Het WSG hoofdarchief van 19 m bevindt zich sinds 2007 in de Archiefkelder II "Jan Dirk Burger" van het Stadhuis, waar ik het heb aangetroffen om te bewerken voor overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, het Noord-Hollands Archief. Bij aanvang van de bewerking op 1 april 2009 was het archief nog niet compleet. Door reorganisaties waren archiefonderdelen verhuisd naar andere locaties. Anderhalve meter beleidsarchief van het voormalig hoofd van de GGD, de heer H. Groenendijk, werd toegevoegd aan het WSG archief. Dit archief bevond zich in de Brandweerkazerne. Circa 15 m archief van de Dienst Samenlevingsopbouw- en Ouderenbeleid, bestaande uit beleidsdossiers en het welzijnssubsidiearchief kwam uit het dienstgebouw Westergracht en werd eveneens aan het archief toegevoegd. Dan is er nog 13,2 m van het zogenaamde Lagerweij archief, dat geplaatst was bij een extern archiefopslagdepot. Lagerweij was de financiële administrateur van de GGD. In het verleden is een deel van het te bewaren archief van de GGD verloren gegaan, omdat men per abuis dacht dat het voor vernietiging bestemd was. De fotokopieën uit het Lagerweij archief moeten in de plaats gesteld worden van het verloren originele exemplaar. En als laatste bleek achteraf nog een archiefonderdeel volgens "de geheime lijst van de GGD" in het externe archiefopslagdepot te bevinden van 26,3 m, waarom dit geheim werd genoemd is volkomen onduidelijk. Het totale WSG archief omvat 75 m, waarvan circa 40 m los materiaal. Het WSG hoofdarchief was in 2007 nog dynamisch wegens achterstanden in de archivering veroorzaakt door capaciteitsproblemen. Het is toen afgesloten en semi-statisch gemaakt, nadat een eerste ronde op selectie voor vernietiging was uitgevoerd middels de landelijke selectielijsten van 1983 en 2005, de verklaring van vernietiging hiervan is bewaard gebleven.

In de WSG periode waren er alleen dossiers of stukken vernietigd uit de voorgaande archief periode van het Gemeentebestuur van Haarlem van 1957-1990. Een deel van de lopende dossiers was na de sectorvorming tijdelijk in beheer gegeven aan bureau Documentaire Informatie Voorziening (DIV) van de sector WSG. Dit was gebeurd met het uitdrukkelijke verzoek om dit archiefonderdeel gescheiden te houden van het nieuw te vormen archief. Daar nog veel stukken uit deze periode onder beheer waren bij de ambtenaren is het niet gelukt om de archieven van de oude en de nieuwe sectoren te scheiden. Door capaciteitsproblemen werden archiefonderdelen niet tijdig vernietigd, maar tijdelijk geplaatst bij een extern archiefopslagdepot. Ook werden incidenteel archiefbureaus ingehuurd om een deel van het archief te selecteren. Tot 1996 kon men het archief nog 50 jaar in eigen beheer houden, volgens de nieuwe Archiefwet 1995, in werking getreden op 1 januari 1996, werd dit teruggebracht naar 20 jaar. In 2004 en latere jaren kwam de vernietiging hiervan tot uitvoering. De verklaringen van vernietiging hiervan worden bewaard in het archief van de sector Publieksdienst van 2000-2007. Van het WSG archief is geen ordeningsplan. Het WSG archief werd gedeeltelijk beheerd door bureau DIV / WSG en had toen een omvang van circa 10 m te bewaren archief. Het werd geordend met behulp van een zelfbedacht trefwoord om de toegankelijkheid voor leken mogelijk te maken, de basisarchiefcode werd wel vermeld op de etiketten. Er waren veel verzamelmappen met brede onderwerpstitels, waarin diverse zaken waren opgeborgen met tabstroken op chronologische volgorde. Het achtergebleven WSG-archief bij bureau DIV was in de periode van de sector Publieksdienst in de semi-statische fase, maar werd niet afgesloten, omdat er nog veel stukken onder de ambtenaren waren.

De toegang van het archief onder beheer van Bureau DIV was geregeld met behulp van inventariskaartjes op trefwoord en basisarchiefcode. Veel archiefonderdelen waren echter in de zogenaamde dynamische fase in beheer bij de stafafdelingen en diensten en geordend volgens de wensen van de behandelende ambtenaren. Hierbij werd geen rekening gehouden met archieftechnische aspecten. De archiefcultuur was vrij slecht, als de kasten vol waren, werd bureau DIV ingeschakeld. Vaak werden ook stukken voor het archief op eigen initiatief weggegooid, omdat men het archiefbelang ervan niet inzag. In 2003 werd het semi-statisch WSG-archief geherstructureerd en geordend op basisarchiefcode, omdat het overzicht verloren dreigde te gaan, doordat de zelfbedachte trefwoorden niet gebaseerd waren op een ordeningsplan. Ook was het hier en daar vermengd geraakt met de Publieksdienstdossiers. De dossiermappen werden ook voorzien van elektronische dossiernummers met behulp van het postregistratie- en archiveringssysteem Document-Manager (DocMan). Van de andere archiefonderdelen vanuit de andere locaties was nog vrijwel niets vernietigd en ook hier zijn andere ordeningen toegepast dan de basisarchiefcode. Een dossierinventaris per organisatieonderdeel was aanwezig, maar er waren geen elektronische dossiernummers gemaakt. De materiële staat van de meeste dossiers in het semi-statisch WSG-hoofdarchief is redelijk, zuurvrij verpakt, behalve de meeste tabstroken, bindmiddelen zijn overwegend verwijderd. De materiële staat van de overige archiefonderdelen was niet goed. Na de archiefbewerking zal alles opnieuw worden verpakt in nieuw materiaal.

Sinds 1996 werd er gebruikt gemaakt van het postregistratie- en archiveringssysteem Document-Manager, vóór 1996 was er ook een postregistratiesysteem, maar dit kon niet geconverteerd worden naar Document-Manager. De postregistratie was bij de sector WSG niet van hoge kwaliteit, omdat de meeste documenten die daarvoor in aanmerking kwamen niet werden geregistreerd, maar voorzien werden van een ontvangststempel. Dit betrof onder andere de cliëntenpost van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waaronder de Stadsbank Haarlem, en de Dienst Samenlevingsopbouw- en Ouderenbeleid. Slechts 15% werd geregistreerd en dit waren voornamelijk bestuurlijke behandelvoorstellen, bezwaar- en beroepschriften, klachten en brieven van burgers waarop een schriftelijke reactie moest komen. De postregistratiecriteria waren afgestemd op de wensen van de uitvoerende organisatieonderdelen. De postregistratie werd gezien als dubbel werk vooral bij de zogenaamde cliëntenpost, omdat deze documenten werden gescand in het uitkeringsadministratiesysteem en later opgeslagen in de digitale cliëntendossiers in het Documentair Informatie Systeem. Voor de archivering was de gebrekkige postregistratie een nadeel. Niet geregistreerde stukken konden niet gevolgd worden in het systeem voor tijdige afdoening en archivering, ook konden ze niet in een elektronisch dossiernummer worden geplaatst en waren hierdoor moeilijker terug te vinden. Daarnaast konden de verschillende applicaties niet met elkaar communiceren, zoals dat in de huidige moderne systemen wel het geval is.

Archiefinspectierapporten zijn in het WSG archief niet aanwezig. Wel is er correspondentie aanwezig van de gemeentelijk archiefinspecteur, die op verzoek van het management van de sector WSG adviezen geeft. Volgens het toenmalig hoofd van het Bureau DIV is de gemeentelijke archiefinspecteur in 1991 op bezoek geweest bij de sectordirecteur ter bespreking van verbeteringen in de archivering. In dat gesprek zijn wrijvingen ontstaan, die ertoe hebben geleid dat de verdere communicatie alleen nog schriftelijk plaatsvond. Met als gevolg dat de eerstvolgende archiefinspectie in 2001 plaatsvond door de Provinciale Archiefinspectie van Noord-Holland in de archiefbeheer periode van de sector Publieksdienst van (1998) 2000-2007. Daarop volgend in 2004 was er een archiefinspectiebezoek door de nieuwe gemeentelijke archiefinspecteur gezamenlijk met de provinciale archiefinspecteur.