Voor de beschrijving van de 'geschiedenis van de archiefvormer' en het indelingsschema van dit archief is dankbaar gebruikgemaakt van de inventaris van het archief van de Rotaryclub Utrecht, aanwezig bij Het Utrechts Archief. Dit indelingsschema is een standaardschema voor verenigingen en bedrijven. Het proces-verbaal van vernietiging van archiefstukken werd op ..... 2011 ondertekend door de secretaris van de Rotaryclub 'Amersfoort' en is opgeborgen in het beheersdossier van het archief van deze Rotaryclub (beheersnummer 0154). Beheersdossiers van archieven bevinden zich in het archief van Archief Eemland. De archiefstukken uit de oorspronkelijke bundels of mappen die bij elkaar horen zijn samengevoegd. De jaarrekeningen en de begrotingen van de Rotaryclub en van de Stichting Community Service worden per clubjaar integraal in één document vastgesteld. Daarom zijn ze als één archiefbestanddeel beschreven. Documentatie is uit de oorspronkelijke mappen gelicht en afzonderlijk beschreven in rubriek 3.

De notulen van de clubbijeenkomsten bevatten aanvankelijk veel stukken over diverse zaken. Het merendeel van deze stukken is ondergebracht bij de diverse zaakdossiers. Enkele van deze stukken zijn bij de notulen bewaard, omdat duidelijk was dat ze als bijlagen bij de notulen gezien moesten worden. Lacunes in bepaalde 'zaakdossiers' kunnen opgelost worden door bijvoorbeeld notulen, jaarverslagen of correspondentie te raadplegen. Fotoreproducties, fotonegatieven en diareprodukties worden te zijner tijd, mits het bestuur hiervoor toestemming verleent, verplaatst naar de beeldbank van Archief Eemland.