De bewerking van het tekeningen- en kaartenarchief van de Kanalendienst is uitgevoerd door Laurentius Archief & Geschiedenis te Groningen. De bewerking is uitgevoerd door ondergetekende waarbij enkele ondersteunende taken zijn verricht door provinciale ambtenaren. Het betreft dan voornamelijk het digitaliseren en het materieel bewerken van de collectie.

Net als bij alle bewerkingen heeft Laurentius Archief & Geschiedenis ook nu weer gewerkt met een bewerkingsstrategie. In het kort komt deze hierop neer: er wordt allereerst een klein (historisch) onderzoek uitgevoerd naar de aard van de archiefvorming, de complexiteit van het te bewerken bestand, de compleetheid en de omvang. Hierbij wordt ook gelet op het bestaan van een archiefschema, dat als basis kan dienen bij de inventarisatie. De tweede stap is het grof verdelen van het te bewerken bestand in archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en archiefbescheiden die voor vernietiging vatbaar te zijn. Hierbij wordt gebruikgemaakt van de geldige selectielijst, zie hierna. Vervolgens worden de archivalia die voor blijvende bewaring in aanmerking komen beschreven in een klassieke archiefinventaris. De archiefbescheiden die voor vernietiging vatbaar zijn worden geregistreerd ten bate van de bijlage bij de verklaring van vernietiging. Alvorens tot vernietiging over te gaan heeft er een bedrijfsmatige scan plaatsgevonden om die archivalia die van bedrijfsmatig belang zijn eruit te halen. Deze zijn gedigitaliseerd en op een vernietigingstermijn van twintig jaar gezet. Nadien wordt de inventaris opgemaakt en kan het archief materieel worden bewerkt. De laatste stap valt uiteen in een tweetal onderdelen. Ten eerste betreft dit het daadwerkelijk overbrengen van het archief naar een archiefbewaarplaats conform de Archiefwet 1995 en eventuele nadere voorwaarden die zijn gesteld door de archiefbewaarplaats. Ten tweede betreft dit de formele en daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen.

Bij de bewerking is exact dezelfde strategie gevolgd als bij het tekeningenarchief van de PWS Friesland. Allereerst werd door de archivaris het kaf van het koren geschieden, met andere woorden er werd onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen stukken. De te bewaren archivalia werden beschreven in de beschrijvingsprogramma's AIS en later MAIS Flexis door ondergetekende. De stapel te vernietigen werd op bedrijfsmatig belang gecontroleerd door een drietal provinciale ambtenaren. De bescheiden die voor tijdelijke bewaring in aanmerking kwamen zijn gedigitaliseerd en gekoppeld aan de registratie in DocBase. De analoge versie is vernietigd. Op termijn zullen deze bedrijfsmatige tekeningen worden vernietigd. De bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking kwamen zijn na het beschrijven materieel gedigitaliseerd en materieel bewerkt.

Net als bij het tekeningenarchief van de PWS Friesland is er een bewerkingscommissie ingesteld om de bewerking te begeleiden, bestaande uit A. Stielstra, opdrachtgever; drs. J. Dijkstra, provinciale archiefinspectie; S.P. de Jong, afdeling semi-statisch archief; J. Mulders, DocBase; B. Haarsma, ICT, mevr. drs. A.M. Nijdam-Bakker, Tresoar en ondergetekende.

Zoals reeds hiervoor is aangehaald, hebben we het door de Kanalendienst gebruikte archiefschema overgenomen in de archiefinventaris, zie inv. nr. 302.

Deze verzamelinventaris is opgemaakt conform de huisstijl van Laurentius Archief & Geschiedenis te Groningen.

Voor de specifieke beschrijvingselementen ten aanzien van archiefbescheiden is gebruikgemaakt van De ontsluiting van archieven van H. Coppens. *  De hierin vermelde gegevens zijn echter enigszins aangepast aan hetgeen in het Nederlandse archiefwezen gebruikelijk is. Een standaard inventarisnummer bevat, indien bekend, de volgende elementen: omschrijving; schaal; verschijningsvorm; oriëntatie, tekenaar, formaat, jaartal en uiterlijke vorm. Indien mogelijk is er nadere contextinformatie beschikbaar in een NB.