De gemeentearchivaris verstrekte bij brief van 8 juli 1997 opdracht aan ODRP facilitair BV de opdracht tot inventarisatie van het archief van de gemeente Nieuwegein over de periode 1971-1990. Per 1 januari 1998 is naar aanleiding van een fusie de naam van ODRP gewijzigd in DOXiS informatiespecialisten BV.

De opdracht omvatte de beschrijving van de reeksen dossiers en andere stukken die door de administratie op blijvende bewaring waren afgesteld. Diverse afzonderlijk gevormde series van bijvoorbeeld bouwvergunningen, hinderwetvergunningen, aan- en verkopen van onroerend goed e.d. zijn niet bij de inventarisatie betrokken.

Bij de inventarisatie konden de grenzen 1971 en 1990 niet altijd scherp worden afgebakend. Dossiers kunnen immers over deze grenzen heen doorlopen. Waar mogelijk is een scheiding aangebracht, maar dit bleek niet altijd goed mogelijk. Zo heeft men in de gemeente bijvoorbeeld de regel aangehouden, maar niet geheel consequent toegepast, dat verordeningen werden geplaatst in het archiefblok waarin zij werden vastgesteld. Dat betekent dat deze dossiers doorlopen tot aan de intrekking van de verordening, ook als dat pas na 1990 is gebeurd. Waar nodig zijn verwijzingen gemaakt. De verwijzingen naar de archieven van de voormalige gemeenten Jutphaas en Vreeswijk zijn beperkt tot verwijzingen naar de archieven in het algemeen, aangezien deze archieven nog in bewerking zijn of met de beschrijving nog moet worden gestart, waardoor het niet mogelijk is te verwijzen naar de individuele dossiers of omslagen.

Het archief van de gemeente, en daarmee deze inventaris, valt in twee hoofdgroepen te verdelen, de stukken van algemene aard en de stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen. Het eerste deel omvat alle bescheiden die niet als afzonderlijk onderwerpen kunnen worden gezien. Hieronder vallen bijvoorbeeld de notulen van de gemeenteraad, die immers over alle mogelijke onderwerpen gaan. Omdat de werkzaamheden van diverse raadscommissies niet onder één onderwerp te vangen waren is ervoor gekozen ook de notulen van alle raadscommissies onder de stukken van algemene aard te beschrijven. Voor de indeling van de 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' is in hoofdzaak de indeling aangehouden die in de dossierinventaris werd aangetroffen, te weten de Basisarchiefcode, uitgave 1979. Daarbij moet worden aangetekend dat verslagen en statistieken zowel onder 'stukken van algemene aard' als onder 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' voorkomen, omdat zij zowel verzameld (code -2.07.77) als verspreid naar onderwerp werden aangetroffen. Hetzelfde geldt in mindere mate voor de subsidieverlening aan diverse organisaties die deels verzameld (code -2.07.85, nu de paragraaf Verlening van garanties voor geldleningen en subsidies aan verenigingen en instellingen') en deels geordend op onderwerp werden aangetroffen.

De gedeponeerde archieven waren in de dossierinventaris beschreven onder het codegetal van het onderwerp waarop de werkzaamheden van het betreffende orgaan betrekking hebben. Zij zijn hier als afzonderlijke archieven beschreven. Ook hier wordt doorgaans het onderscheid 'stukken van algemene aard' en 'stukken betreffende afzonderlijke onderwerpen' toegepast, met een indeling 'organisme' en 'taak'. Alleen het archief van de stichting Bureau Medische Sportkeuring Nieuwegein was zo gering van omvang dat een verdere onderverdeling achterwege is gelaten. In overleg met mevrouw Van Deuren, archiviste van de gemeente, is ook in het archief van de Sportraad Nieuwegein een cesuur gelegd bij de jaarwisseling 1990-1991.

Uit het archief zijn bij de bewerking stukken geselecteerd voor vernietiging. Hierbij is uitgegaan van de "lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van na 1850", zoals deze in 1983 is vastgesteld door de Ministers van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenlandse Zaken. Niettemin zijn niet alle stukken die op grond van de vernietigingslijst zouden kunnen worden vernietigd ook daadwerkelijk geselecteerd: wanneer zij voor de lokale geschiedenis interessante of belangwekkende gegevens bevatten zijn zij van de vernietiging uitgezonderd. Eerder gemaakte keuzen van de organisatie inzake het bewaren van in principe voor vernietiging in aanmerking komende stukken, de zogenaamde 'historische selectie' is bewaard. Waar dit is toegepast is dit in deze inventaris aangegeven. De grootboeken van de diensten zijn vernietigd vanaf het dienstjaar 1986. De reden hiervoor is dat zij zodanig gecodeerde informatie bevatten dat zij nauwelijks bruikbaar zijn voor raadpleging. Deze grootboeken zijn overigens op grond van de vernietigingslijst 1983 vernietigbaar.

Persoonsdossiers van personeel zijn vernietigd of op toekomstige vernietiging afgesteld met uitzondering van die van bestuurders en hoge ambtenaren als de gemeentesecretaris, hoofden van diensten e.d. Dit betekent niet altijd dat elk dossier vanwege het historisch belang bewaard is. Vaak is het ook gebeurd om één lijn te trekken in de selectie.

Naar aanleiding van op- en aanmerkingen van de gemeentearchivaris tenslotte zijn stukken alsnog ter vernietiging voorgedragen of juist van het vernietigingsvoorstel verwijderd. Van de circa 261 meter die bewerkt werden resteren er na selectie nog ± 200.

Uit de te bewaren archieven zijn de nietjes, spelden, paperclips en oude omslagen verwijderd en vervangen door zuurvrije omslagen en - met uitzondering van de bescheiden die niet in de standaard-archiefdozen passen - zuur-, metaal- en lijmvrije dozen. Aanvankelijk zijn bij de bewerking versleten scheidingsstroken vervangen door nieuwe, vanaf het moment dat zuurvrije tabstroken beschikbaar werden gesteld zijn alle exemplaren vervangen door zuurvrije. Overeenkomstig de wens van de gemeentearchivaris is bij de plaatsing van archiefstukken uitsluitend rekening gehouden met het formaat. Er is daarom geen rekening gehouden met de mogelijkheid tot afzonderlijke plaatsing van materialen als geluidsbanden en microfilms, indien men die onder andere klimatologische bewaaromstandigheden zou willen brengen.

Van de geconstateerde schade aan de in deze inventaris beschreven stukken is een rapport opgemaakt.

In sommige gevallen is de openbaarheid van dossiers beperkt om de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen te beschermen. De stukken zijn dan pas vanaf een bepaald jaar vrij ter inzage. Daarbij is uitgegaan van het jaar waarin de betreffende persoon de leeftijd van 100 jaar zou bereiken. De dossiers inzake personen die ten tijde van de inventarisatie reeds waren overleden zijn openbaar. Ook de openbaarheid van enkele dossiers inzake de DOC-pijpleiding (ook wel NATO-pijpleiding) is beperkt, echter op verzoek van de gemeentearchivaris uit overwegingen van landsbelang.

De inleiding is geschreven in Word 6.0, het inventarisgedeelte en de indices zijn aangemaakt met behulp van het inventarisatie-programma Arctrak. Dit is een database-programma dat speciaal voor deze toepassing is ontwikkeld. Het gebruik van een database heeft echter wel enkele consequenties voor de lay-out. Het programma kent bijvoorbeeld niet de mogelijkheid accenten en trema's te gebruiken. De plaats en vormgeving van titels wordt door het programma bepaald, waardoor niet voorkomen kan worden dat titels een enkele keer onderaan een pagina staan. Het systeem herhaalt de hoofdomschrijving van verzamelomschrijvingen, indien deze niet op één bladzijde passen.