992 nog een eigen nummer krijgen, om zo verwarring met archief 139 tegen te gaan. Het eigendom ligt bij de gemeente Helmond en niet, zoals de stukken van archief 139, bij de stichting Geloof, Hoop en Liefde.

J.D. de Koning