In deze inventaris zijn de archieven van de gemeente Grubbenvorst uit de periode 1663-1938 beschreven.
Vanaf 1 janauri 1939 werd in Grubbenvorst het registratuurstelsel der Vereniging van Nederlandse Gemeenten toegepast bij de ordening van het gemeente-archief. De diep ingrijpende wijziging die de invoering van dit stelsel in de wijze van ordening pleegt te brengen was aanleiding om 31 december 1938 als eindpunt te nemen voor de ordening en inventarisatie van de oude archieven van Grubbenvorst. Een enkele keer is, daar waar dit wenselijk of noodzakelijk was (bijv. bij registers), van deze einddatum afgeweken.
Laten we eerst de lotgevallen van de archieven van de gemeente Grubbenvorst in de loop der tijd gaan bekijken, waar we overigens kort over kunnen zijn omdat-er maar heel weinig over bekend is. Bij de burgemeesterswisseling in 1828 werd bij de overdracht van de archieven een inventaris opgemaakt, doch die betrof slechts de archieven vanaf de Franse tijd.

In de vergadering van burgemeester en schepenen van 21 november 1836 werd bepaald dat het gemeentearchief bij het hoofd van het plaatselijk bestuur, burgemeester P. Bos, zou worden geplaatst, ofschoon schepen J. Franssen het liever geplaatst zag in de schoolwoningen van Grubbenvorst.
In het eerste gemeenteverslag, dat van 1851, wordt over de archieven vermeld:"Van den staat, omvang en maatregelen genomen ter beschrijving en regeling der archieven, hiervan is op het Secretariaat een behoorlijke inventaris voorhanden, benevens een agenda of indiacateur."
Overigens zijn de gemeenteverslagen weinig zeggend over de gemeentearchieven, al leert het verslag van 1854 ons, dat de archieve bewaard worden in twee kasten ten raadhuize en dat van 1866, dat het archief is "opgericht" in het jaar 1700 en dat er geen oude charters in aanwezig zijn.

In 1890 werden de oude archieven van vóór de Franse tijd afgestaan aan het rijksarchief in Limburg te Maastrihct, aanvankelijk voor een tijdsduur van twee jaar, doch zij berusten er thans nog. In 1990 werd door J. Bouten een paatsingslijst van het archief van de schepenbank Grubbenvorst vervaardigd (Nieuwe archieven, nieuwe toegangen rijksarchiefdienst 1990. 's-Gravenhage 1991).

Bij het eerste inspectiebezoek dat de rijksarchivaris in Limburg, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, aan de gemeente bracht, in 1927, bleek dat het randhuis, gelegen boven de woning van de kapelaan en bestaande uit twee vertrekken, geen voldoende ruimte bood voor het archief, dat niet geïnventariseerd was. (archief Inspectie der archieven in Limburg, Grubbenvorst d/l).
Bij het volgende bezoek, in 1933, was het archief geschift en was er een lijst van opgemaakt, die in vele opzichten goed was, doch geen aanspraak op de naam van inventaris kon maken. Er werd aan het archief goede zorg besteeds. (archief inspectie; Grv. d/2).

In zijn rapport van 30 augustus 1938 merkt de rijksarchivaris, belast met de inspectie der gemeente- en waterschapsarchieven in de provincie, over het oudere archief op:"Het oudere archief is in grote lijnen geordend en er is een summiere lijst van samengesteld. Het komt voor definitieve inventarisatie door onzen ambtenaar ter inspectie in aanmerking zodra daartoe gelegenheid komen zal. "(archief Inspectie; Grv. d/3). Het zal nog tot 1967 duren voordat het zover is.
We gaan nu onze aandacht richten op de ordening en inventarisatie van de archieven van de gemeente Grubbenvorst.

In de archieven werden twee systemen van ordening aangetroffen. Tot 1927 werden de stukken grotendeels chronologisch geordend, terwijl in de periode 1927-1938 een rubriekenstelsel, bestaande uit 63 rubrieken, werd toegepast. Omdat bij handhaving van deze beide systemen de stukken moelijk toegankelijk zouden blijven vanwege het ontbreken van voldoende ingangen, werd besloten de archieven van Grubbenvorst in hun geheel opnieuw te ordenen en te inventariseren. Hierbij werd de "Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven", samengesteld door S. Muller Fz., J.A. Feith en R. Fruin Th. Az., als uitgangspunt genomen. Voor de gebruikte terminologie wordt verwezen naar de "Nederlandse Archiefterminologie", samengesteld door J.L. van der Gouw, H. Hardenberg, W.J. van Hoboken en G.W.A. Panhuysen. Bij plaatselijke benamingen is meestal de schrijfwijze aangehouden, die in de archiefstukken voorkomt. Overeenkomstig het bestemmingsbeginsel werden als afzonderlijke archieven geordend en geïnventariseerd de archieven van: het dorpsbestuur van Grubbenvorst; het dorpsbestuur van Lottum; het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; de gemeenteontvanger; het burgerlijk armbestuur van Grubbenvorst; het burgerlijk armbestuur van Lottum; de ambtenaar van de burgerlijke stand; het kadaster-Bij de ordening en indeling van de stukken van bijzondere aard in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris, werd de Code archiefordening en documentatie voor de overheidsadministratie (zesde druk, V.N.G. 1952) als uitgangspunt genomen.

Voor een goede handhaving in de toekomst van de verkregen orde werden alle stukken, omslagen, delen enz. doorlopend genummerd.
Om de kostbare archiefruimte zo goed mogelijk te benutten en om een beter overzicht van het archief te krijgen werden de stukken, die zowel voor de administratie als voor de geschiedenis van geen belang meer waren uit het archief verwijderd en vernietigd. Hierbij werd toegepast de "Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in de gemeente-archieven dagtekenende van na 1850", zoals deze is vastgesteld door de minister van binnenlandse zaken en de minister van onderwijs, kunsten en wetenschappen bij hun besluit van 14 januari 1948/6 maart 1948, no. 11995,, afdeling B.B. en no. 56931, afdeling O.K.N. Er werden minder stukken vernietigd dan op grond van de vernietigingslijst geoorloofd was.
Achteraan in deze inventaris zijn een klapper op de eigennamen en een klapper op zaken en onderwerpen opgenomen. Op deze verantwoording volgt, ter meerdere duidelijkeheid, een overzicht van de indeling der archieven.

De in deze inventaris beschreven archieven van de gemeente Grubbenvorst hebben een lengte van ongeveer 15 strekkende meter en worden bewaard in de archiefbewaarplaats ten gemeentehuize.
De inventaris van de archieven der gemeente Grubbenvorst werd in 1967 niet uitgegeven, er werden slechts 5 exemplaren vervaardigd, waarvan er twee voor de gemeente bestemd waren. In 1991 besloot de gemeente tot het uitgeven van een voor geschiedkundig onderzoek bestemde verkorte editie van voornoemde inventaris.

Deze nieuwe uitgave is t.o.v. de uitgebreide editie van 1967 in zoverre verkort dat van de meeste series nu alleen de verzamelnummers zijn opgenomen. Een uitzondering is gemaakt voor de series in de archieven van het dorpsbestuur van Grubbenvorst, van de ambtenaar van de burgerlijke stand en van het kadaster en voor de volgende series in het archief van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris: de series van "algemene aard", de series akten van verpachting van een perceel bouwland, van het jachtrecht, van het visrecht, van het tolrecht en van de gemeentelosplaatsen, de series persoonsbundels, de serie bevolkingsregisters, de serie drankwetvergunningen, de serie drankwetverloven, de serie hinderwetvergunningen, de serie stukken betreffende verleende premies uit s1rijks kas aan particuliere bouwnijverheid, de serie leggers der waterlossingen, met bijbehorende kaarten, en de serie akten van schuldbekentenis en andere stukken betreffende voorschotten ingevolgde de landarbeiderswet ter verkrijging van een plaatsje. Deze nieuwe editie onderging van de andere kant ook een uitbreiding door de opname van een schets van het plaatselijke bestuur en de opname van de lotgevallen van de archieven van Grubbenvorst.
Maastricht, mei 1992. W. van Mulken.