Het archief dat in deze inventaris is beschreven, is in vier gedeelten aan het Rijksarchief in Friesland overgedragen. De eerste overdracht betrof een schenking door Ida Elisabeth van Heloma in 1923. Haar broer Jan Scato schonk in 1966 enkele stukken, met name afkomstig van de oudste generaties van de familie Van Heloma. Zeven jaar later schonk mr. Bernhardus van Haersma Buma, wiens moeder een Van Heloma is, een gedeelte van het archief. ln 1978 gaf hij, namens de Van Helomastichting te Heerenveen, een gedeelte in bewaring; dit was tevens het grootste deel van het archief. Het was afkomstig van Huize Voormeer waar de familie jarenlang gewoond heeft. Bij de restauratie van het huis kwamen de stukken te voorschijn. De omvang van het archief bedraagt ongeveer twee strekkende meter. Het oudste stuk dateert uit 1591 *  , het jongste uit 1982. * 

Tijdens de inventarisatie werd geen oude orde aangetroffen. Ik heb daarop getracht de stukken te plaatsen bij de personen die ze hadden opgemaakt of ontvangen. Volgens deze methode zijn de stukken betreffende een nalatenschap geplaatst bij de erfgenaam of erfgenamen en niet bij de erflater. Het plaatsen van stukken betreffende onroerende goederen leverde echter een aantal problemen op. Veel van deze stukken waren niet bij één persoon onder te brengen. Bovendien moest gewaakt worden tegen de onoverzichtelijkheid die zou ontstaan als de stukken betreffende de koop van een goed bij het ene en betreffende de verkoop van datzelfde goed bij het andere familielid geplaatst zouden worden. Om deze problemen op te lossen is er voor deze stukken een aparte afdeling gecreëerd. De stukken betreffende aandelen, schuldbekentenissen en lijfrenten, waarbij zich dezelfde moeilijkheden voordeden, zijn met de stukken betreffende onroerende goederen in een tweede afdeling geplaatst naast de stukken van persoonlijke aard (Eerste afdeling). Retroacta van een onroerend goed, waarbij de aankomsttitel ontbrak, zijn onder één nummer beschreven. De beschrijving en ordening van deze archieven geschiedde in de jaren 1979 en 1980 In het kader van de opleiding tot middelbaar archiefambtenaar aan de Rijksarchiefschool.