Toen werd begonnen met de inventarisatie van het archief van de NV Stadsschouwburg was het archief ongeordend en bezat het geen interne structuur. Weliswaar vielen er een aantal langlopende series en blokken in te onderscheiden, maar een verband tussen al die onderdelen en series ontbrak. Dat verband, zo noodzakelijk voor een goede raadpleegbaarheid van het archief, is achteraf aangebracht door de inventarisator.

Bij de structurering van het archief zijn in de eerste plaats die onderdelen van het archief afgescheiden die er niet direct in thuishoorden. Het eigenlijke archief van de NV Stadsschouwburg bestrijkt de periode 1939-1990, maar aanvankelijk waren in het archief ook stukken opgenomen van voor en na deze periode, stukken van voorgangers van de stadsschouwburg en stukken van de organisatie nadat de schouwburg gemeentelijke tak van dienst was geworden. De stukken van voor 1939 zijn opgenomen in het archief als stukken deel uitmakend van gedeponeerd archief, de stukken van na 1990 zijn doorgeschoven naar een volgend in de toekomst te inventariseren blok.

In het eigenlijke archief werd vervolgens een scheiding aangebracht tussen stukken die meerdere onderwerpen tegelijkertijd behandelen en stukken die werden gevormd ter behandeling van een aparte zaak. Notulen werden binnen de categorie stukken van algemene aard geplaatst, alle stukken met een meer specifieke inhoud werden ondergebracht binnen de categorie stukken betreffende bijzondere onderwerpen. Dit hoofdstuk is dan verder weer onderverdeeld in deelhoofdstukken.

Het meest omvangrijke hoofdstuk van de inventaris is het hoofdstuk exploitatie. Dit hoofdstuk geeft immers weer waar het allemaal bij de schouwburg om draait: het op het toneel brengen van theaterproducties. In dit hoofdstuk vindt men de contracten met de gezelschappen en ook de programmaboekjes die de diverse gezelschappen uitgaven naar aanleiding van de door hen uit te voeren producties. Tevens vindt men hier de zogenaamde borderellen, boekhoudkundige bescheiden die werden (en nog steeds worden) opgemaakt telkens na afloop van de voorstelling. Hoewel het hier een categorie stukken betreft die officieel had kunnen worden voorgedragen voor vernietiging is er voor gekozen deze stukken te bewaren. Het bestand geeft namelijk in detail weer op welke datum welke theatergroep welke voorstelling gaf en hoeveel toeschouwers er waren.

Gaat het hier om een weergave van de primaire activiteiten van de stadsschouwburg, in dit hoofdstuk zijn tevens de stukken ondergebracht die zijn gevormd als uitvloeisel van verder weg gelegen activiteiten, zoals de exploitatie van restaurant Esplanade en het Gebouw voor Kunsten en Wetenschappen. Beide instellingen werden beheerd door eigen NV's en als zodanig zou er iets voor te zeggen zijn geweest ook de archieven van deze NV's als zelfstandige eenheden op te vatten en als geheel apart in de inventaris te beschrijven. Tijdens de inventarisatie bleek echter al gauw dat beide instellingen zo nauw bij het schouwburgbedrijf zelf betrokken waren, dat het geheel verantwoord was de stukken integraal op te nemen in het schouwburgarchief. Als zodanig zijn de stukken ook beschreven. Hoe sterk de archieven van de schouwburg en restaurant Esplanade met elkaar verweven waren, blijkt bijvoorbeeld uit de serie jaarrekeningen van de schouwburg. Restaurant Esplanade was gehuisvest in de stadsschouwburg. Beide instellingen hadden daarom een gecombineerde balans.