Het oud archief van de gemeente Coevorden is in 1888 naar het Rijksarchief in Assen overgebracht ten einde daar geïnventariseerd te worden. De rijksarchivaris mr. Seerp Gratama kwam daarbij tot de conclusie dat van een oude orde niet veel te bespeuren was. Weliswaar was door enkele secretarissen na 1765 het archief toegankelijk gemaakt *  , maar voor de latere inventarisator betekende dit geen bruikbare basis voor reconstructie. Gratama heeft daarom een hoofdindeling in vijf rubrieken gemaakt en binnen die rubrieken onderscheid aangebracht tussen de registers waarin de stedelijke administratie haar handelingen vastlegde en de bijbehorende losse stukken. Losse stukken daterend van voor 1703 zijn individueel beschreven, latere stukken zijn per jaar gebundeld. Anderzijds zijn alle stukken met betrekking tot geschillen weer per kwestie bijeen gehouden. Raadpleging van de inventaris betekende dus: overwegen in welke rubriek het gezochte - hetzij stuk of zaak - ondergebracht zou kunnen zijn, daarna in de gekozen rubriek nalezen of van het stuk of de zaak een volledige beschrijving te vinden is en zo niet, de resterende bundels per jaar doorlopen. Deze opzet is nu niet meer goed bruikbaar en herinventarisatie was dus gewenst, waarbij de belangrijkste vraag was: volgens welk criterium? Er is geen eenheid in de inventarissen van oude stadsarchieven, deels omdat geen enkel archief gelijk is aan een ander voor wat betreft samenstelling en omvang, deels omdat de persoonlijke opvattingen van de inventarisator een grote rol spelen.

Voor moderne gemeentelijke archieven is de basis-archiefcode van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten van kracht, voor oude archieven moet de inventarisator zelf bepalen wat de beste aanpak is. Waar mogelijk moet naar behoud of herstel van de oude ordening gestreefd worden, waardoor een beeld ontstaat van de werkwijze van de administratie die het archief gevormd heeft. In het onderhavige geval waren er wel aanwijzingen voor een oorspronkelijke orde in de vorm van secretarie-inventarissen38 maar daar was toch weinig mee te beginnen - wat ook al de mening van Gratama geweest was. Zoals in veel inventarissen van archieven van dit type is ook hier het uitgangspunt voor de nieuwe ordening geworden dat de beheerstaken van het plaatselijk bestuur in vroeger tijden in essentie hetzelfde inhielden als nu. Het Coevorden van zeg 1700 was een dorpje vergeleken met de - nog steeds van bescheiden formaat zijnde - tegenwoordige stad: ongeveer 1000 inwoners toen tegenover ongeveer 14.000 op dit moment. Toch diende het stadsbestuur destijds in grote trekken voor dezelfde primaire voorzieningen te zorgen als het huidige gemeentebestuur, hetgeen betekent dat de daaruit voortkomende taken ondergebracht kunnen worden in rubrieken met herkenbare benamingen - al was de werkwijze totaal verschillend. Plezierig was daarbij dat het overgeleverde archief als een eenheid beschouwd kon worden; van mogelijkerwijs door het stadsbestuur gedelegeerde taken is geen afzonderlijke neerslag in het archief te vinden.

Gebruikelijk is dat in oude archieven van plaatselijke besturen een eerste scheiding wordt aangebracht tussen enerzijds de series en stukken van algemene aard - waarin de registers worden opgenomen waarin de administratie haar handelingen placht vast te leggen - en anderzijds de stukken met betrekking tot specifieke onderwerpen. Het tweede deel, de stukken betreffende bijzondere onderwerpen, benoemt dan een aantal werkterreinen van een plaatselijk bestuur voorafgegaan door de inrichting van dat bestuur. Deze opzet levert een aantal rubrieken op die tegen de indeling van de basis-archiefcode aanleunen zonder echter zo strak gedefinieerd te zijn; er is ruimte voor aanpassing. In aanmerking nemend dat de code bij de registratuur van alle moderne archieven van plaatselijke besturen in gebruik is, ontstaat zo een vertrouwd beeld. Voor de inventaris van het archief van Coevorden is dan ook een soortgelijke indeling gekozen.

Het archief bestaat uit vier delen:
A. Het archief van het stadsbestuur zelf.
B. Gedeponeerde archieven, namelijk van de krijgsraad te Coevorden en van de gevangenis. Waarom het archief van de krijgsraad, althans een deel ervan, onder het stadsbestuur is komen te berusten is niet bekend. Dat van de gevangenis is in 1811 overgegaan naar het stadsbestuur toen de maire met de zorg voor de gevangenen werd belast. De gevangenis bevond zich oorspronkelijk onder de toren van het kasteel en werd voornamelijk voor militaire gevangenen gebruikt. Het beheer was dan ook in handen van de militaire autoriteiten. Het gemeentelijke beheer heeft geduurd tot 1824. Gezien dit wel zeer tijdelijke karakter van de bemoeienis van het stadsbestuur met de gevangenis en ook de geringe neerslag ervan leek het juister dit archief als losstaand van het stadsarchief-in- engere-zin te beschouwen dan het daarin op te nemen.
C. Stukken waarvan het verband met de rest van het archief niet aantoonbaar is, dat wil zeggen ze passen er niet organisch in, hoewel een relatie met de plaats Coevorden doorgaans wel aanwezig is.
D. Documentatie, bestaande uit informatief drukwerk ten dienste van het stadsbestuur.

Zoals uit het voorgaande af te leiden is, is het archief na de inventarisatie door Gratama niet naar de gemeente Coevorden terug gegaan; het is bij het Rijksarchief in bewaring gebleven. De eerste inventaris is in 1891 door de Rijksarchiefdienst uitgegeven. De huidige uitgave is eveneens door de Rijksarchiefdienst verzorgd, waarbij de gemeente Coevorden een deel van de kosten voor haar rekening genomen heeft.