Het oude gemeentehuis aan de oever van de Vecht is in 1828 gebouwd. In het gebouw bevinden zich twee ruime zalen waar in de ene zaal het kantongerecht zetelde, de andere zaal diende tot raadszaal van het gemeentebestuur. In 1924 wordt dit gebouw - gelegen aan de Markt 1 te Ommen - verbouwd. Het archief is tot 1982 ondergebracht geweest in dit gebouw.
In 1982 komt het nieuwe gemeentehuis gereed aan de Chevalleraustraat 2 te Ommen. Het archief wordt in dat jaar overgebracht naar het nieuwe onderkomen.
Op 1 juli 2012 zijn de ambtelijke organisatie van de gemeenten Ommen en Hardenberg formeel samengevoegd tot de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg. In het kader daarvan is het archief in juli 2012 overgebracht naar het gemeentehuis te Hardenberg aan het Stephanuspark 1 te Hardenberg.
Op 31 juli 1915 zijn door het college overgedragen aan de heer Schoengen, Rijksarchivaris in Overijssel te Zwolle "eenige stukken betreffende de verdeeling der Ommermarke". Hiervan zijn drie gelijkluidende processen verbaal opgemaakt.

Op 13 augustus 1920 zijn aan de Rijksarchivaris overgedragen:
- Doopboek van Ommen 1745-1791;
- Doopboek van Ommen 1791-1873;
- Trouwboek 1764-1791;
- Rooms Katholiek Doopboek Vilsteren 1790-1812.

In 1887 wordt een zilveren bode-insigne met stadswapen aan het Geschiedkundig Overijsselsch Museum te Zwolle in bruikleen afgestaan. Naar blijkt uit correspondentie uit 1922, komt het bode-insigne niet meer in het museum voor en is aldus vermist. Voorgesteld wordt nog om een kopie van het insigne te laten vervaardigen. Op 16 december 1922 echter ontvangt de gemeente een brief van het Geschiedkundig Overijsselsch Museum dat het insigne is teruggevonden en dat het daarna in het gemeentearchief wordt bewaard.

In 1833 vindt de eerste bewerking van het archief van de gemeente Ambt Ommen plaats. In dat jaar komt de archivaris gereed: "Staat en inventaris van alle stukken, charters en papieren berustende ter secretarie van de gemeente het Ambt Ommen".

Het betreft hier een inventaris bestaande uit acht pagina's. De inventaris is ingedeeld in de hoofdstukken: burgerlijke staat, finnanciële stukken, policiestukken, ontvangen besluiten, provinciale bladen, staatsbladen, bijvoegsel op het staatsblad, registers van correspondentien, Nationale Militie, schutterij, Landstorm, schoolwezen, directe belastingen en accijnzen, kadaster en cholera. De inventaris geeft een uitstekend inzicht in de archiefbescheiden. Gelet op de toenmalige beperkte omvang is er geen plaatsingsaanduiding vermeld.

Uit het vooronderzoek dat is uitgevoerd vooruitlopend op de bewerking van het archief, is vast komen te staan dat in het archief van de gemeente Stad Ommen, ook archiefbescheiden aanwezig waren van de gemeente Ambt Ommen. De gemeenten Stad en Ambt Ommen waren twee aparte gemeenten, echter in de loop van de tijd zijn de werkzaamheden steeds meer in elkaar vervlochten.
Beide gemeenten zetelden in één gemeentehuis, beide gemeenten hadden één secretaris en één burgemeester. Het lag daarom in de lijn der verwachting dat ook de archieven van beide gemeenten op enig ogenblik met elkaar vermengd zouden worden.

De samenvoeging van de archieven van Stad Ommen en Ambt Ommen heeft vermoedelijk al vrij snel na de zelfstandigheid plaatsgevonden. In 1891 zijn beide archieven voorzien van één inventaris: "Inventaris van het archief der gemeenten Stad en Ambt Ommen".

Het betreft hier een beperkte inventaris van zes pagina's. Vanwege de geringe omvang is er destijds voor gekozen om geen hoofdstukindeling toe te passen. Daarom heeft deze inventaris meer weg van een plaatsingslijst dan van een inventaris. Hoewel de inventaris inhoudelijk van goede kwaliteit is, is de plaatsaanduiding van de archiefbescheiden niet de meest logische. Zo worden in de inventaris plaatsen genoemd als: "2e kast rechtsboven, 3e kast beneden rechts, 1e kast beneden, in een doos in den lessenaar van den Burgemeester enz.

Dit zal ook de reden zijn geweest dat bij de eerste de beste verhuizing van het archief, de archiefbescheiden in dozen zijn geplaatst waarna de samenhang van het archief zelf is verdwenen.
In 1923 is, na de samenvoeging met de gemeente Stad Ommen, het archief van de gemeenteontvanger overgedragen aan de ontvanger van de gemeente Ommen. Hiervan is een lijst bewaard gebleven.

Het archief was ergens in de loop van de tijd in dozen geplaatst, waarbij de inhoud op de rug van de doos stond vermeld. De dozen zoals die werden aangetroffen waren onderwerpsgewijs bij elkaar geplaatst. Het betrof hier voornamelijk seriematige bestanden als registers van inkomende en uitgaande stukken, gemeenteverslagen, notulen van de gemeenteraad, begrotingen en rekeningen en correspondentie over de Landstorm. Archiefbescheiden over individuele onderwerpen werden nagenoeg niet aangetroffen. Na later bleek waren deze ondergebracht in het archief van de gemeente Stad Ommen.

In de beginjaren '90 van de vorige eeuw is het professor Ten Toorn die onderzoek deed in de archieven van de gemeente Stad en Ambt Ommen voor diens proefschrift. Tijdens zijn onderzoek bleek dat de beide Ommer archieven zeer slecht toegankelijk waren. Professor Ten Toorn heeft gedurende een aantal jaren als vrijwilliger het archief ge(her)ordend. Hierbij heeft hij naar alle waarschijnlijkheid de onderwerpen die enige samenhang hebben, bij elkaar geplaatst en de inhoud op de rug van de dozen vermeld.

De archiefbescheiden waren geplaatst in traditionele - niet zuurvrije - dozen en voorzien van omslagen die niet voldeden aan de duurzaamheidseisen, zoals die vereist zijn voor archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen. In 2014 is voorutlopend op een toekomstige bewerking het archief door vrijwilligers omgepakt. Hierbij zijn de dozen vervangen door zuurvrije Amsterdamse dozen en de archiefbescheiden voorzien van zuurvrije omslagen.

Door medewerkers van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg is in datzelfde jaar en start gemaakt met de invoer van dossiers in het softwareprogramma Mais Flexis. Echter in verband met andere prioriteiten zijn er 170 dossiers ingevoerd waarna het project stil is komen te liggen.

Bij de aanvang van de werkzaamheden had het archief een omvang van 21 strekkende meter.