De ordening van het register nummering A-dossiers is niet gehandhaafd, omdat er geen enkel systeem in aanwezig was. De zuivere instellingendossiers zijn intact gelaten en zoveel mogelijk aangevuld met de in de correspondentie en andere dossiers ("diversen") aangetroffen stukken van de betreffende instelling. Ze zijn alfabetisch gerangschikt. Gezien het verwachte gebruik van het archief is er een splitsing gemaakt tussen Haarlemse en niet-Haarlemse instellingen. De correspondentie met de afzonderlijke correspondenten is bij de series correspondentie beschreven en de dossiers van het bestuur zijn bij bestuurszaken geplaatst. De stukken van de Commissie van onderhoudsplicht, van de Commissie samenwerking bijzondere noden en van de Contactcommissie zijn als afzonderlijke archieven behandeld. De stukken van deze commissies zijn namelijk steeds strikt gescheiden gehouden van die van de armenraad, alleen de uiteindelijke jaarcijfers van het financiële beheer komen gezamenlijk in één kas-, bank- en giroboek te staan. Volgende argumenten om de stukken van deze commissies als afzonderlijk archief te behandelen zijn, dat ze eigen notulen en eigen correspondentie hebben en de lange duur van hun bestaan. In een aparte afdeling zijn de stukken opgenomen die de secretaris a titre personnel ontving. Hij werd namelijk nogal eens gevraagd zitting te nemen in een bestuur en had bemoeienis met allerlei instellingen op het terrein van de sociale zorg.

Soms was het moeilijk onderscheid te maken tussen wat hij uit hoofde van zijn functie, dan wel op grond van zijn persoonlijke activiteiten ontving. Hij was lid van de vereniging van secretarissen van armenraden, maar ook van de landelijke vereniging van leiders van openbare diensten en instellingen voor sociale zorg. Conform de vernietigingslijst opgesteld door het Ministerie van Binnenlandse Zaken voor de Nederlandse gemeenten, is er uit dit archief vernietigd. *  Hoewel er volgens deze lijst meer vernietigd had kunnen worden, zijn er uitzonderingen gemaakt. Omdat de persoonsdossiers een belangrijk deel van het werk van de armenraad uitmaken en uit historisch oogpunt is een a-selecte steekproef genomen. Van iedere drieduizend nummers zijn de eerste dertig dossiers gekozen, zodat er een doorsnede is uit het gehele tijdvak. Ook de laatste dertig dossiers zijn bewaard. Dat was ook de reden om een gedeelte van de correspondentie van de Commissie voor onderhoudsplicht te bewaren, namelijk van de chronologische serie het eerste en de laatste twee jaar. Van de alfabetische serie correspondentie van de Commissie voor samenwerking bijzondere noden zijn de letters A, C en Z bewaard. Enkele markante brieven uit de tweede wereldoorlog zijn eveneens niet vernietigd.