De betrokkenheid van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht bij de Vereniging Oud-Utrecht is in personele en materiële zin altijd groot geweest. De deelname aan het bestuur was traditioneel (achtereenvolgens Van Schuijlenburg, Van Campen, Struick, Röhner, Mathijssen), de ledenadministratie werd jarenlang verzorgd door Knoester en Du Croo de Vries en het archief van de vereniging heeft altijd onderdak gevonden in het archiefgebouw. De archiefdienst was en is nog steeds de plaats waar bestuurs- en commissieleden het door hen gevormde archief konden en kunnen deponeren. Maar waar het woord deponeren ook kan worden vervangen door "dumpen" mag duidelijk zijn dat het hebben van een centraal archiefdepot slechts een schijnbaar voordeel is. Met andere woorden: het archief werd door de inventarisator als een ongestructureerde hoop papier aangetroffen. Het aanbrengen van een structuur was daarom een eerste vereiste. Tijdens de inventarisatie bleek dat het selecteren van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van groot belang was. Behalve de gangbare incidenteel te vernietigen stukken, bleken zeer veel stukken in veelvoud in het archief aanwezig te zijn. Veel bestuursleden hadden verschillende functies en er is veelvuldig gebruik gemaakt van moderne technieken als stencilmachines en kopieerapparaten.

De formele overdracht van het archief is nà de inventarisatie geregeld d.m.v. een overeenkomst van inbewaringgeving. Er zijn geen beperkende bepalingen t.a.v. de openbaarheid gesteld.