Toen dit gemeentearchief medio 1943, tegelijk met het archief der voormalige gemeente Schin op Geul naar het Rijksarchief in Limburg te Maastricht voor herordening en inventarisatie werd overgebracht, had het uiterlijk een vrij behoorlijk verzorgd aanzien.

Ofschoon er van het archief in de loop der jaren twee inventarissen zijn gemaakt, respectievelijk daterende van 10 april 1837 en van ±1934, kan men niet aannemen dat toen tegelijkertijd een ingrijpende ordening van het archief heeft plaats gevonden; trouwens bedoelde inventarissen geven slechts een zéér summier overzicht van de aanwezige archiefstukken.
Hoogstens heeft men toen getracht de losse stukken enigszins chronologisch te ordenen, waarvan nog sporen aanwezig waren, doch met het overgrote merendeel der bescheiden wist men geen raad; ze werden enigszins methodisch opgeborgen.
Uit verschillende rapporten van de Rijksarchivaris Dr. Panhuijsen, opgemaakt naar aanleiding van zijn inspecties blijkt, dat er geen "oud-archief" d.w.z. archief van vóór 1795 aanwezig was en slechts enkele stukken uit de Franse Tijd.
Voorts werd er geconstateerd, dat de archieven materieel goed verzorgd waren en dat het archief van vóór 1927 enigszins geordend was, dat er een zéér summiere lijst van was opgemaakt, doch niet geïnventariseerd was.

Bij de aankomst aan het Rijksarchief in Limburg te Maastricht konden wij, wat de ordening betreft, het volgende constateren:
1. Uiterlijk was het archief behoorlijk verzorgd en in portefeuilles en dozen verpakt.
2. De stukken van ±1800-1927 waren enigszins chronologisch geordend tenminste voor zover het de correspondentie betrof. De rest was enigszins methodisch bij elkaar gezet volgens genoemde summiere lijst. Daar er echter geen doorlopende nummering op de stukken was aangebracht, gaf dit aan ons werk weinig voordeel.
3. De stukken van 1927 tot 1940 waren systematisch geordend volgens een alphabetisch rubriekenstelsel.

De methode welke wij voor de ordening van dit archief zouden volgen lag voor de hand. Voor wat de "correspondentie" betreft zou van ±1800-1926 een chronologische reeks worden gevormd van losse stukken, ingekomen bij en uitgegaan van het gemeente-bestuur. Al deze stukken zouden dus zuiver chronologisch moeten worden gerangschikt op jaar en datum en per jaar gebundeld en genummerd worden.
Wat er uit deze reeks "correspondentie" of beter gezegd "ingekomen en verzonden stukken" moest worden gelicht volgt hierna.

Het rubriekenstelsel, dat in de gemeente Oud-Valkenburg vanaf 1927 tot de annexatie in 1940 voor de correspondentie is gebruikt en hetgeen consequent toegepast en volgehouden werd is, zoals men kan naslaan in zijn geheel behouden. Alleen zijn er uitgelicht, die stukken, welke tot dossiers behoorden en de tot series-verenigde, jaarlijks terugkerende stukken, b.v. correspondentie betreffende rekeningen en begrotingen, voorzover hiertoe nog niet was overgegaan.
Bij de beschrijving van de alphabetische geordende reeks van rubrieken hebben wij de bestaande aanduidingen of de gebruikelijke benamingen overgenomen met de daarbij behorende nummering (tussen haakjes achter de benaming), bijvoorbeeld: Brandweer (B. 10), Mijnwezen (M. 30.), enz.

Naast de aanduiding van de jaren tussen welke er stukken aanwezig zijn in de omslag, is in een verklarende note nog eens vermeld, welke soort stukken men in bedoeld nummer kan aantreffen. Dit is vooral gedaan met het oog op de toekomst, wanneer wellicht alle gemeenteambtenaren, vertrouwd met het registratuurstelsel van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten en denkend volgens dit stelsel, zich niet meer kunnen realiseren, hoe onder een bepaalde rubriek een of ander stuk geplaatst is kunnen worden en tevens ook in verband met de alphabetische zakenklapper (zie bijlage hierachter) die bij het vinden van een stuk een wegwijzer moet zijn naar de in de rubrieken genoemde zaken en onderwerpen.
De gehele correspondentie, de beide groepen, zowel de chronologische als de rubriekenreeks, zijn als 2 series onder de stukken van algemene aard ondergebracht, als behorende bij de series aldaar berustende correspondentieregisters en indicateurs.

Met de registers van Notulen en Besluiten van Burgemeester en Wethouders en van de Raad, de registers van Verordeningen, de correspondentieregisters, zoals copieboeken en indicateurs, vormen de hierboven genoemde correspondentie-series, de stukken en verzamelingen van "algemene aard".

De andere archiefstukken zijn gerangschikt naar hun aard onder de afdeling "Stukken van bijzondere aard". Bij de rangschikking van deze bescheiden hebben wij ons in grote lijnen gehouden aan indelingen gebaseerd op de "Code", waar dit nog nodig was hebben wij de code gevolgd tot in de kleinere afdelingen.

Immers bij de inventarisaties door de Dienst der Inspectie van de gemeente- en waterschapsarchieven in de Provincie Limburg, aan het Rijksarchief in Limburg te Maastricht, wordt gevolgd het "Inventaris-Model", dat werd ontworpen door de Archief-Commissie van de Vereniging van Nederlandse gemeenten gebaseerd op de "Code", ten behoeve van de archiefordening der gemeenten, uitgegeven door de Vereniging van Nederlandse gemeenten, dit is volgens het model. De correspondentie stukken werden bij deze ordening niet ondergebracht onder de rubrieken van "bijzondere aard". Het classeren van deze correspondentie volgens de orde van de code zou te omvangrijk en te tijdrovend zijn en daardoor in evenredigheid met het nut van deze ordening een té kostbaar werk worden. Wat de ordening van deze correspondentie betreft zagen we reeds wat hiermede gebeurde.

Alvorens echter te kunnen beginnen aan de ordening en inventarisatie van de "stukken van bijzondere aard" moesten eerst alle stukken, welke onder deze rubriek vallen, bijeen worden gebracht en vele archiefstukken welke hiervoor in aanmerking, komen, zaten verscholen vooral tussen de "correspondentie" en de "bijlagen der rekeningen".
De ondervinding heeft geleerd, dat bij de ordening van de bijlagen der rekeningen en de z.g. "correspondentie" of de ingekomen en verzonden stukken nog vele belangrijke stukken te voorschijn komen, welke door een nadere omschrijving meer tot hun recht kunnen komen. Om deze reden werden deze 2 verzamelingen ook direct in het begin onder handen genomen en "gezuiverd" van de meer belangrijke archiefstukken die later onder "stukken van bijzondere aard" beschreven moesten worden.

Bij het ordenen van de pakken bijlagen der rekeningen werden:
a. terstond verwijderd die archiefstukken, welke niet waren opgemaakt om als bijlagen bij die rekening te dienen. Hier denken wij b.v. aan akten van aan- en verkoop, verpachting, schoolgeldkohieren enz., die uitsluitend dienden als bewijsstuk bij de ingezonden rekening. Deze archiefstukken werden gelicht om naderhand beschreven te worden onder de afdeling "bijzondere aard", om ze meer tot hun recht te doen komen
b. tegelijkertijd de bijlagen, welke na 40 jaren voor vernietiging in aanmerking kwamen, afgescheiden van de stukken, die steeds bewaard moeten blijven. De voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden werden in een apart pakje gebonden en voorzien van hetzelfde nummer van de inventaris. Op dit pakje staat tevens het jaartal vermeld, waarin deze stukken kunnen worden vernietigd.