Zelfstandige archiefvorming bij gemeentewerken vond plaats vanaf het moment dat er een eigen gebouw betrokken werd aan de Groningerstraat. Hoe in de eerste jaren archief is gevormd, is niet meer te achterhalen. Met weinig kennis van zaken is vermoedelijk sinds 1923 geprobeerd de stukken zaaksgewijs te ordenen. Ook de oudere stukken zijn toen in dossiers opgeborgen. Van goede dossiervorming is echter geen sprake geweest. Evenmin werden de dossiers materieel goed verzorgd. Ze waren stoffig, roestig en vertoonden schade van wateroverlast. 'Uit het archief werd nooit vernietigd, behalve dan door ongedierte', aldus een van de oud-medewerkers van gemeentewerken. Deze uitspraak illustreert de wijze waarop tegen het archief werd aangekeken.

Sinds gemeentewerken een zelfstandige dienst werd, heeft het archief meer gewicht gekregen. De administratief medewerker ging zelfs een cursus volgen op archiefgebied, namelijk Archiefverzorging A. Sinds 1 juli 1956 werd gebruik gemaakt van het registratuurbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Helaas moet geconstateerd worden dat er desondanks geen sprake is geweest van kwaliteitsverbetering bij dossiervorming, noch op het gebied van de ordening, noch op het gebied van materiele verzorging. Op 21 maart 1957 richtte de adjunct-directeur van gemeentewerken Theodorus van Doorn een brief aan burgemeester en wethouders met het verzoek om het archiefgedeelte met eigendomsakten en alle stukken die mutaties van onroerende goederen betroffen, naar de afdeling landmeetkunde/grondzaken over te brengen. Later kwamen deze archiefstukken in houten barakken terecht en werden ze helaas vernietigd door een brand in 1970, evenals oude kaarten van diverse afdelingen van gemeentewerken.Het nu geïnventariseerde archief is overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Assen. In maart 2006 werd het, in het kader van de fusie tussen het gemeentearchief en het Drents Archief, overgebracht naar de archiefbewaarplaats van laatstgenoemde instelling.