De archiefvorming voor de P.P.D. geschiedde decentraal bij de dienst.
Vanaf januari 1978 werden de archiefmedewerkers ondergebracht bij de afdeling Interne Zaken van de provinciale griffie.( G.S. besluit d.d. 16 dec.1977).
De stukken werden ingeschreven in chronologische volgorde door gebruik te maken van het zgn. fichedoorschrijfsysteem.
In de periode 1985-1989 werd er gebruik gemaakt van het geautomatiseerde inschrijfsysteem V.A.C.
De archiefstukken werden zaaksgewijs geordend volgens een code, welke in eigen beheer was ontwikkeld.
Medio jaren tachtig werd dit systeem verlaten en ging men over op de Basis archiefcode VNG.
Uitsluitend bij de opzet van het bestemmingsplannen-archief legde men een koppeling met het tekeningen-archief van de P.P.D., door dezelfde code te hanteren voor de kaarten en de dossiers.
Er is van 1943 tot 1989 een dossierinventaris bijgehouden door de registratuurmedewerkers.
Er zijn in het archief weining hiaten aangetroffen, uitsluitend de jaarverslagen werden ontleend aan het archief van gedeputeerde staten.
Van de beginperiode zijn er niet veel stukken aangetroffen.