Het archief, dat op 28 september 1992 door de directrice van het Catharijne College aan de Amerikalaan overgedragen is aan de gemeentearchivaris, is niet volledig. Enkele indexen op de ingekomen en de uitgaande stukken lopen door tot het opheffingsjaar 1970, maar de series ingekomen en minuten van uitgaande stukken hebben als eindjaar respectievelijk 1965 en 1962. Notulen van vergaderingen van leerkrachten zijn slechts aanwezig van 1928-1941, registers van de leerlingen houden in de jaren '30 op en staten van de rapportcijfers van de leerlingen van de dagschool en de avondschool zijn er t/m respectievelijk 1955/56 en 1960/61.

Bij de verklaring van overbrenging was een zeer globaal lijstje van de archiefbescheiden gevoegd, maar de bestanddelen bleken geheel door elkaar geraakt te zijn. Tijdens de inventarisatie konden enkele series ingekomen en/of minuten van uitgaande stukken gereconstrueerd worden, die op diverse manieren gerangschikt bleken te zijn. De serie van 1917-1950 is per periode van een aantal jaren geordend in genummerde rubrieken. De periodes overlappen elkaar en de rubrieknummers zijn niet in alle periodes gelijk. Helaas zijn geen lijsten aangetroffen waarin de rubrieknummers verklaard worden. De series ingekomen stukken van 1950-1965 en minuten van uitgaande stukken van 1950-1962 zijn beter toegankelijjk: de stukken zijn per jaar genummerd en vanaf 1955 zijn alfabetische naam- en trefwoordenindexen aangelegd die verwijzen naar de nummers. Ondanks de soms onlogische en moeilijk te doorgronden rangschikking is de oorspronkelijke orde van de series gehandhaafd. Ook is niet getracht om stukken die tijdens de archiefvorming uit de series gelicht waren, weer in te voegen. Stukken over een bepaald onderwerp die afzonderlijk beschreven zijn, kunnen daardoor over andere jaren ook in de series ingekomen en/of minuten van uitgaande stukken voorkomen.

De dag- en de avondschool zijn verschillende keren van naam veranderd. In de inventaris zijn deze naamswijzigingen niet aangegeven. Er wordt kortweg gesproken van dagschool en avondschool. Alle stukken van vóór november 1917 betreffen de Cursus voor Lager Handelsonderwijs, die 's avonds gegeven werd. Daarna bestonden naast elkaar de Dagschool en de Avondcursus voor Handel en Administratie, die vanaf 1935 Middelbare Handels(dag)school en Middelbare Handelsavondschool genoemd werden. Als stukken alleen de dagschool of de avondschool betreffen, is dat in de beschrijving vermeld. De rubrieken Leerlingen en Onderwijs zijn uit praktische overwegingen gesplitst in drie subrubrieken: Dag- en avondschool (met stukken over zowel dag- als avondonderwijs), Dagschool en Avondschool.

Tijdens de inventarisatie zijn inentingsbewijzen (pokkenbriefjes), geboortebewijzen en andere bijlagen bij inv.nr. 91 en diverse dubbele stukken ter vernietiging afgezonderd (0,09 m). Aan het archief zijn programma's toegevoegd die in de bibliotheek aanwezig bleken te zijn. Uiteraard zijn in de archieven van het gemeentebestuur van Utrecht (toegang 1007-3) ook veel stukken te vinden over de Middelbare Handelsschool en Handelsavondschool; in de inventaris wordt naar specifieke inventarisnummers van die toegang verwezen. In de verklaring van overbrenging uit 1992 zijn geen beperkingen van de openbaarheid vastgesteld. Het archief heeft een omvang van 3,85 m.