Het oorspronkelijk te bewerken archief had een omvang van ongeveer 27,5 strekkende meter. In de loop van het bewerkingsproces is een klein gedeelte toegevoegd, dat afkomstig was uit de gemeentelijke organisatie (Nog niet bij DIV afgeleverd of bij een verkeerde sector of afdeling terecht gekomen.) Er zijn ook stukken afgestoten, omdat ze bij andere archieven hoorde, zoals dat van de Concernstaf en de Stichting Stadstoezicht Haarlem. Van de laatste is 22 cm duurzaam te bewaren dossiers aangetroffen. Aangezien er ook buiten het archief van de sector Publieksdienst materiaal is aangetroffen, is het niet beschreven als een gedeponeerd archief van de sector, maar als apart archief. De Stichting Stadstoezicht Haarlem (SSTH) werd opgericht op 9 januari 1996 en voerde taken uit op het gebied van de openbare orde. Primair was het echter een voorziening om mensen te helpen met een achterstand op de arbeidsmarkt, een belang van de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Voor dit archief, zie de inventaris met toegangsnummer 5027 bij het Noord-Hollands Archief.

De aangetroffen stukken van de Personeelsvereniging Welzijn, later Publieksdienst (periode 1995-2004) zijn beschreven onder de sub-rubriek Personeel en niet als gedeponeerd archief. Dat is wel gedaan bij de stukken van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad is een zelfstandige adviescollege ten behoeve van de Publieksdienst en staat daarmee op afstand van de gemeentelijke organisatie, terwijl de personeelsvereniging voortkomt uit het personeel en sterk verbonden is met het onderdeel Personeel van het organisme van de Publieksdienst.

Bij de selectie is gebruik gemaakt van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf van 1 januari 1996, vastgesteld door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen op 21 november 2005, geactualiseerd tot en met 3 mei 2012.

Van de 28,5 meter is ongeveer 15 meter geselecteerd voor duurzame bewaring, 1,75 meter voor vernietiging op langere termijn en 11,75 meter voor directe vernietiging na akkoord van gemeentelijke archiefinspecteur, namens de gemeentearchivaris. Het archief is in materieel goede staat aangetroffen. Het was niet door schimmels, vocht of vervuiling aangetast en schadelijke hechtmiddelen, zoals nietjes en plastic hoezen kwamen slechts in beperkte mate voor. Wel is vaak overdadig gebruik gemaakt van tab-stroken, waardoor die soms meer dan een derde van het volume van een dossier vormen. In die gevallen zijn de tab-stroken (doorgaans zonder opschrift) verwijderd.

Er waren wel problemen met de dossiervorming en de ordening van stukken binnen dossiers. Bij veel archieven van de gemeente Haarlem is het gebruikelijk om bij dossiervorming het jongste stuk vooraan in het dossier te plaatsen. Dit gebruik komt in het archief van de Publieksdienst voor, maar niet consequent. Veel dossiers zijn chronologisch geordend en beginnen met het oudste stuk en er zijn ook dossiers gevormd, waar beide methoden door elkaar zijn toegepast.

Naast dit probleem van de ordening van stukken binnen een dossier is er nog een probleem geconstateerd met de beschrijvingen. Als gevolg van te beperkte omschrijvingen, met name het ontbreken van de handeling, zijn stukken die bij elkaar horen verspreid geraakt over verschillende dossiers en soms in dossiers waar ze niet in thuis horen. Tenslotte zijn ook dossiers aangetroffen met vrijwel identieke beschrijving. Waarschijnlijk zijn deze problemen ontstaan toen dynamische archieven van afdelingen en bureaus werden afgesloten en een voorselectie ondergingen door medewerkers met weinig kennis en ervaring en op basis van beperkte omschrijvingen.

Vanwege deze problemen is gekozen voor de volgende werkwijze. Indien een dossier wordt geselecteerd voor duurzame bewaring, blijft de bestaande ordening bestaan. Het kost veel tijd om de ordening aan te passen en het levert ook weinig voordeel op. Alleen in die gevallen waarbij een substantieel deel van het dossier bestaat uit vernietigbare stukken of misplaatste stukken naar een ander dossier moeten worden overgebracht is gekozen voor een herordening met chronologische opbouw.