Het kan zijn, dat u een zeer specifieke vraag hebt, waar alleen de notulen antwoord op geven, zoals b.v."wat bracht het gemeentebestuur ertoe een nieuwe school te bouwen, terwijl het leerlingenaantal terugliep?" De overwegingen, die daartoe geleid hebben zult u in de notulen terug kunnen vinden. Maar laten we er eens vanuit gaan, dat u een meer algemene vraag hebt, dan zult u meerdere informatie bevattende elementen moeten raadplegen. Stel b.v. u wilt het een en ander weten over het functioneren van de nachtwacht in Jutphaas. Het beste kunt u dan beginnen met het raadplegen van de afzonderlijke onderwerpen. Deze zijn het meest toegankelijk, omdat ze als zodanig in de inventaris staan beschreven. U vindt hier inderdaad iets, maar niet genoeg naar uw zin. Dat is zeer wel mogelijk, want het is zeker niet zo, dat die afzonderlijke onderwerpen per onderwerp "compleet" zijn. Een groot deel van de onder de afzonderlijke onderwerpen genoemde stukken bevindt zich nl. in de correspondentie.

Als volgende stap zou u de gemeenteverslagen kunnen raadplegen. Deze werden jaarlijks opgemaakt door B&W, en naast informatie inzake de bevolkingsontwikkeling, samenstelling van het gemeentebestuur, vastgestelde verordeningen, de toestand van het archief, en van de geldmiddelen, en informatie betreffende militaire zaken, kerkelijke zaken, onderwijs, armenzaken, landbouw, nijverheid, treft u ook het een en ander aan m.b.t. politiezaken. Hierbij is ook iets over de nachtwacht te vinden. Helaas zijn de in Jutphaas aanwezige gemeenteverslagen vaak routinematig en onvolledig ingevuld, zodat u misschien niet tevreden gesteld zult zijn. Een volgende stap zou dan kunnen zijn, het raadplegen van de notulen. Deze zijn veel minder toegankelijk dan de afzonderlijke onderwerpen, omdat er bij de meeste notulenboeken geen index is. Het raadplegen van de notulen is dan ook vaak een tijdrovende bezigheid, hoewel het ongetwijfeld de moeite loont, want alle belangrijke ontwikkelingen in de gemeente zijn erin terug te vinden, dus ook de aanstelling van nachtwachten. Uw dorst naar kennis is echter nog niet gelest, en u wilt weten of het gemeentebestuur ooit eens met een persoon of instelling correspondentie heeft gevoerd m.b.t. de nachtwacht. Hiervoor kunt u terecht in de correspondentie, welke verschillende toegangen bezit, welke de vroegere administratie heeft vervaardigd, zoals agenda's en indicateurs. En ongetwijfeld treft u ook hier het een en ander aan m. b. t. de nachtwacht. De verschillende systemen van correspondentieordening kunnen de nodige verwarring scheppen, zie hiervoor de verantwoording van de inventarisatie.

Daarnaast dient u bij de correspondentie nog op de volgende zaken te letten:
1. tot 1876 zijn de afschriften van uitgaande stukken opgenomen in zgn. copieboeken, vanaf die datum zijn ingekomen en uitgaande stukken één geheel.
2. Behalve de te verwachten brieven en circulaires, treft u in de correspondentie ook de meest uiteenlopende statistische gegevens aan, vanaf 1875 tot ca. 1910. Dit betreft o.a. statistiek m.b.t. vaccinatie, kiezers, werking der armenwet, aanwezige geneeskundigen, bevolkingsontwikkeling , inkwartiering, landbouw, drankvergunningen, politiewezen.
Een meestal onvermoede bron van informatie wordt gevormd door de jaarrekeningen en bijbehorende bijlagen. Alle gemeentelijke handelingen, waarin op de een of andere manier geld betrokken is, zijn hierin terug te vinden. Door middel van de rekeningen en bijlagen kan op een breed scala van vragen een antwoord gegeven worden, door inkomsten en uitgavenposten onder te loep te nemen. Dit geldt in versterkte mate voor de periode 1814-1817, waarover geen notulen aanwezig zijn. U kunt dan uit de rekening en bijlagen opmaken of er een vroedvrouw aangesteld was, hoeveel lantaarns er in de gemeente aanwezig waren, wat de plaatselijke onderwijzer verdiende etc. Ook de belastingkohieren bevatten veel nuttige en impliciete informatie.