Uw zoekacties: Sector Concernstaf van de gemeente Haarlem

5022 Sector Concernstaf van de gemeente Haarlem ( Noord-Hollands Archief )

Uitleg bij archieftoegang

Een archieftoegang geeft uitgebreide informatie over een bepaald archief.

Een archieftoegang bestaat over het algemeen uit de navolgende onderdelen:

• Kenmerken van het archief
• Inleiding op het archief
• Inventaris of plaatsingslijst
• Eventueel bijlagen

De kenmerken van het archief zijn o.m. de omvang, vindplaats, beschikbaarheid, openbaarheid en andere.

De inleiding op het archief bevat interessante informatie over de geschiedenis van het archief, achtergronden van de archiefvormer en kan ook aanwijzingen voor het gebruik bevatten.

De inventaris of plaatsingslijst is een hiërarchisch opgebouwd overzicht van beschreven archiefstukken. De beschrijvingen zijn formeel en globaal. Het lezen en begrijpen van een inventaris behoeft enige oefening en ervaring.

Bij het zoeken in de inventaris wordt de hiërarchie gevolgd. De rubrieken in de inventaris maken deel uit van de beschrijving op een lager niveau. Komt de zoekterm in een hoger niveau voor, dan voldoen onderliggende niveaus ook aan de zoekvraag.

beacon
 
 
Naar boven om te zoeken
5022   Sector Concernstaf van de gemeente Haarlem
Inleiding
1. Organisatie van de Concernstaf
2. Belangrijke ontwikkelingen in de taakuitvoering van de Concernstaf
3. Enkele belangrijke ontwikkelingen in de gemeente
4. Gemeentelijke huisvesting
5. Geschiedenis van het archief
5022 Sector Concernstaf van de gemeente Haarlem
Inleiding
5.
Geschiedenis van het archief
Organisatie: Noord-Hollands Archief
laatste wijziging 09-09-2019
Het archief van de sector Concernstaf van 1998-2007 beslaat een afgeronde periode. Na de gemeentebrede reorganisatie in het sectorenmodel op 1 januari 1998 zijn de voorgaande archieven afgesloten en nieuwe archieven gestart. Vanwege een nieuwe gemeentebrede reorganisatie, waarna werd overgegaan op een directiemodel met hoofdafdelingen, is het archief afgesloten op 31 december 2007. De rechtsvoorganger is de sector Bestuursdienst (1991-1997), de rechtsopvolger is de hoofdafdeling Concernstaf (2008-2017).
Zowel in de dynamische als in de semi-statische fase heeft het archief zich bevonden in het stadhuis. De dynamische dossiers waren geborgen in paternosterkasten, het semi-statische archief stond in archiefkelder 2.
Voor de postregistratie werd van 1992 tot en met mei 2007 gebruik gemaakt van het postregistratie- en archiveringssysteem DOCman. Iedere sector had een eigen afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV), waarvoor de betrokken sectordirecteur eindverantwoordelijk was. Er was geen centrale aansturing, wel centraal collegiaal overleg. Het applicatiebeheer van DOCman was organisatorisch ondergebracht bij de afdeling DIV van de sector Facilitaire Dienst (FD), gevestigd op het stadhuis. De bestuurlijke stukken werden gemeentebreed gescand vanaf circa 1996 / 1997 door de DIV van de sector Facilitaire Dienst. De inkomende post werd vanaf 2004 gescand door iedere sectorale DIV-unit zelf, wat later volgde de uitgaande post. Vanaf 1 juni 2007 werd het document management systeem (DMS) Verseon in gebruik genomen.
Het dynamisch archief is niet als één geheel afgesloten en semi-statisch gemaakt. Als een dynamische zaak was afgesloten, werd het dossier in principe overgebracht naar het semi-statisch archief. Dit gebeurde echter niet telkens per zaak, maar periodiek met meerdere dossiers tegelijk. Hierdoor werden de dossiers bij aanvang van de bewerking van het archief niet in een logische volgorde in de semi-statische archiefdozen aangetroffen. In de periode voorafgaand aan de bewerking van het archief zijn al dossiers vernietigd.
Het dynamisch archief werd voornamelijk ingericht volgens de wensen van de klant, zonder rekening te houden met archieftechnische aspecten. Schonen op vernietigbare stukken gebeurde maar beperkt. De afdeling DIV had de ambitie om de te bewaren afgesloten dynamische dossiers achteraf te herstructureren op zaakniveau of, in omvangrijke onderwerpsdossiers, naar de diverse behandelstappen, maar door capaciteitsproblemen en gebrek aan deskundigheid is dat niet gelukt. Daardoor zijn vaak grote onderwerpsdossiers blijven bestaan, die vele jaren bestreken.
Centrale archivering lijkt niet overal consequent te zijn toegepast. Tijdens de bewerking werden bijvoorbeeld niet altijd alle vergaderstukken uit een reeks aangetroffen. Soms bleken hiaten deels te zijn opgevuld met documenten uit werkdossiers van individuele medewerkers. In het bijzonder kunnen hierbij de dossiers inzake de wijkraden genoemd worden, die voor een belangrijk deel bestaan uit documenten, afkomstig uit het werkarchief van de ambtenaar die belast was met de begeleiding van de wijkraden.
De archieven van de gemeenteraad, de raadscommissies en het college van burgemeester en wethouders zijn deels fysiek afzonderlijk bewaard, maar horen in het archief van de Concernstaf. Daarom zijn ze in deze inventaris geïntegreerd. De burgemeestersarchieven zijn wel apart gehouden, omdat die afwijkende cesuren hebben. Bij het Noord-Hollands Archief zijn hiernaast een afzonderlijke serie raadsstukken tot en met 2006 en een serie verslagen van de gemeenteraad tot en met 2007 aanwezig.
6. Verantwoording van de inventarisatie
7. Beperking van de openbaarheid
laatste wijziging 11-09-2023
1.210 beschreven archiefstukken
Erfgoedstuk

Kenmerken

Datering:
1998-2007
Omvang in meters:
30,50
Periode documenten:
(1970) 1998-2007 (2010)
Openbaarheid:
gedeeltelijk openbaar
Opheffing openbaarheidsbeperking:
toestemming gemeentearchivaris
Raadpleegmogelijkheid:
Haarlem, Jansstraat, raadpleging mogelijk na transport
Gebruiksinformatie:
Inventaris inv. nrs. 1-1209. Bij de volgende inv. nrs. zijn beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid gesteld. Inv. nr. 459 openbaar in 2078, inv. nr. 466 in 2066, inv. nr. 467 in 2074, inv. nr. 470 in 2077, inv. nrs. 471, 480-481 in 2081, inv. nr. 506 in 2082, inv. nr. 653 in 2081, inv. nr. 654 in 2076, inv. nr. 655 in 2078, inv. nr. 656 in 2083, inv. nrs. 659, 661 in 2082, inv. nr. 1032 in 2075, inv. nr. 1033 in 2077, inv. nr. 1034 in 2086, inv. nrs. 1035-1039 in 2074, inv. nrs. 1040-1043 in 2075, inv. nrs. 1044-1047 in 2076, inv. nrs. 1048-1049 in 2077, inv. nrs. 1050-1055 in 2078, inv. nrs. 1056-1060 in 2079, inv. nrs. 1061-1067 in 2080, inv. nrs. 1068-1071 in 2081, inv. nrs. 1072-1077 in 2082, inv. nrs. 1078-1083 in 2083, inv. nr. 1084 in 2074, inv. nr. 1085 in 2075, inv. nr. 1086 in 2076, inv. nr. 1087 in 2077, inv. nr. 1088 in 2078, inv. nr. 1089 in 2079, inv. nr. 1090 in 2080, inv. nr. 1091 in 2081, inv. nr. 1092 in 2082, inv. nr. 1093 in 2083, inv. nr. 1095 in 2082, inv. nr. 1098 in 2077, inv. nr. 1099 in 2078, inv. nr. 1102 in 2082, inv.nr. 1127 in 2081.
Licentie metadata:
Creative Commons Zero (CC0) - Public Domain Dedication
Gemeente:
Haarlem
Categorie:
laatste wijziging 11-09-2023
1.210 beschreven archiefstukken