In hun vergadering van 3 juli 1851 stelden de Provinciale Staten van Noord-Holland een instructie voor de archivaris der provincie vast. De eerste die door het onderschrijven van deze instructie archivaris van Noord-Holland werd was dr. P. Scheltema, tevens archivaris van Amsterdam. Tot zijn taak behoorde behalve het beheer van de "boeken en papieren" van het provinciaal archief (art. 1) ook de inspectie van "alle archieven van dit gewest, zoowel die van nog bestaande als van vroeger bestaan hebbende corporatien." (art. 5, 6) Op grond van art. 9 diende hij in mei van elk jaar een verslag in over het afgelopen jaar, waarin hij melding maakte van de toestand van het archief. De minuten van deze jaarverslagen zijn, op enkele na, vanaf 1856 bewaard gebleven. Daarnaast bracht hij verslag uit over verrichte onderzoeken. De minuten van deze verslagen zijn om de raadpleegbaarheid te bevorderen in een apart nummer beschreven. Van Scheltema verschenen in de 36 jaar, tijdens welke hij als provinciaal archivaris werkzaam was, vele inventarissen. Tevens bracht hij een uitgebreide verzameling kaarten, boeken en handschriften bijeen, in het bijzonder over de waterschappen in Noord-Holland. In hun brief van 9 juli 1885 stelden de Gedeputeerde Staten Provinciale Staten voor geen archivaris meer te benoemen die net als Scheltema tevens archivaris van Amsterdam zou zijn. Ofschoon de minister van Binnenlandse Zaken had laten weten, dat hij ook in Noord-Holland een rijksarchivaris wilde benoemen, hadden G.S. de voorkeur voor een provinciaal ambtenaar uitgesproken, omdat de archieven van het graafschap en van de soevereine provincie Holland in het Algemeen Rijksarchief berustten, zodat het zwaartepunt van de werkzaamheden bij de gemeente- en waterschapsarchieven zou komen te liggen. Men kwam tot het compromis, één persoon zowel tot provinciaal- als tot rijksarchivaris te benoemen. (Brief van G.S. aan P.S. van 13 mei 1886).

Op 1 april 1886 ging de benoeming van C.J. Gonnet tot rijksarchivaris in; met ingang van 1 oktober 1886 werd hij tevens provinciaal archivaris. Bij besluit van 24 maart 1889, nr. 49, deelde men het archief in twee delen, die in verschillende vertrekken van de provinciale griffie werden ondergebracht. Nu de werkzaamheden gescheiden waren legde Gonnet ook voor elke taak een aparte reeks ingekomen- en minuten van uitgaande stukken aan, ieder met een eigen agenda. Gonnet combineerde 35 jaar lang deze twee functies, tot jhr. mr. B.M. de Jonge van Ellemeet hem in 1921 opvolgde, echter alleen als rijksarchivaris. Weliswaar hadden G.S. ook aan de Jonge van Ellemeet het verzoek gedaan zich als provinciaal archivaris beschikbaar te stellen, maar de minister maakte er bezwaar tegen de bestaande toestand te continueren. Men begon onderhandelingen die uiteindelijk tot de volgende overeenkomst leidden. Het Rijk kreeg de bibliotheek, de archivalia en handschriften in eigendom, terwijl de provincie eigenaar werd van de kaarten en platen, niet tot de archieven behorend. Deze laatste verzameling bleef met de provinciale collectie als een geheel in de rijksarchiefbewaarplaats gedeponeerd, (jaarverslag 1921) Als begrenzing van het provinciaal archief is daarom 1921 genomen; de jaarverslagen over de "provinciale atlas", die daarna aan G.S. werden uitgebracht, waren als zodanig een neventaak van de rijksarchivaris. In de tijd dat de Jonge van Ellemeet rijksarchivaris was verschenen vele nieuwe inventarissen.

Te betreuren is wel, dat hij op grond van een algemene machtiging van de minister talrijke archivalia naar elders heeft laten overbrengen, vooral naar het Algemeen Rijksarchief. Na zijn vertrek in 1932 werd drs. R.D. Baart de la Faille voorlopig met de waarneming van het rijksarchivariaat belast, tot in 1938 zijn benoeming tot rijksarchivaris volgde. De oorlogsomstandigheden hadden echter een funeste invloed op zijn gezondheidstoestand, zodat hij sedert 1942 zijn functie slechts met vrij langdurige onderbrekingen kon uitoefenen. Met ingang van 16 oktober 1943 werd aan mr. J.W. Groesbeek de behartiging van de belangen van het rijksarchief opgedragen. Na de dood van zijn voorganger werd hij in het voorjaar van 1948 tot rijksarchivaris benoemd. Tot zijn komst bestond het archief van het RAH uit een enorme reeks ingekomen en minuten van uitgaande stukken. In de loop der jaren was de behoefte echter steeds groter geworden om de stukken over eenzelfde onderwerp in een rubriek bij elkaar te hebben. Men stelde daarom zelf een registratuurplan op (zie bijlage 2) met rubrieken waarin de bestaande reeks correspondentie werd verdeeld. De inv.nrs. 21-46 zijn derhalve als het ware "overgebleven" stukken, die slechts van 1886-1916 nog redelijk volledig zijn. De overige nummers, lopend over 1919-1947, zijn in overgrote meerderheid genealogische brieven, die men indertijd niet belangrijk genoeg achtte om in de onder "Inlichtingendienst" geplaatste correspondentie over genealogische zaken te worden opgenomen. Het registratuurplan werd per 1 januari 1974 op een aantal onderdelen gewijzigd; de inventaris betreft het archief tot en met 1973.

Tot de taak van de eind 1973 vertrokken rijksarchivaris Mr. J.W. Groesbeek behoorde ook de inspectie van de gemeentelijke en waterschapsarchieven. De stukken betreffende deze inspectie zijn door de nieuw benoemde provinciale archiefinspecteur Dr. A.J. Kölker meegenomen naar de Provinciale Griffie om als basis voor zijn werkzaamheden te dienen.