Het archief van de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst dat in 1990 geïnventariseerd is door A. Pietersma, besloeg de periode (ca. 1650) 1803-1986 (1988). Als eindjaar was 1986 vastgesteld, omdat per 1 januari 1987 een dossierstelsel werd ingevoerd voor het beheer van het dynamische archief. Daarbij werd gebruikgemaakt van een ordeningsplan ten behoeve van niet-overgebrachte archiefbescheiden van gemeentelijke archiefdiensten, ontworpen op verzoek van de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen. Het ordeningsplan was gebaseerd op de decimale code met classificatienummers van de Basis Archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De hulpgetallen .07 en .08 werden gebruikt voor dossiers over respectievelijk organisatie en personeel. Voor de dossiers over de taakuitvoering werd het classificatienummer -1.852.1 (Openbare verzamelingen en bewaarplaatsen) verder uitgewerkt.

In 2015 is begonnen met het inventariseren van de aanvulling op het archief. Het beginjaar zou 1987 moeten zijn en de einddatum 1 mei 1998, de datum van het samengaan met het Rijksarchief in de provincie Utrecht. Tijdens de inventarisatie van de aanvulling werd duidelijk dat de in 1987 ingevoerde decimale code niet geschikt was voor het indelen van het statische archief. Het toepassen van de classificatienummers zou de overzichtelijkheid van de inventaris niet ten goede komen. Bovendien bleek de aanvulling nog vrij veel stukken van vóór 1987 te bevatten. Daarom is besloten de inventaris van de aanvulling te integreren met de inventaris uit 1990 en de decimale code los te laten. Tijdens de inventarisatie zijn stukken aan de aanvulling toegevoegd die nog bij medewerkers aanwezig waren. Ook jaarverslagen over 1941 en 1942 die in de bibliotheek opgenomen waren, zijn overgeheveld naar het archief.

De inventaris uit 1990 bevatte de nummers 1-709. In 2016 is besloten de oorspronkelijke nummering te handhaven en de aanvulling te nummeren vanaf 710. Alleen het aanhangsel in de oorspronkelijke inventaris, met de nummers 704-709, is vervallen. De dozen met dienststempels, penningen, exemplaren van in onbruik geraakte etiketten, zegeldoosjes, charterdozen, oorspronkelijk verpakkingsmateriaal e.d. (inv.nr. 704) zijn uit het archief verwijderd en opgenomen in een afzonderlijke verzameling met dergelijk materiaal. De 'dienstexemplaren' van inventarissen (inv.nr. 705), catalogi en andere publicaties (inv.nr. 706), indices en andere nadere toegangen (inv.nr. 707), indices op de 'notulen' (inv.nr. 708) en jaarverslagen (inv.nr. 709) zijn in andere rubrieken van de inventaris beschreven of - voor zover het dubbele exemplaren betrof - ter vernietiging afgezonderd. Omdat de te bewaren stukken uit het aanhangsel niet per stuk waren genummerd, was het praktischer om ze een nieuwe doorlopende nummering te geven. De volgorde van de nummers 1-703 is hier en daar verstoord, doordat de indeling van de oorspronkelijke inventaris aangepast moest worden. De nieuwe nummers (710-1168) zijn wel in de juiste volgorde tussengevoegd.

De omvang van het in 1990 geïnventariseerde archief - zonder het aanhangsel - bedraagt 29,45 m en de aanvulling heeft een omvang van 13,45 m. De uiteindelijke omvang van het archief over de gehele periode bedraagt dus 42,90 m. Stukken met een totale omvang van 4,75 m zijn na advies van de gemeentearchivaris en met goedkeuring van de gemeentesecretaris vernietigd. De selectie heeft plaatsgevonden met inachtneming van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende na 1850 (Nederlandse Staatscourant 20 december 1983). Formeel gold voor de stukken die opgemaakt of ontvangen zijn vanaf 1 januari 1996 de in 2012 geactualiseerde Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen. Omdat het archief al in 1998 werd afgesloten en de laatste jaren vaak in dossiers met eerdere jaren opgenomen waren, is echter geen splitsing aangebracht. Na de afronding van de herziene en aangevulde inventaris is de overbrenging van het archief alsnog geformaliseerd. De inv.nrs. 770, 774, 1155 en 1156 zijn slechts ter inzage na schriftelijke goedkeuring van de gemeentearchivaris, zolang de stukken jonger zijn dan 50 jaar.

Uiteraard zijn ook in de archieven van het gemeentebestuur van Utrecht stukken te vinden over de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst. Op enkele plekken in de inventaris wordt verwezen naar specifieke inventarisnummers in de archieven van het gemeentebestuur, maar het is raadzaam de diverse toegangen te raadplegen.

In de titel van de inventaris is de naam aangehouden die als laatste gebruikt werd: Gemeentelijke Archief- en Fotodienst. Vóór die tijd had de organisatie achtereenvolgens - en soms ook naast elkaar - de namen Oud-archief, Gemeente-archief, Gemeentelijk Archief (tot ca. 1976) en Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht. In de inventaris is voor het gemak de naam steeds afgekort als GAU. De afkorting RAU staat voor Rijksarchief in de provincie Utrecht. De naam Fotodienst (van 1970-1976 Foto- en Filmdienst) werd gebruikt vanaf 1968, het jaar waarin het archief door de verhuizing naar het nieuwe gebouw eigen fotografen kon aanstellen. De namen Archiefdienst en Fotodienst kwamen naast elkaar voor, maar voor de organisatie in zijn geheel werd vanaf ongeveer 1978 meestal Gemeentelijke Archief- en Fotodienst aangehouden.

De gemeentearchivaris was tegelijkertijd directeur/diensthoofd. Eind november 1980 werden in verband met gezondheidsproblemen van de heer Struick de functies van gemeentearchivaris en directeur tijdelijk losgekoppeld. Adjunct-archivaris A. Graafhuis werd tevens directeur en gemeentearchivaris Struick had geen bemoeienis meer met het management. Deze situatie werd gehandhaafd, toen Graafhuis in 1985 werd opgevolgd door I.W.L.A. Caminada. Na het vertrek van Struick in 1988 werd Caminada benoemd tot gemeentearchivaris c.q. directeur van de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst.

De periode 1987-1998 is vergeleken met de periode 1803-1986 heel kort, maar het was voor de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst een tijdvak met ingrijpende gebeurtenissen. Automatisering ging een steeds grotere rol spelen en het aantal taken werd uitgebreid. Bovendien werden diverse plannen ontwikkeld ter verbetering van de huisvesting. Deze plannen, variërend van uitbreiding aan de Alexander Numankade tot verhuizing naar een ander gebouw of het plegen van nieuwbouw, werden niet gerealiseerd. Pas in 2008 zou een tweede locatie, aan de Hamburgerstraat, worden geopend en in 2009-2011 zouden het kantoorgebouw en het depot aan de Alexander Numankade grondig worden gerenoveerd.

Nadat gemeentearchivaris Struick in 1988 was opgevolgd door I.W.L.A. Caminada, vond een reorganisatie plaats die leidde tot de benoeming van afdelingshoofden en coördinatoren. Er werden vier afdelingen gevormd: Archieven & Bibliotheek, Topografisch-Historische Atlas, Algemene Zaken & Automatisering en Fotodienst. De afdelingen werden zo nodig verdeeld in sectoren met een eigen coördinator.

I.W.L.A. Caminada werd per 1 juli 1994 benoemd tot waarnemend directeur van de Dienst Onderwijs van de gemeente Utrecht voor een periode van twee jaar. A. Pietersma, hoofd van de afdeling Archieven & Bibliotheek, kreeg de functie van waarnemend gemeentearchivaris. Het vertrek van Caminada vormde de aanleiding tot de voorbereiding van een samenvoeging van de GAU met het Rijksarchief in de provincie Utrecht. M.W. van Boven werd per 1 maart 1995 benoemd als gemeentearchivaris van Utrecht én waarnemend rijksarchivaris. Per 1 mei 1998 gingen Gemeente- en Rijksarchief samen verder in een nieuwe organisatie onder een Gemeenschappelijke Regeling: Het Utrechts Archief. Daarmee kwam een eind aan de Gemeentelijke Archief- en Fotodienst als afzonderlijke dienst. Het beheer over de gemeentelijke archiefbewaarplaats werd een taak van de nieuwe organisatie.

Utrecht, 2016
Jellie van der Meulen