Stelregel bij het inventariseren van archieven is het structuurbeginsel. Volgens dat beginsel is een archief een geheel, waarvan de historisch bepaalde eigenstructuur niet mag worden verstoord of zo nodig moet worden hersteld. Bij de inventarisatie van het archief van de USLO is echter van dit principe afgeweken, ook al had dat archief wel degelijk een eigen structuur. De reden daarvan is dat bij het ordenen van het archief destijds een rubriekenstelsel is gebruikt. *  Bij een rubriekenstelsel worden stukken niet op zaak opgeborgen maar op onderwerp met als nadeel dat bij het toenemen van het aantal stukken binnen een rubriek stukken die betrekking hebben op één bepaalde zaak (archiefbescheiden zijn altijd opgemaakt of ontvangen ter behandeling van één bepaalde zaak) steeds moeilijker terug te vinden zijn. In 1982 werd alsnog overgestapt op de basis archiefcode van de VNG (BAC). De BAC is een dossiercode en is juist ook bedoeld om stukken specifiek op zaak te kunnen ordenen. Men gebruikte de codes echter als rubriekaanduidingen. Zo legde men opnieuw brede verzamelmappen aan met stukken die weliswaar betrekking hadden op een zelfde onderwerp, maar die qua zaak weinig of niets met elkaar te maken hadden. Kortom, het archief was weinig toegankelijk. Bij aanvang van de inventarisatie werd daarom besloten de naar rubriek geordende stukken alsnog naar zaak te ordenen en ze als zodanig ook te beschrijven in de inventaris.

Bij dat omzetten was echter al meteen duidelijk dat niet het hele archief hoefde te worden omgevormd. Inventariseren is voor een deel ook selecteren tussen te bewaren en te vernietigen stukken en gezien de uitvoerende taak van de USLO lag het in de lijn der verwachting dat het archief veel stukken zou bevatten die ook betrekking zouden hebben op dagelijks terugkerende zaken en dus te vernietigen zouden zijn. Alleen de rubrieken waarvan verwacht kon worden dat ze belangrijk materiaal zouden bevatten zijn aangepakt. De 'uitvoerende' rubrieken zijn alleen steekproefsgewijs doorgelopen en vervolgens als te vernietigen bestand beschreven. * 

Bij het omvormen van de 'belangrijke' rubrieken *  bleek echter al gauw dat die niet compleet waren. De USLO was wel een uitvoerend orgaan, maar het was geen onderafdeling van de gemeente. Het was een zelfstandige organisatie, een stichting, en in het kader van het functioneren van stichting heeft de USLO stukken opgemaakt en zijn ook bij de stichting stukken binnengekomen die betrekking hadden op de afhandeling van zaken van een zeker gewicht. Dergelijke stukken werd echter bij het doorzoeken van de rubrieken nauwelijks aangetroffen. Er zijn stukken voor blijvende bewaring geselecteerd. Van die stukken zijn dossiers gevormd verpakt en als zodanig beschreven in de inventaris. Maar het is wel zeker dat er veel meer was. Zo ontbreken onder meer advies- of beleidsstukken uit de jaren 1927 tot 1970, evenals de meeste notulen van de vergaderingen van het bestuur van de USLO sinds 1938. Gebruikelijk was het blijkbaar de stukken die betrekking hadden op het lopende werk ter archivering aan te bieden, maar de meer beleidsmatige stukken achter te houden en die zijn dan wellicht bij reorganisaties of verhuizingen verloren gegaan.

Niettemin is van wat aan belangrijke stukken overbleef een nieuw archief gevormd en is als toegang op dat archief ook een inventaris geschreven. Die is opgezet volgens het gebruikelijke model van de onderverdeling tussen 'stukken van algemene aard' en 'stukken betreffende bijzondere onderwerpen'. De paar belangrijke vergaderstukken die bij het doorzoeken van de rubrieken werden aangetroffen, evenals de jaarverslagen van de USLO, staan beschreven in het eerstgenoemde hoofdstuk, de overige bescheiden in het tweede hoofdstuk, waarbij moet worden aangetekend dat ten behoeve van de overzichtelijkheid dit hoofdstuk nog verder is onderverdeeld in een aantal subhoofdstukjes.

Bij de inventarisatie werden ook stukken aangetroffen die niet door de USLO zelf zijn opgemaakt of ontvangen maar wel direct verband hielden met de taakuitoefening van de USLO. Het betreft archiefbescheiden over de periode 1924-1925 van de voorloper van de USLO, de commissie voor Lichamelijke Oefening en stukken van de N.V. Overdekte Zwem- en Badinrichting te Utrecht (OZEBI) over de periode 1919-1960. Deze stukken staan beschreven in het laatste hoofdstuk van deze inventaris, het hoofdstuk Gedeponeerde Archieven.

Het archief van de USLO is dus alles behalve compleet. Maar betekent dat nu ook dat het onmogelijk is de gebeurtenissen die in de vorige eeuw plaats vonden op het gebied van de sport in Utrecht te reconstrueren? Er is echter nog het archief van de gemeente Utrecht. Als uitvoerder van gemeentelijke taken onderhield de USLO met de gemeente Utrecht de meest directe contacten. Er kan vanuit worden gegaan dat veel stukken die in de loop der tijd zijn opgemaakt en ontvangen door de USLO en die nu in het archief ontbreken terug te vinden zijn in het archief van de gemeente Utrecht. Het is dus aan te raden dat wanneer men onderzoek doet naar zaken op het gebied van de sport in Utrecht in eerste instantie niet het archief van de USLO raadpleegt, maar dat van de gemeente Utrecht.

Het archief van de USLO had bij aanvang van de inventarisatie een omvang van 72,50 strekkende meter. 70 strekkende meter is aangeboden voor vernietiging. Bleef voor bewaring over 2,6 strekkende meter.

Bij overbrenging van het archief van de USLO naar Het Utrechts Archief zijn geen beperkingen aangebracht ten aanzien van de openbaarheid.

Utrecht, 2005
M.J.E. van den Kerkhoff en Aat in 't Hout