Van het archief van de Nederlandse Hervormde Kerk van Harderwijk zijn in het verleden fiches aangelegd aan de hand van een in het archief aanwezige ordening. Deze ordening is minder geschikt voor raadpleging van het archief, omdat de stukken in veel gevallen niet in de juiste volgorde zijn geplaatst.

Op verzoek van de gemeentearchivaris van Harderwijk heb ik de fiches geordend met toepassing van de "Richtlijnen voor het beheer van de Kerkelijke en semi-kerkelijke archieven", uitgegeven door de Commissie tot registratie van de protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven (CPA), 1990. Bijlage B van dit werk de "Richtlijn voor de vorming van een recent kerkelijk of semi-kerkelijk archief' is als bijlage toegevoegd.

Het archief en dus de fiches zijn te verdelen in drie onderdelen:
Kerkenraad
Diaconie
Kerkvoogdij.

Op de fiches komt een blauwe nummering voor, die later is gewijzigd in een rode, echter niet alle nummers zijn gewijzigd. Achter de omschrijving is het rode en indien geen rood nummer aanwezig, het blauwe nummer vermeld. Voor de omschrijving is ruimte gelaten voor eventueel later aan te brengen nieuwe nummering.

Harderwijk, april 1997.
S. Baakman.

Een archief van welke instelling dan ook ontstaat niet pas jaren na de datum van de stukken waaruit het is samengesteld, maar het groeit onder de handen van de functionaris van het orgaan, die de stukken ambtshalve ontvangt of opmaakt met de bedoeling ze te bewaren. Hij vormt het archief. Om de stukken later te kunnen terugvinden ten einde ze te raadplegen of als bewijs over te leggen, is een zekere ordening noodzakelijk. Door de grote onderlinge verscheidenheid van de organen is het niet mogelijk een gedetailleerd ordeningsschema op te stellen. Daarom is gekozen voor meer of minder algemene richtlijnen. Niet in alle gemeenten komen alle rubrieken voor. Andere rubrieken zullen daarentegen toegevoegd, uitgebreid of gesplitst moeten worden. Vrijwel altijd is het mogelijk twee hoofdafdelingen te onderscheiden: stukken van algemene aard en stukken betreffende bijzondere onderwerpen.

Deze verdeling dient te worden gehanteerd voor het archief van elk afzonderlijk orgaan. Zij kunnen als volgt worden onderverdeeld:

I. Stukken van algemene aard
A. Stukken betreffende vergaderingen
1. Notulen van ledenvergaderingen
2. Notulen van het bestuur (kerkeraad, classis)
3. Agenda's en convocaties van de vergaderingen
4. Presentielijsten
B. Correspondentie
1. Chronologisch gerangschikt
2. Indien correspondentie systematisch wordt gerangschikt betreft dit bijzondere onderwerpen
C. Algemene verslagen en overzichten, zoals jaarverslagen, statistieken, grafieken e.d. van het eigen orgaan
D. Oude archiefinventarissen en concordanties

II. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen
A. Oprichting, opheffing of samenvoeging van de instelling
B. Territoir van de instelling
C. Reglementering
D. Ledenregistratie (doop, belijdenis, attestaties, huwelijk, overlijden, kinderen, adressen etc.)
E. Kerkeraad of ander college en zijn leden
F. Beroepings- en andere commissies (voor zover niet vallende onder H,J of K)
G. Functionarissen voor zover geen bestuurders (predikant, koster, organist en ander personeel)
H. Gemeenteleven
1. Activiteiten binnen de gemeente of het ressort (kerkdiensten, pastoraal werk, kringen, zondagsschool, redactie van het gemeenteblad, enz.)
2. Activiteiten buiten de gemeente of het ressort (samenwerkingsverbanden met andere instellingen, contacten met andere instellingen, in of buiten het kerkgenootschap)
J. Diakonale en sociale zorg (voor zover deze stukken niet behoren tot het archief van bijvoorbeeld de diakonie)
K. Bezittingen en financiën van de gemeente of andere instelling
1. Algemeen (overzichten, polissen, verwerving onder algemene titel)
2. Onroerende goederen
3. inzake de financiën
4. Financiële administratie

III. Gedeponeerde Archieven (bijvoorbeeld commissies, vergaderingen etc.)

IV. Documentatie (mededelingenblad, jaarboekje of herdenkingsuitgave van de eigen gemeente, foto's etc.)
Voor dit schema heeft het archief van een plaatselijke gemeente model gestaan. Voor een commissie is mutatis mutandis ditzelfde schema toepasbaar. Dit schema zal in sterke mate moeten worden aangepast voor regionale of landelijke organen. Een uitgebreid ordeningssysteem (archiefcode) is verkrijgbaar bij de archiefcommissie of het archiefdeputaatschap of de landelijke archivaris.