In kopnoten bij de betreffende inventarisnummers wordt uitvoerige informatie over de registratuur gegeven. Daarom moge hier volstaan worden met enkele opmerkingen over het "dossierstelsel Harderwijk 1911-1943".

- dossiers onder de burgemeester persoonlijk berustende.
In deze periode legde de burgemeester een aantal eigen dossiers aan. Hiertoe behoren stukken door hem persoonlijk ontvangen c.q. opgemaakt, maar tevens stukken die eerst in het secretarie-archief geborgen waren. Meestal zijn er secretarie-dossiers betreffende hetzelfde onderwerp.
In de inventaris komen de "burgemeester-dossiers" telkens na de secretarie-dossiers. Bij eerstgenoemde is in een N.B. de bijzondere wijze van vorming van de dossiers aangeduid.

- secretarie-dossiers.
De stukken werden geborgen in Stolzenberger mappen volgens een rubriekenstelsel ontworpen door de in 1911 benoemde secretaris J.C. Mansen en uitgebouwd door de secretaris A. Sonke, die hem in 1916 opvolgde.

De dossiers worden aangeduid met hoofdletters eventueel gevolgd door een kleine letter ter onderscheiding van dossiers met dezelfde beginletter. De stukken zijn in principe per jaar genummerd in volgorde van ontvangst c.q. datum uitgaand stuk en zijn ook in deze volgorde in de mappen geborgen. Indien het aantal stukken te groot werd werden de volgdossiers voorzien van een bovengeschreven cijfer. Er ontstaat dan het volgende beeld: Be (brandweer), B1e, B2e enz. nr. (van het stuk)... .

Op de dossieromslagen en eventueel andere bladen zijn agenda's aangelegd. Aan de linkerzijde de ingekomen stukken (nummer, datum, afzender, inhoud) aan de rechterkant de uitgaande stukken (analoog); de stukken aan de gemeenteraad werden ook als uitgaande stukken beschouwd.
Vanaf ca. 1928 is bij een scherp begrensde zaak vaak alleen het eerste stuk ingeschreven; de volgende krijgen hetzelfde nummer met extra Romeinse cijfers, b.v. ingekomen stuk Bb 28, antwoord Bb 28 I, volgend stuk Bb 28 II. De met Romeinse cijfers aangeduide stukken zijn dus niet ingeschreven. Materieel zitten ze bij elkaar en vormen dus een soort zaakdossiertje binnen het grote dossier.
Naast ingekomen en minuten van uitgegane stukken vindt men in de dossiers soms ook kranten, losse aantekeningen, interne stukken (ambtelijke adviezen) e.d. Deze zijn niet ingeschreven.
Waarschijnlijk is er een aantal dossiers in hun geheel vernietigd inclusief de agenda's. Soms ontbreken de agenda's, terwijl de stukken wel aanwezig zijn. Ook ontbreken vaak in de agenda's wel opgenomen stukken.
In een aantal gevallen bevinden zich in de dossiers ook stukken van voor 1911 (retroacta), die vaak afkomstig zijn uit de zgn. "verzameling" (inv.nrs. 121-132) of de serie ingekomen stukken.
De dossiers overlappen elkaar vaak: stukken van dezelfde aard werden het ene jaar bij het ene dossier, het volgende jaar bij een ander gevoegd. De dossier-inhoud kan dus vaak slechts globaal worden aangeduid.
De mappen zijn door de inventarisator uit elkaar gehaald: verbroken liassen.
Omdat er in de dossiers regelmatig verwezen wordt naar andere dossiers is er een concordans gemaakt van de dossiernummers en de inventarisnummers.