Mijn Studiezaal (inloggen)
7083 Gemeentebestuur van Haarlemmermeer (Gemeente Haarlemmermeer) ( Noord-Hollands Archief )
7083
Gemeentebestuur van Haarlemmermeer (Gemeente Haarlemmermeer)
Inleiding
1. Geschiedenis van de gemeente Haarlemmermeer
2. Geschiedenis van het archief
7083 Gemeentebestuur van Haarlemmermeer (Gemeente Haarlemmermeer)
Inleiding
2.
Geschiedenis van het archief
De archivering van de dynamische en semistatische fase was in de jaren ’80 geregeld in een aantal interne voorschriften. Leidraad voor de archivering was de code van de VNG. Voor het maken van nieuwe dossiers waren er regels. Belangrijk was (en is): “Het dossier te voorzien van een zodanige omschrijving, dat geen twijfel bestaat omtrent hetgeen er in het dossier is opgeborgen”. * Ook waren er regels voor het opbergen van dossiers. Voorbeelden van voorschriften waren de controle op de parafering van de op te bergen stukken en het verwijderen van nietjes, paperclips en dergelijke. Ook waren er regels voor de uitlening van dossiers, het rappelleren en het afsluiten van dossiers. Het dynamisch archief was toegankelijk via een inventaris in kaartvorm.
In de semistatische fase was het de taak van de medewerker om de dossiers eventueel te splitsen in een te bewaren en te vernietigen dossier en deze te beschrijven. De inventaris die hier uit voortkwam was een kaartsysteem. De kaarten voor de te bewaren dossiers waren wit, de kaartjes van de te vernietigen dossiers hadden voor ieder vernietigingsjaar een andere kleur. De te vernietigen dossiers werden vervolgens op jaar van vernietiging als verzameling apart gezet.
Voor de vernietiging was er een procedure opgesteld door de beheerder van het semistatisch archief. De opgestelde staten van vernietiging werden ter beoordeling voorgelegd aan de hoofden van de beleidsafdelingen. Na de verwerking van de opmerkingen werden de lijsten voor besluitvorming voorgelegd aan B & W. Na het besluit van B & W werden overgegaan tot daadwerkelijke vernietiging. * Hiervan werd dan vervolgens een proces-verbaal van vernietiging opgemaakt.
De regels voor de werkwijze van de dynamisch en semistatisch fase was gebaseerd op de Archiefverordening en het Besluit Post- en Archiefzaken van 1972. Voor de statische fase was het Besluit oud-archief de basis, ook uit 1972. * Hieronder viel ook het beheer van de historische verzamelingen. Voor het onderbrengen van het statisch archief was het noodzakelijk dat er in het nieuwe raadhuis een nieuwe archiefbewaarplaats zou worden aangewezen. Op 2 juni 1981 werd de kelderruimten K 16 en K24 aangewezen en goedgekeurd als archiefbewaarplaatsen.
Naast het beheren van het oud-archief en de historisch verzameling werden door het gemeente-archief in de jaren ’80 ook diverse tentoonstellingen georganiseerd over onderwerpen uit de geschiedenis van de Haarlemmermeer. Onderwerpen van de tentoonstellingen waren: Van Stoomtrein tot Schiphollijn (1981), ’40-’45 Nooit Meer (1985), C.J. Kievit (1987) en Droogmakingsplannen van het Haarlemmermeer (1989). *
3. Verantwoording van de inventarisatie
4. Bijlage: Zetelverdeling, Raadsleden en leden van B & W
laatste wijziging 16-04-2024
1.755 beschreven archiefstukken
6 gedigitaliseerd
totaal 850 bestanden
Inventaris
laatste wijziging 16-04-2024
1.755 beschreven archiefstukken
6 gedigitaliseerd
totaal 850 bestanden
Kenmerken
Datering:
1980-1990
Omvang in meters:
52,50
Periode documenten:
(1947) 1980-1990 (1993)
Openbaarheid:
gedeeltelijk openbaar
Opheffing openbaarheidsbeperking:
toestemming gemeentearchivaris
Raadpleegmogelijkheid:
Haarlem, Jansstraat, raadpleging mogelijk na transport
Gebruiksinformatie:
Inventaris inv.nrs. 1-1602. Inv.nrs. 1476-1486 zijn pas openbaar vanaf 2065. Inv.nrs. 806, 991 en 1263 ontbreken. Inv.nr. 1181 is een loos nummer. Lijsten van raadsleden en leden van het College van Burgemeester en Wethouders, 1982, 1986, 1990, in de inventaris.
Gemeente:
Haarlemmermeer
Categorie:
laatste wijziging 16-04-2024
1.755 beschreven archiefstukken
6 gedigitaliseerd
totaal 850 bestanden
