Mijn Studiezaal (inloggen)
5547 Particuliere Synode van het Zuiden van de Christelijke Gereformeerde Kerken in Nederland, 1919-2010 ( Zeeuws Archief )
5547
Particuliere Synode van het Zuiden van de Christelijke Gereformeerde Kerken in Nederland, 1919-2010
Inleiding
1. Geschiedenis van de archiefvormer
2. Geschiedenis van het archief
3. Verantwoording van de bewerking
5547 Particuliere Synode van het Zuiden van de Christelijke Gereformeerde Kerken in Nederland, 1919-2010
Inleiding
3.
Verantwoording van de bewerking
Vanwege de door de Generale Synode verordonneerde reorganisatie in 1944 is in het archief een cesuur aangebracht al is het ook, als gevolg van het bombardement op de stad Rotterdam, minimaal. Het is met name bij de lastbrieven en de ingekomen stukken aangebracht, waardoor het eerste deel alleen betreft de stukken van 1944-1945 en het tweede deel vanaf 1947 begint.
Het archief werd grotendeels aangetroffen in ordners, waarin duidelijk was aangegeven dat elke ordner een aantal jaren bevatte, omdat door middel van tabstroken het jaartal duidelijk zichtbaar was. Verder was er geen enkel overzicht beschikbaar, zodat ook niet helder was of alle stukken aanwezig waren of niet. In 1978 werd door de archivaris W. Kok bedongen dat voortaan een lijst door de scriba van de particuliere synode zou worden meegezonden, zodat hij kon controleren of de toegezonden bescheiden compleet waren of niet (27). De particuliere synode ging hiermee in 1979 akkoord. Elk archiefstuk werd daarbij voorzien van een nummer, zodat de archivaris via de aan hem toegezonden lijst kon nagaan of de stukken ook aanwezig waren . Deze lijst was dus voor de archivaris bestemd en behoorde derhalve te berusten in het (persoonlijke) archief van de archivaris.
Vanaf 1991 begon men deze lijst echter aan te duiden als ‘bijlagen behorend bij de acta’, waarbij o.a. als bijlagen werden vermeld: lastbrieven, agenda’s, acta, rapporten van deputaatschappen, ingekomen en (afschriften van) verzonden brieven, alsmede verslagen van de quaestor et cetera. Aangezien deze lijsten, c.q. bijlagen in strikte zin niet te beschouwen zijn als bijlagen bij de acta, doch slechts als geheugensteun voor de archivaris hebben gediend, zijn deze stukken alsnog vernietigd. Hierop zijn de lijsten die opgenomen werden in de acta en daardoor een paginanummer in de acta hadden gekregen uitgezonderd. Deze lijsten of bijlagen worden alsnog in de acta bewaard, teneinde de nummervolgorde in de paginering niet te doorbreken. De lijst of bijlage was echter geen garantie voor het al of niet compleet zijn van de archiefstukken, omdat met name de acta heel wat hiaten bevatten (zie bijlage bij de inventaris). Zoals de stukken werden ontvangen, zo werden ze ook in de ordners opgeborgen, zodat het niet eenvoudig zal zijn geweest om in de stukken gegevens op te zoeken, tenzij men het juiste jaar wist waarin een bepaalde zaak op de vergadering van de particuliere synode was behandeld. Omdat door deze manier van archiefbeheer volstrekt geen duidelijkheid te verkrijgen was over de werkzaamheden van de particuliere synode, noch over de inhoud van de archiefbescheiden inzicht kon worden verschaft, is getracht hierin alsnog helderheid te brengen.
Om het archief inzichtelijk te maken zijn de bescheiden onder meer geselecteerd in de volgende categorieën: agenda’s, acta, lastbrieven, instructies, appelbrieven, rapporten van deputaatschappen, rapporten van de quaestor en de verslagen van de commissie ter controle van de bescheiden van de quaestor. Dit betekende dat het gehele archief moest worden herordend en dat met name de ingekomen stukken moesten worden doorgenomen. Vervolgens is alles in rubrieken ondergebracht, welke gedeeltelijk ontleend zijn aan de kerkorde, maar waarbij tevens rekening is gehouden met de geldende regels ten aanzien van inventarisatie. Ook is gebruik gemaakt van de ‘Aanwijzingen voor het inventariseren van Gereformeerde Kerkelijke Archieven’, uitgegeven door het Algemeen secretariaat (archiefdienst) van de Gereformeerde Kerken in Nederland te Leusden in 1982. Verder zijn ook de ‘Richtlijnen voor Kerkelijk Archiefbeheer, bestemd voor archiefvormers en archiefbeheerders in kerkelijke gemeenten’, uitgegeven door de Commissie tot registratie van protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven te Den Haag in 1997, geraadpleegd.
Na selectie en herordening bleek dat verschillende acta dubbel waren bewaard gebleven, zodat deze dubbele (overtollige) exemplaren van de acta op vernietiging konden worden afgesteld. Ook de door deputaten Financiële Zaken toegezonden adviezen voor de predikantstraktementen welke aan de kerkenraden waren gericht konden op vernietiging worden afgesteld, omdat de particuliere synode er wel kennis van kan nemen, doch hierover geen beslissingen hoeft te nemen, noch acties heeft uit te voeren. De lastbrieven bevatten tot het jaar 1996 ook instructies. Vanaf 1997 worden de instructies ook los van de lastbrieven opgezonden, waarbij men de instructies wel als bijlagen bij de lastbrieven aanmerkt. Vanwege het belang van de in de instructies aan de orde gestelde aangelegenheden zijn deze waar mogelijk als apart inventarisnummer opgenomen.
De inventaris is opgemaakt tot en met het jaar 2004, zodat een compleet overzicht aanwezig is. Na selectie, rubricering, completering, archiefnummering, inventarisatie en synchronisatie werden de archiefstukken per inventarisnummer voorzien van zuurvrije omslagen en in zuurvrije dozen opgeslagen, zodat het archief voldoet aan de door de Archiefwet 1995 daaraan gestelde eisen van goede en geordende staat en vooral door de inventarisatie ook aan de toegankelijke staat. Daardoor is het thans mogelijk dat het archief na goedkeuring door de particuliere synode aan een overheidsarchief, dat voldoet aan de in de Archiefwet 1995 gestelde eisen ten aanzien brandveiligheid en klimaatbeheersing, in bewaring kan worden gegeven. Het archief omvat 12 archiefdozen, zodat het 1,5 m. aan archiefruimte in beslag neemt. De particuliere synode van het zuiden besloot in haar vergadering van woensdag 25 mei 2005 om het archief van de gemeente Schouwen-Duiveland te Zierikzee aan te wijzen als archiefbewaarplaats en het archief op dezelfde dag aldaar in bewaring te geven.
4. Aanwijzingen voor onderzoek
5. Bijlagen
6. Noten
laatste wijziging 30-12-2021
198 beschreven archiefstukken
1 gedigitaliseerd
totaal 1 bestand
Inventaris
laatste wijziging 30-12-2021
198 beschreven archiefstukken
1 gedigitaliseerd
totaal 1 bestand
Kenmerken
Datering:
1919-2010
Vestigingsplaats:
Krimpen aan de IJssel
Omvang:
2,64 m.
Openbaarheid:
Gedeeltelijk beperkt (zie inleiding)
Toegankelijk:
Inventaris (oud nr 547)
Jaar bewerking:
2005
Inzage:
Studiezaal, in origineel
Raadpleegvestiging:
Zierikzee, Laan van St. Hilaire
Collectie:
Gemeente Schouwen-Duiveland
Categorie:
laatste wijziging 30-12-2021
198 beschreven archiefstukken
1 gedigitaliseerd
totaal 1 bestand
