Op 18 februari 2016 brengt de firma Doxsupport te Emmen offerte uit voor de bewerking van het archief. Bij brief van 26 februari 2016 wordt door de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg opdracht verstrekt voor de bewerking van het archief.

Op 9 maart 2016 wordt een start gemaakt met de bewerking van het archief. De archiefbewerking is uitgevoerd door de heer E. Stapersma, daarbij geassisteer door mevrouw M. Dekker-Oosting, beide werkzaam bij de firma DOXsupport.
De bewerking van het archief is geschied op basis van de "Handleiding vernietiging archiefbescheiden (inter-)gemeentelijke organen", de zogenaamde vernietigingslijst zoals die in 1983 is vastgesteld door het toenmalige Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (WVC). Deze vernietigingslijst is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt na 1850 tot en met 31 december 1995. Vernietiging van niet genoemde bescheiden of bescheiden ontstaan vóór 1851, is slechts mogelijk met toepassing van artikel 3, vierde lid van het Koninklijk Besluit van 26 maart 1968, S.200 (Archiefbesluit).

Als richtsnoer is gebruikt de uitgaven "Normen goede en geordende staat en criteria bewerking codearchieven" zoals die is vastgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI).

Uitgangspunt van de bewerking van het archief was dat er een goede ontsluiting zou plaatsvinden van de aanwezige archiefbescheiden. Doordat het archief diverse keren bewerkt was maar niet voorzien was van een adequate inventaris, liet de toegankelijkheid sterk te wensen over. Hierbij was de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden van ondergeschikt belang. Een groot deel van de archiefbescheiden was van vóór 1850, waardoor vernietiging niet mogelijk is. Daarnaast zijn de bronnen over de periode die dit archief beslaat beperkt, zodat het aan te bevelen is het overgrote deel van dit archief voor bewaring in aanmerking te laten komen. Hiervoor is dan ook gekozen.

Slechts vernietigbare correspondentie uit de lijst uit de periode 1910-1923 is vernietigd. Het ging hierbij met name om correspondentie over de uitvoering van belastingwetten en -verordeningen, pensioenbescheiden van individuele medewerkers, stukken betreffende de landsverdediging, algemene voorschriften en richtlijnen van rijk en provincie alsmede het verstrekken van informatie aan derden. In totaal is ongeveer 60 centimeter archief vernietigd.

Het archief is in de loop van haar bestaan diverse keren bewerkt (1891, 1923, jaren '90), waardoor er geen duidelijke lijn in de ontsluitingsmethodiek zat. Wel kan gezegd worden dat de correspondentie op onderwerp bij elkaar is geplaatst. Dat laatste is als uitgangspunt genomen.

De inventaris is opgezet in het softwareprogramma MaisFlexis en staat bekend onder archieftoegang 505. De inventaris is opgezet analoog aan de basisarchiefcode (BAC) van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Hierbij zijn in de inventaris rubrieken aangemaakt waarna de diverse 'dossiers' in deze rubrieken zijn ondergebracht. Een en ander is voorzien van een logische hoofdstukindeling.

In de loop van de jaren heeft vermenging van archieven van de gemeenten Stad en Ambt Ommen plaatsgevonden. Deze vermenging heeft reeds in 1891 zijn beslag gekregen in de genoemde inventaris en was naar alle waarschijnlijkheid al jaren daarvoor praktijk. Daardoor zijn beide archief onlosmakelijk met elkaar verbonden en is hierin geen verandering aangebracht.

Archiefbescheiden die zowel handelen over de gemeente Stad Ommen als Ambt Ommen, zijn ondergebracht in het archief van de gemeente Stad Ommen. Archiefbescheiden die uitsluitend betrekking hebben op de gemeente Ambt Ommen, zijn ondergebracht in het archief van de gemeente Ambt Ommen. Daar waar Ambt en Stad Ommen apart gearchiveerd zijn maar die deel uitmaken van een serie, zijn deze ondergebracht bij het archief van de gemeente Stad Ommen.

Foto 3

De materiele toestand van het archief is goed te noemen. Nietjes en andere ijzers zijn verwijderd en dozen en dossieromslagen - voor zover nog niet vervangen - zijn vervangen door zuurvrij materiaal. Deze materiele verzorging is verzorgd door vrijwilligers. De archiefstukken op zich bevonden zich in goede staat en waren niet aangetast door vocht of schimmel. Na de bewerking heeft het archief een omvang van 37 strekkende meter.
De inventaris is afgerond in 2016.
Alle archiefbescheiden in deze inventaris zijn openbaar.

Foto 4