Het in de 19e eeuw bij veel administraties gebruikelijke "verbaalstelsel" werkte met een verbaal, dat grosso modo bestond uit een chronologische serie besluiten of notulen met de daarbij behorende bijlagen of ingekomen stukken. Bij de Gouverneur van Noord-Hol land vormen de series ingekomen- en minuten van uitgaande stukken het verbaal, bij G.S. de notulen met de bijlagen. Bij elkaar vormen deze series het overgrote deel van het totale archief 1814-1850. Het verbaalstelsel voldeed goed bij organen, die in overwegende mate eindbeslissingen namen over kortlopende zaken. *  Bij langduriger kwesties, waarbij de administratie meer begeleidde dan besliste, leidde het ontbreken van een eindbeslissing tot de vraag op welke datum de stukken moesten worden opgelegd. Anderzijds was het herhaaldelijk opzoeken van voorstukken erg tijdrovend. Een en ander werkte de neiging in de hand om stukken over bepaalde kwesties als "tijdelijke dossiers" of "werkdossiers" bij elkaar te houden, en buiten het verbaal. Zo ook in het provinciaal archief: over onderwerpen als aanleg Noordhollands Kanaal, aanleg Rijnspoorweg, gemeentelijke grenzen e.d. zijn aparte werkdossiers aangehouden, die zowel de ingekomen stukken als de minuten van uitgaande stukken bevatten. Het kan overigens voorkomen, dat stukken over zo'n onderwerp ook in de grote serie zijn geborgen. In de agenda tekende men niet aan dot er een tijdelijk, buiten verbaal gehouden dossier werd aangehouden. Daarnaast zijn om praktische redenen (het formaat) bepaalde bescheiden, zoals de gemeenterekeningen, niet opgelegd op datum van afhandeling, maar eveneens buiten verbaal gehouden.