De archieven van de bisschop van het eerste bisdom Roermond, het officialaat en het kathedrale kapittel werden in 1970 door het bisdom Roermond aan het Rijksarchief in Limburg in bewaring gegeven. Sinds de ordeningswerkzaamheden van Hanssen was er wel een rudimentair onderscheid tussen deze drie archieven, maar, zoals beschreven, waren vele dossiers uit het archief van het officialaat en bescheiden van het kathedrale kapittel in het archief van de bisschop opgenomen. Alle drie archieven kenden een gedeelte dat geheel niet geordend was.

In 2008 werd met de (her)ordening van het cluster archieven van de bisschop, officialaat en kathedrale kapittel gestart. Het archief van het kathedrale kapittel werd als eerste ter hand genomen. Het geordende en ongeordende gedeelte van dit archief bevatten stukken behorend tot het archief van de bisschop, het officialaat, de pastoor van Roermond en diverse broederschappen. In het archief van de bisschop, in het geordende en ongeordende gedeelte, waren tal van stukken van het kathedrale kapittel aanwezig. Door een grote uitruilactie tijdens de inventarisatie werden de archieven van de bisschop, het officialaat en het kapittel in een eerste ronde al ontdaan van vele (losse) stukken die tot een ander archief behoren.

Tot het begin van de ordening van het archief van het officialaat in januari 2011 werden tot dit archief ook de brieven van pastoors gerekend, waarin dispensatie in huwelijksbeletselen wegens bloed- en/of aanverwantschap en dispensatie van kerkenroepen werd gevraagd. Deze verzoeken waren evenwel gericht aan de bisschop en de dispensaties werden blijkens de protocollen van beschikkingen van de bisschop, door deze verleend. De brieven behoren derhalve tot het archief van de bisschop en werden naar dit archief overgebracht. De officiaal was wel betrokken bij de uitvoering van door de paus of nuntius verleende dispensaties.

De door kapelaan Hanssen in het archief van de bisschop opgenomen procesdossiers die bij de officiaal waren ingediend, werden naar het archief van de laatste overgebracht. Aan de andere kant werden uit het archief van het officialaat enige dossiers van processen die voor de bisschop waren gevoerd, naar het archief van de bisschop overgebracht. De procesdossiers uit de perioden 1732-1741 en 1764-1769, waarin de bisschop zelf de functie van officiaal uitoefende, maar gebruik maakte van de fungerende griffier, niet van zijn eigen secretaris, werden geacht tot het archief van de officiaal te behoren.

Wanneer een priester dan wel een clericus werd voorgedragen voor een pastoorsambt, kapelanie respectievelijk een beneficie, maakte de bisschop de voordracht in de zogenaamde “proclamationes” bekend, waarbij tevens eventuele tegenkandidaten werden opgeroepen zich bij het officialaat te melden. Voorzien van een attest van de pastoor dat de “proclamationes” gedurende drie zondagen in de parochiekerk waren afgekondigd, begaf de kandidaat zich naar het officialaat en liet eventuele andere rechthebbenden dagen. Verscheen iemand ter zitting die meer recht meende te bezitten, dan startte een procedure voor de officiaal. Verscheen geen tegenpartij, dan werd zulks tijdens de zitting door de officiaal vastgesteld. Met een uittreksel van het verslag van de zitting en de “proclamationes” begaf de kandidaat zich weer naar de bisschop en kreeg tenslotte de benoemingsakte. De “proclamationes” en het uittreksel behoren in deze gevallen niet tot het archief van de officiaal, maar tot dat van de bisschop.

In april 2013 werd gestart met de (her)inventarisatie van het in de voorafgaande jaren opgeschoonde archief van de bisschop. Tijdens de ordening werden de archiefbescheiden van de pastoor en het stadsbestuur van Venlo overgedragen aan het gemeentearchief aldaar, stukken uit het stadsarchief van Weert aan het gemeentearchief te Weert en stukken van de pastoor van Roermond aan het gemeentearchief te Roermond. Andere stukken werden naar archieven binnen het Regionaal Historisch Centrum Limburg overgebracht. Reeds eerder waren bij de ordening van het archief van het klooster Sint-Elisabethsdal te Nunhem en het klooster Mariagarde te Roermond stukken uit het bisschoppelijk archief gelicht. *  Nu werden de bescheiden behorend tot de archieven van de schepenbank Thorn, de proosdij Meerssen en het Jezuïetencollege te Roermond naar deze archieven overgebracht.

Aan de andere kant werden aan het archief van de bisschop toegevoegd de stukken uit dit archief die het Rijksarchief in Limburg in 1901 na beëindiging van de Roermondse archiefkwestie, en in 1953 ingevolge de archievenruil tussen België en Nederland had verkregen. * 

Ten aanzien van de archiefbescheiden van het Begijnhof te Roermond in het bisschoppelijk archief werd anders gehandeld. *  Het Rijksarchief in Limburg bezat, ingevolge de beëindiging van de Roermondse archiefkwestie in 1901 en enkele latere aanwinsten, twee cartularia en een aantal charters van het archief van het Begijnhof. *  Andere charters en stukken waren in het archief van de bisschop opgenomen. Besloten werd beide bestanddelen van het Rijk en het bisdom Roermond, zijnde het archief van het Begijnhof, te inventariseren en in deze inventaris van de bisschop van Roermond te herenigen. * 

Opgenomen in deze inventaris werden ook de archiefstukken van het seminarie te Roermond, de aangetroffen stukken van de laatste bisschop van Roermond en apostolisch vicaris-generaal te Grave over de jaren 1794-1840 en de collectie testamenten. Onder de archiefstukken bevinden zich ook bescheiden die de afzonderlijke bisschoppen, vicarissen-generaal en secretarissen als privépersoon en/of vóór hun benoeming hadden opgemaakt of ontvangen. Zij zijn als gedeponeerde archiefstukken bij het archief van de bisschop te beschouwen. Tenslotte zijn er stukken waarvan het verband met een der genoemde archieven niet is gebleken. Zij werden opgenomen, omdat zij in de oude bestaande inventaris en soms ook in de literatuur zijn vermeld. Tot deze categorie behoort het deel met akten van attestatie van kloosterzusters van het Annunciatenklooster te Venlo betreffende het kloosterleven van Agnes Maria Huyn van Amstenraedt. Blijkens het handschrift van E. Janssen C.Ss.R. is het omstreeks 1940 aan het archief toegevoegd. Het komt niet voor in de net-inventaris en de inventaris met doorschoten bladen, maar wel in het exemplaar dat na 1970 op grond van de voorafgaande is getypt. * 

Onder de handschriften, zijnde geen archiefstukken, is het manuscript “Historia ecclesiastica ducatus Geldriae” van de hand van de Heldense pastoor Joannes Knippenbergh en gedrukt te Brussel in 1719, opgenomen. Het werd tijdens de inventarisatie in het ongeordende gedeelte van het archief aangetroffen. Het is het exemplaar dat gelijk is aan de druk. *  Een andere versie bevindt zich in het parochiearchief te Helden. *  Verbeteringen in het handschrift te Helden zijn in het handschrift in het bisschoppelijk archief in het net overgenomen. Het Heldense exemplaar vormt dus een voorafgaande versie. Het manuscript in het archief van de bisschop is tijdens de veiling van de collecties van Guillon in 1874 aangekocht door Albert Wolters, pastoor te Roosteren, die ook oorkonden betreffende Sint Odiliënberg verwierf. Het zal met de correspondentie van Albert Wolters betreffende het uitgeven van zijn boek over de heiligen Wiro, Plechelmus en Odgerus uit de jaren 1855-1865 op enig moment in de twintigste eeuw aan het bisschoppelijk archief zijn toegevoegd. * 

De indeling van het archief van de bisschop is allereerst die tussen stukken van algemene aard en stukken van bijzondere aard. Dit onderscheid is gebaseerd op de aanwezigheid van de protocollen van beschikkingen van de bisschop die over alle bevoegdheden van de bisschop gaan en dus algemeen van aard zijn. Tot deze afdeling behoren ook de brieven die niet op onderwerp maar op afzender waren gerangschikt. De stukken van bijzondere aard hebben voor het grootste gedeelte betrekking op de bevoegdheden van de bisschop. Onder de afdeling “stukken betreffende de financiële aspecten van - en de zielzorg in de parochies”, kon een indeling van stukken per parochie worden gehandhaafd. Onder de afzonderlijke parochies bevinden zich echter minder stukken dan voorheen, omdat niet de parochie bepalend was voor de plaatsing der stukken, maar de bevoegdheden van de bisschop. Zo zijn de stukken over benoemingen van pastoors en beneficianten niet per parochie, maar als een serie onder de desbetreffende bevoegdheid van de bisschop gegroepeerd, omdat zij vanuit het standpunt van de bisschop tot de routinezaken behoorden.

Het visiteren van de parochies van het bisdom was een aparte taak van de bisschop. *  In ieder geval in de achttiende eeuw werden tijdens de visitatie of kort daarna door de pastoor en beneficianten voorgedrukte ingevulde formulieren ingeleverd alsmede staten van de diverse inkomsten en van de jaargetijden. Daar deze stukken specifiek met de visitaties samenhangen, werden deze bescheiden al in 2007-2008-ter voorbereiding van de conservering, verfilming en digitalisering van deze stukken in het kader van het archiefproject Metamorfoze-bij de afzonderlijke parochies weggehaald. Zij werden overgebracht naar de afdeling visitaties en daar per parochie geordend. Deze ordening is gehandhaafd. Bij de inventarisatie bleek echter dat de in 1706 en 1784 ingediende staten niet naar aanleiding van visitaties werden opgesteld. Voor zover deze naar de afdeling visitaties waren overgeplaatst, werden zij weer onder de afzonderlijke parochies opgenomen. Het onderscheid tussen parochies in het Staatse land van Valkenburg enerzijds en het Spaanse, later Oostenrijkse gedeelte anderzijds werd losgelaten.

Beschrijvingen in een inventaris zijn veelal formeel en beknopt van aard. Veel informatie die voor historisch onderzoek van belang kan zijn, wordt niet in de beschrijving opgenomen. Om aan dit bezwaar tegemoet te komen, volgt na de inventaris een regestenlijst van alle oorkonden in origineel en in afschrift tot en met 1500. Het betreft dus de oorkonden in het archief van de bisschop én in het archief van het Begijnhof te Roermond. Een regest is een uitgebreide samenvatting van een oorkonde die alle handelende personen, getuigen en toponiemen bevat.

Het archief van de bisschop van Roermond is sinds de jaren vijftig van de twintigste eeuw geregeld geraadpleegd. In de literatuur wordt dan ook naar stukken in dit archief verwezen onder vermelding van de signatuur van portefeuillenummer en inventarisnummer binnen de portefeuille. Deze nummering is thans vervallen. Om toch dezelfde stukken te kunnen terugvinden, werd onder bijlage IV onder andere een vergelijkingstabel opgenomen tussen de oude portefeuille- en inventarisnummers van Hanssen enerzijds en de nieuwe inventarisnummers anderzijds. Het betreft slechts enkel stukken in het archief van de bisschop. Stukken die naar het archief van het officialaat, het kathedrale kapittel of andere archieven werden overgebracht, zijn in deze vergelijkingstabel niet vermeld. De stukken die in het archief van het officialaat en het kathedrale kapittel zijn opgenomen, het merendeel, zijn via de indices op persoons- en plaatsnamen in de inventarissen van laatstgenoemde archieven terug te vinden.