Ten grondslag aan het archief van de Raad voor de Zending liggen de archieven van de verschillende zendingscorporaties. Tot 1927 kenden de corporaties hun eigen archiefvorming, ook de combinatie SZC had haar eigen aparte archiefvorming en zelfs het Zendingsbureau, het secretariaat van de SZC, vormde nog een eigen apart archief. Aan de hand van eigentijdse bronnen kan enigszins gereconstrueerd worden hoe de verschillende archieven in de jaren twintig van de vorige eeuw hebben gefunctioneerd. Dat was zoals blijkt uit een brief van de toenmalige administrateur van het SZC, J.H. van Welzen, problematisch:
“Reeds lang werd, telkens weer opgemerkt dat de registratuur en het opbergsysteem verkeerd zijn, niet voldeden. Hoe meer b.v. de vragen der zendelingen –wetenschappelijk- aan de historisch geworden toestanden- aan de feiten in het verleden en heden op de verschillende tijden getoetste antwoorden vragen, des te meer zal de behoefte toenemen aan een geordend archief. Voortsukkelen op de oude weg kan niet anders dan tot toenemende teleurstelling leiden.”
Deze brief stamt uit 1926 en we kunnen eruit afleiden dat de eigentijdse toegankelijkheid van het archief te wensen overliet. Als reden hiervoor geeft hij aan:
“…in de zendingsbureaux te Oegstgeest en Rotterdam zijn met niet veel moeite 6 of 7 plaatsen aan te wijzen waar brieven ‘geborgen’ worden die als regel niet te vinden zijn dan door degene die ze geborgen heeft.”
En dat:
“vrijwel allen die aan het zendingsbureau verbonden zijn en als zodanig geroepen zijn correspondentie te voeren ‘heilige huisjes’ hebben. Vrijwel allen hebben een eigen ‘brievenkast’, een eigen ‘opbergsysteem’, een eigen ‘archiefje’ (zie inv.nr. 3327).

De archieven van de corporaties zijn in de jaren twintig van de vorige eeuw overgegaan van hun oorspronkelijke bewaarplaats, de verschillende vestigingsplaatsen van de archiefvormers, naar een gezamenlijke archiefbewaarplaats in Oegstgeest, alwaar het Zendingshuis zich bevond. *  Het deelarchief waarin de archieven van de corporaties tot 1927 verzameld zijn werd ‘Oud Archief’ genoemd. Na de overdracht is er weinig bekend over wat er met het ‘Oud Archief’ is gebeurd. Wel weten we dat ‘tientallen dossiers’ uit het oud archief in de jaren veertig verloren zijn gegaan wegens waterschade. Dit wordt medegedeeld door de archivaris die in de jaren vijftig in dienst kwam bij de Raad voor de Zending, Ds. F. Slump. Hij vermeldt echter niet wat er precies verloren is gegaan. Het ‘Oud Archief’ is in de jaren zestig door deze F. Slump ‘geïnventariseerd’. Hij heeft een plaatsingslijst gemaakt voor de verzamelde archieven van de zendingscorporaties, de Zendingsschool, de SZC en het Zendingsbureau en heeft daarbij een inleiding op de archieven geschreven. Het ‘Oud Archief’ loopt tot 1927, echter als naar de plaatsingslijst van Slump wordt gekeken, is te zien dat er nog archiefstukken tot 1952 in het ‘Oud Archief’ terecht zijn gekomen.

Zoals Van Welzen al aangaf was een wijziging in de archiefvorming hard nodig en dankzij de samenwerking tussen de verschillende corporaties kon men vanaf 1928 gezamenlijk één centraal archief gaan vormen op het Zendingsbureau te Oegstgeest, volgens de volgende richtlijn van Van Welzen:
“Alle correspondentie van het zendingsbureau of de aangesloten corporaties gevoerd door de directoren in Oegstgeest of Rotterdam, door boekhouder of administrateur of wie dan ook behoort toe aan-en moet geborgen worden in het archief van het zendingsbureau.” (zie inv. nr. 3327)
Er werd een dossierstelsel ingevoerd, waarbij een rangschikking volgens decimale code werd gehanteerd. Deze code-indeling werd afgeleid van de Universele Decimale Code (UDC), en is door Van Welzen samen met J.A. Zaalberg op de organisatie toegespitst. Het archief dat vanaf 1928 ontstond werd het ‘Archief Zendingsvelden’ genoemd. Er kwam een Archiefafdeling die zich bezighield met archivering. *  Over de ontstaanscontext van dit archief is vrij veel bekend, dankzij Van Welzen die een dossier over de invoering van de UDC-code heeft aangelegd. * 

Vanaf 1947 werden de stukken betreffende Nederland (en Europa) apart gehouden van het ‘Archief Zendingsvelden’ en werd daarmee het ‘Archief Binnenland’ gevormd. Na 1947 kwam er in plaats van de verschillende corporaties, één archiefvormer, de Verenigde Nederlandse Zendingscorporaties (VNZ), daarna in 1952 de Raad voor de Zending. Afgezien van het feit dat het onderscheid tussen de verschillende corporaties werd opgeheven en de verschillende zendingsvelden in clusters werden opgedeeld, bleef de archiefvorming echter in grote lijnen gelijk. Wel werd er uiteindelijk een vereenvoudigde code toegepast, vanaf 1951 in het ‘Archief Binnenland’ en vanaf 1953 ook in het ‘Archief Zendingsvelden’.

In 1984 vond er een reorganisatie plaats en werd een nieuw ordeningsprincipe ingevoerd naar secretariaten (afdelingen) en (overzeese) partner-organisaties en werd het onderscheid ‘Zendingsvelden’ en ‘Binnenland’ opgeheven. De secretariaten die de archivering verzorgden waren onder meer Algemene Zaken, Nederland, Educatie, Communicatie, Publiciteit, Financiën en Vrouw-Man. Daarnaast waren er de secties Azië, Latijns-Amerika, en Afrika

De archieven van 1928 tot 1984 worden ook wel ‘het codearchief’ genoemd. Er was vanaf 1984 echter geen sprake van een breuk met de voorliggende periode. De continuïteit in de organisatie en het archiefsysteem van de RvdZ met de periode vóór 1984 was overheersend: vanaf 1984 maakte iedere secretaris gebruik van een lijst met codenummers voor specifieke dossiers, het zogenaamde ‘geschoond codeboek’, dat in veel opzichten leek op het codearchief.