Op 20 december 1995 heeft het college van burgemeester en wethouders van Heemstede aan Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, op grond van art. 60 van het Archiefbesluit, kennis gegeven van het voornemen tot het ordenen en beschrijven van de archiefbescheiden over de periode 1930-1990. Op 10 januari 1996 deelden Gedeputeerde Staten mede geen bezwaar te hebben tegen de voorgenomen ordening en beschrijving onder begeleiding van de provinciaal archiefinspecteur. Sindsdien is in overleg met deze inspecteur, mw. drs. M.L. Loef, uitvoering gegeven aan genoemde werkzaamheden. Alvorens met de inventarisatie van het archief 1930-1990 werd begonnen, is nagegaan of alle tot dat archiefdeel behorende bescheiden in de archiefbewaarplaats aanwezig waren. Dat bleek niet het geval te zijn. Daarom werden bij diensten en afdelingen alle omslagen en losse stukken, voorzover ze voor bewaring in aanmerking kwamen, weggehaald en overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een groot gedeelte van de stukken werd in ongeordende staat aangetroffen. Zo stond op ongeveer tachtig oude archiefdozen vermeld: Nog uit te zoeken stukken. Ook uit de te ordenen stukken in de archiefbewaarplaats was weinig of niets vernietigd. Bovendien bleken de van de afdelingen en diensten afkomstige omslagen veel stukken te bevatten die ook in het secretarie-archief aanwezig waren en dus voor vernietiging in aanmerking kwamen.

Als gevolg van de regionalisatie van de politie in 1992, werd het politiearchief, afkomstig uit het gebouw aan de Cruquiusweg, en bevattende de stukken tot het moment van de regionalisatie - totaal plm. 90 m - overgebracht naar de archiefbewaarplaats in het raadhuis. Dit archief moet nog worden geschoond en geïnventariseerd en is dus niet opgenomen in de inventaris 1930-1990. Wel zijn daarin opgenomen de stukken met betrekking tot de politie uit het gemeentearchief.

Het jaar 1930 is voor dit archiefdeel als beginjaar gekozen omdat toen voor de ordening van de archiefbescheiden de VNG-code gevolgd ging worden. Omdat in 1988 een drastisch gewijzigde VNG-code verscheen, werd het dynamisch archief met ingang van 1991 opgezet volgens de handleiding opbouw gemeentearchieven van deze Vereniging. Dat was de reden om het jaar 1990 als einddatum te kiezen voor het onderhavige archiefdeel. Het ligt in de bedoeling om in de toekomst 10-jarenblokken te vormen, te beginnen met 1991-2000.

Van deze inventaris zijn om verschillende redenen uitgezonderd de gedeponeerde archieven, het foto-archief, het kaartenarchief, de bouwvergunningen, de vergunningen ingevolge de hinderwet, het bevolkingsregister, de registers van de burgerlijke stand, de persoonsdossiers, de bestemmingsplannen en de verkeersmaatregelen. Deze archiefdelen zullen te zijner tijd afzonderlijk worden geïnventariseerd.

De stukken die betrekking hebben op de oorlogsjaren 1940-1945 werden aanvankelijk als eenheid in de archiefbewaarplaats bewaard. Bij het ordenen en beschrijven van het archief 1930-1990 zijn deze stukken geïntegreerd in dit archiefdeel opgenomen. Archiefbescheiden jonger dan twintig jaar zijn niet openbaar. In bijzondere gevallen, zoals vanwege wetenschappelijk onderzoek, kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Daarvoor dient schriftelijk toestemming te worden gevraagd aan het gemeentebestuur van Heemstede met een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving van het doel van het onderzoek.

Deze inventaris is tot stand gekomen in nauw overleg met de heer H. Smit. Ik heb de samenwerking met hem bij het totstandkomen van dit zeer omvangrijke werk als uiterst plezierig ervaren. Hiervoor ben ik hem veel dank verschuldigd.
Ook wil ik graag de provinciaal archiefinspecteur, mw. drs. M.L. Loef, dankzeggen voor haar adviezen en bezoeken die zij mij bracht in het kader van het samenstellen van deze inventaris.