In 1956 gaven de regenten van de Verenigde Gods- en Gasthuizen het archief van het Algemeen Ziekenhuis in bewaring bij de Gemeentelijke Archiefdienst. Dit archief, dat in 1925 afgesloten was, vormde een onderdeel van het archief van de Verenigde Gods- en Gasthuizen. Later volgde ook de rest van het archief van de Verenigde Gods- en Gasthuizen (archivalia van het overkoepelende regentencollege en van het Algemeen Gasthuis), over de periode 1817-1925. Het archief van het Algemeen Ziekenhuis werd in 1971/72 door ondergetekende geïnventariseerd in het kader van haar opleiding aan de Rijksarchiefschool. Eind 1974 werd begonnen met de inventarisatie van de rest van het archief van de Verenigde Gods- en Gasthuizen. Omdat het archief van het Algemeen Ziekenhuis een onderdeel was van het archief van de Verenigde Gods- en Gasthuizen, werd besloten de inventaris uit 1972 te bewerken tot een onderdeel van de nieuwe inventaris. De inventaris van de Verenigde Gods- en Gasthuizen te Utrecht verscheen in 1977 in druk (zie toegang 24).

Hoewel men bij het Academisch Ziekenhuis had meegedeeld, dat er geen archiefbescheiden van vóór 1925 meer in het ziekenhuisgebouw aanwezig waren, werd enkele jaren later ca. 10 meter archief van 1856 tot ongeveer 1930 aan het Rijksarchief in de provincie Utrecht overgedragen. In 1979 merkte men bij het Rijksarchief dat de Gemeentelijke Archiefdienst ook archiefmateriaal van het ziekenhuis bewaarde; in dat jaar werd namelijk in het archiefgebouw de tentoonstelling "Binnenste Buiten" gehouden, die was georganiseerd in samenwerking met de Interne Kliniek van het AZU. Men nam contact op met deze dienst en stelde de vraag aan de orde in welke archiefbewaarplaats de door het AZU aan het Rijksarchief overgedragen bescheiden thuishoorden.

Het bij de Gemeentelijke Archiefdienst berustende ziekenhuisarchief, dat een administratief karakter heeft, werd vermoedelijk vóór de overbrenging bewaard in het Bartholomeïgasthuis. De bij het Rijksarchief berustende archiefbescheiden-voornamelijk patiëntenregisters van ziekenhuis en klinieken-zijn medisch van aard en zullen altijd onder het beheer van het ziekenhuis hebben gestaan.

De archivalia van het Algemeen Ziekenhuis van vóór 1925 horen thuis in het archief van de Verenigde Gods- en Gasthuizen en het stond dus vast dat zij naar de Gemeentelijke Archiefdienst overgebracht zouden moeten worden. Het archief van SAZU/AZU kan in de toekomst het beste aan het Rijksarchief worden overgedragen, ondanks het feit dat de gemeente tot 1959 het bestuur met het rijk deelde. De archivalia van na 1925 zouden daarom bij het Rijksarchief kunnen blijven berusten en t.z.t. bij de rest van het ziekenhuisarchief van na 1925 gevoegd kunnen worden.

Het was moeilijker te beslissen in welke archiefbewaarplaats de bescheiden van de universitaire klinieken zouden moeten worden ondergebracht. De klinieken ressorteerden vóór 1860 en na 1908 feitelijk onder het rijk. Het bestuur was echter ook buiten de periode 1860-1908 zeer verweven met dat van het ziekenhuis. Dit blijkt onder meer uit de vele verwijzingen in de registers van het ziekenhuis naar die van de klinieken en omgekeerd.

Uiteindelijk is besloten alle archiefbescheiden van Algemeen Ziekenhuis en klinieken van vóór 1925 over te brengen naar de Gemeentelijke Archiefdienst en die van na 1925 bij het Rijksarchief te laten berusten. Deze regeling zal voor het publiek het meest overzichtelijk en praktisch zijn.

De verhuizing van de archivalia van Rijksarchief naar Gemeentelijke Archiefdienst vond plaats op 3 februari 1981. Het overgedragen archiefgedeelte werd in maart/ april 1981 voorlopig geïnventariseerd. De definitieve inventarisatie werd uitgesteld, omdat niet alle series compleet bleken te zijn en de mogelijkheid bestond dat men bij het AZU nog meer archiefmateriaal zou ontdekken. Inderdaad werden in mei 1982 nog vele meters registers door het AZU naar de Gemeentelijke Archiefdienst overgebracht. Op 17 januari 1989 volgde nog een kleine aanvulling. In augustus 1989 werd begonnen met de inventarisatie van het materiaal, dat inmiddels een omvang had van ca. 80 strekkende meter.

De in de bibliotheek van de Gemeentelijke Archiefdienst aanwezige jaarverslagen van de Heelkundige en Vrouwenkliniek over 1908-1930 en van de Psychiatrisch-Neurologische Kliniek over 1912-1921 werden overgeheveld naar het archief. Bij de jaarverslagen van de Heelkundige en Vrouwenkliniek is de cesuur van 1925 uit praktische overwegingen niet toegepast. Het zal duidelijk zijn, dat ook bij andere archivalia de scheiding niet in alle gevallen exact in het jaar 1925 getrokken kon worden; sommige registers lopen nog enige tijd na 1925 door. Er zijn in het archief ook stukken uit 1948-1949 opgenomen, omdat zij een na-onderzoek betreffen van patiënten die reeds vanaf 1898 behandeld waren; het was het meest praktisch deze stukken te bewaren bij de registers waarin deze patiënten ingeschreven staan.

Het archief bestaat voor een groot deel uit series patiëntenregisters. Deze registers werden in zeer stoffige staat aangetroffen en zij waren (en zijn) vaak moeilijk te hanteren door de slechte materiële toestand en het grote formaat. Van de meeste series stonden de registers voor een deel bij elkaar en waren de resterende delen er vrij eenvoudig bij te voegen. Er waren echter ook registers waarop niet aangegeven was van welke kliniek zij afkomstig waren, zodat aan het beschrijven daarvan het nodige speurwerk vooraf moest gaan. De staten van de Verloskundige Polikliniek (inv.nrs. 238-414) waren opgeborgen in grote dozen, die jarenlang als boeken rechtop in de kast hadden gestaan. Het gevolg was, dat de inhoud van de meeste dozen was gaan inzakken. De staten zijn nu in kleinere dozen verpakt die liggend worden bewaard; hopelijk zullen daardoor de "golven" na verloop van tijd verdwijnen.

Door de materiële verzorging is de omvang van het archief toegenomen. Het aantal strekkende meters bedraagt nu 97.

De indeling van de inventaris is eenvoudig. Eerst wordt de aanvulling op het archief van het Algemeen Ziekenhuis beschreven. Daarna volgen de archivalia van de klinieken. In het algemene gedeelte zijn beschrijvingen opgenomen van archiefbestanddelen van verschillende klinieken samen. Vervolgens worden de archivalia van de klinieken afzonderlijk beschreven. De volgorde van de klinieken is chronologisch, dat wil zeggen dat de kliniek waarvan de oudste stukken aanwezig zijn, het eerst wordt genoemd. De poliklinieken zijn beschouwd als onderdeel van de klinieken. De naam "Polikliniek" komt daarom alleen in een hoofdrubriek voor, als er geen stukken aanwezig zijn van een bijbehorende kliniek.

De heer dr. W. Veltheer, die een deel van het archief ten behoeve van zijn promotieonderzoek intensief geraadpleegd heeft, was zo vriendelijk de concept-inventaris kritisch te willen doornemen.

De stukken die jonger zijn dan 80 jaar, zijn slechts te raadplegen ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek na schriftelijke toestemming van de afdeling Medische Registratie van het Academisch Ziekenhuis.

mei 1981/december 1990, J.N. van der Meulen