In het voorjaar van 1979 vonden de eerste besprekingen plaats tussen de familie Van Styrum enerzijds en het Rijksarchief in Noord-Holland anderzijds, welke tot doel hadden, het archief bij een officiële, bij de Archiefwet erkende, bewaarplaats onder te brengen. Drie archiefbewaarplaatsen leken aanvankelijk in aanmerking te komen: het Gemeentearchief te 's-Hertogenbosch, het Gemeentearchief te Haarlem en het Rijksarchief in Noord-Holland. De eerstgenoemde bewaarplaats moest bij een nadere overweging al spoedig afvallen, aangezien de band tussen de familie Van Styrum en de stad 's-Hertogenbosch eerst aan het einde der negentiende eeuw, in de persoon van Albert Johan Jacob baron van Styrum, tot stand kwam, terwijl toch de voorafgaande geschiedenis van de familie zich concentreert rond Haarlem. Het waren uiteindelijk de betekenis van Jan van Styrum, de landdrost van Amstelland, en zijn inbreng in dit archief, welke deden besluiten tot overbrenging naar het Rijksarchief in Noord-Holland.

Reeds eerder waren door de familie Van Styrum archivalische bescheiden overgedragen. In 1852 schonk Floris Willem baron van Styrum het archief "eene verzameling registers en boeken, afkomstig van J. van Styrum, landdrost van Amstelland.." *  . Het betrof hier echter bescheiden, welke feitelijk niet tot het familiearchief behoorden, maar voornamelijk ambtelijke stukken, die abusievelijk of omdat de landdrost ze van vertrouwelijke aard achtte daarin terecht waren gekomen. Heden ten dage berusten deze bescheiden voor het grootste gedeelte bij de "collectie aanwinsten", voor een kleiner deel bij het archief van het Departementaal Bestuur.

Nu echter, in de zomer van 1979, werd het familiearchief zelf overgedragen, en reeds enige maanden later kon met de inventarisatie worden begonnen. Het archief omvatte toen zes strekkende meter. In de loop van de volgende maanden kwam daar nog circa driekwart meter bij, maar anderzijds werden na een voorlopige inventarisatie enige stukken gelicht, die op verzoek van de familie Van Styrum werden overgedragen aan het museum van de Kanselarij der Nederlandse Orden. Het betreft hier stukken, welke betrekking hebben op de onderscheidingen, waarmee Jan van Styrum werd bekleed. Derhalve omvat het archief in zijn huidige staat circa zes en een halve meter. Het oudste stuk, dat in het archief werd aangetroffen, dateert van 1570. *  Van meest recente oorsprong is een brief van 1972. *  Slechts in het geval van de "stukken dienende tot bewijs van de eigendom der "vicariegoederen" kan men spreken van een "oude orde". *  De opeenvolgende bezitters van deze "vicariegoederen" hebben deze stukken zorgvuldig, in de vorm van een chronologisch geordend dossier, bewaard.

Voor het overige werd op de rugzijde van enige bescheiden, die meestal de afwikkeling van een nalatenschap betreffen, een vermelding omtrent de aard van het desbetreffende stuk aangetroffen. Het handschrift wijst hier in de richting van Jan van Styrum, de landdrost. Dergelijke aantekeningen hadden evenwel geen gevolgen voor de inventarisatie. Bij de poging tot inventarisatie, welke hier is ondernomen, werden de "stukken betreffende afzonderlijke personen", vanzelfsprekend, primair gerangschikt per familie. Binnen de eenheid, die iedere familie vormt, werd vervolgens een onderscheid gemaakt naar de generatie, waartoe de desbetreffende persoon behoort. Indien noodzakelijk werd binnen de generatie onderscheiden naar gezinseenheid. Zo worden in de zesde generatie van de familie Van Styrum eerst de kinderen van Floris Willem baron van Styrum vermeld, vervolgens pas hun nichten, de dochters van jonkheer Louis van Styrum.

Binnen elke gezinseenheid wordt, tenslotte, de volgorde der personen bepaald door hun geboortedatum. Wat betreft de familie Van Styrum blijkt deze wijze van ordenen reeds uit het nummer, dat bij iedere persoon wordt vermeld. Slechts het onderscheid per gezinseenheid kan men uit deze code niet opmaken. Daartoe zij men verwezen naar de genealogische tabellen, welke achter de inventaris zijn opgenomen. Voor het genealogisch verband binnen de aanverwante families is men geheel en al op deze tabellen aangewezen. De meeste aanverwante families zijn immers met slechts weinige personen in dit archief vertegenwoordigd, zodat gevreesd moest worden, dat de nummering hier meer verwarrend dan verhelderend zou werken.

Het aanzienlijke aantal aanverwante families, en vooral de wijze, waarop zij zich onderling, en tot de familie Van Styrum verhouden, vormde bij deze inventarisatie een apart vraagstuk. De volgorde, waarin zij in de inventaris worden vermeld, beoogt de gebruiker inzicht te verschaffen in de wijze, waarop de bescheiden van de desbetreffende familie tot dit archief zijn gekomen. Dat is daarom niet overbodig, aangezien vele families slechts zeer indirect aan de Van Styrum's verwant zijn. Indien men de cijfercode beziet, welke voorafgaat aan de naam van de aanverwante familie, dient men het volgende te bedenken:
1) Het Romeinse cijfer en het cijfer, dat daar het eerst op volgt, verwijzen naar de codering bij de familie Van Styrum; namelijk naar het huwelijk, via hetwelk de bescheiden van de desbetreffende aanverwante familie in het archief terecht kwamen. Zo verwijst de code III-4 van de familie Visscher naar het huwelijk van Jan van Styrum en Anna Maria Visscher.
2) Vervolgens vormt de lengte van de code achter het Romeinse cijfer een indicatie voor de graad van verwantschap met de familie Van Styrum. Hoe langer deze cijferreeks, des te losser is de band. Zo is de familie Blaue (III-4.1.) nauwer met de Van Styrum's verbonden dan de familie Thije (III-4.1.1.). In het eerste geval wordt de band gevormd door slechts één schakel, te weten: de familie Visscher (III-4.), die direct, namelijk door een huwelijk, met de familie Blaue is verbonden. In het tweede geval zijn er twee schakels: de familie Visscher en de familie Blaue, met welke laatste familie de Thije's door een huwelijk zijn verbonden. De familie Planck (111-4.2.) staat in eenzelfde relatie tot de familie Van Styrum als de familie Blaue. Beide zijn namelijk door een huwelijk gelieerd aan de familie Visscher, en worden zo door slechts één schakel van de Van Styrum's gescheiden.

Indien de rangschikking der aanverwante families, die men zou kunnen vergelijken met de mathematische figuur van een aantal concentrische cirkels met de familie Van Styrum in het middelpunt, de gebruiker inzicht verschaft in de wijze, waarop de verschillende onderdelen van het archief zich tot elkaar verhouden, of, met andere woorden, in de wijze, waarop de archiefvorming tot stand kwam, beantwoordt zij aan de doelstelling van de inventarisator. Vanzelfsprekend vormen huwelijkspartners tezamen één rubriek. De plaats van dit huwelijk in de inventaris wordt bepaald door de verhouding van ieder der afzonderlijke personen tot de familie Van Styrum. In het beeld van de concentrische cirkels zal het huwelijk zo dicht mogelijk bij het middelpunt worden geplaatst. Zo wordt het huwelijk tussen Catharina Wilhelmina van Vollenhoven en Elias Tielenius Kruythoff *  onder de familie Van Vollenhoven gerangschikt, daar deze direct gelieerd is aan de Van Styrum's, terwijl de familie Tielenius Kruythoff eerst door de schakel Van Vollenhoven met de familie Van Styrum is verbonden.

In dit verband dient te worden gewezen op het "probleemgeval" Anna Maria Visscher. Nadat haar eerste echtgenoot, Jan van Styrum, was overleden, huwde zij nog twee maal. Het leek niet juist, deze huwelijken met, achtereenvolgens, Cornelis van der Hoop en Dirk Willem Hendrik baron van Brakell evenals het eerste onder de familie Van Styrum te plaatsen. Immers, de enige reden om Anna Maria Visscher onder de familie Van Styrum te rangschikken bestond in haar huwelijk met Jan van Styrum. Voor haar volgende huwelijken bestond die reden vanzelfsprekend niet, zodat deze een plaats onder de familie Visscher werd toegewezen. Indien Anna Maria Visscher "weduwe Van Styrum" was gebleven, zouden de bescheiden, welke zij na de dood van haar echtgenoot had ontvangen of opgemaakt, onder de familie Van Styrum zijn gerangschikt. Niet het feit, dat zij weduwe is geworden, vormt namelijk de grond voor de hier gekozen oplossing, maar de ongewenstheid, de namen van haar tweede en derde echtgenoot en derhalve hun archiefbescheiden te plaatsen onder de naam Van Styrum, met welke familie zij geen directe band onderhielden. En bij de ordeningscriteria, die hier worden gevolgd, geldt nu juist deze regel: personen kunnen slechts dan onder een andere dan hun eigen familie worden geplaatst, indien zij door een directe band, namelijk een huwelijk, met die andere familie zijn verbonden en deze andere familie dichter bij de Van Styrum's staat dan hun eigen familie.

De "stukken betreffende afzonderlijke personen" worden in deze inventaris verdeeld in vier categorieën. De "stukken van persoonlijke aard" betreffen de zuivere privé-sfeer. In deze bescheiden komt grosso modo tot uiting wie de desbetreffende persoon is. In de "stukken van zakelijke aard" komt tot uiting wat de desbetreffende persoon heeft . In deze bescheiden treedt men op persoonlijke titel in zakelijk contact met anderen. Ook m.b.t. de "stukken betreffende zijn rol in het openbare leven" zou men kunnen opmerken, dat deze feitelijk een zakelijk karakter hebben -zij het, dat men deze term dan in een ruimere zin gebruikt dan bij de tweede categorie het geval was-, maar het cruciale verschil met de "stukken van zakelijke aard" berust hierin, dat men nu niet langer op persoonlijke titel, maar als openbaar persoon in een bepaalde functie handelt of wordt aangesproken. Anders gezegd: bij deze stukken gaat het erom, wat men in de zuiver openbare sfeer doet. Bij de "stukken betreffende de nalatenschap" wordt de term "nalatenschap" in de ruimste zin opgevat. Alle zaken, die na het overlijden van een persoon moeten worden afgehandeld, worden gesubsumeerd onder dit ene begrip. Het argument ook de testamenten in deze categorie onder te brengen bestond hierin, dat deze bescheiden de intenties van de erflater m.b.t. de afwikkeling van de nalatenschap verwoorden.

Bij de familie Van Vollenhoven deed zich de moeilijkheid voor, dat de nalatenschappen van diverse personen nauw waren verweven, aangezien hun afwikkeling over verscheidene generaties was gespreid. In de inventaris is dit verband d.m.v. "cross-references" aangegeven. Datzelfde middel werd toegepast, wanneer een executeur-testamentair tevens voogd over de minderjarige kinderen was. *  De voogdij wordt gerekend tot de categorie der zakelijke activiteiten, die men op persoonlijke titel verricht. T.a.v. de "stukken betreffende afzonderlijke personen" dient tot slot te worden opgemerkt, dat de onderverdeling per persoon werd weggelaten, indien het aantal inventarisnummers vijf of minder bedroeg. De volgorde der inventarisnummers is in deze gevallen echter dezelfde, welke zou zijn aangebracht indien de onderverdeling in rubrieken wel zou zijn aangehouden. De afdeling "stukken betreffende familiebezittingen" omvat de bescheiden, die zijn ontstaan in verband met het bezit van goederen, die niet aan één afzonderlijke persoon of aan twee huwelijkspartners toebehoorden.

Dat geldt bij voorbeeld voor de "vicariegoederen". Deze term wordt daarom tussen aanhalingstekens weergegeven, aangezien de status van deze bezittingen ook aan de betrokkenen zelf niet geheel duidelijk was. Aanvankelijk werden deze goederen, zoals uitdrukkelijk in enige testamenten wordt vermeld, in fideï-commis bezeten. *  Hun status was derhalve nog tamelijk nauw omschreven. In de loop van de 17e en 18e eeuw verloor men evenwel de geestelijke bestemming van deze goederen uit het oog en vatte men ze op als familie-eigendom. *  Maar nog in de twintiger jaren van de 19e eeuw is de status der goederen niet dermate geseculariseerd, dat Jan van Styrum ze zonder meer zou hebben durven verkopen, als maakten zij deel uit van zijn persoonlijke vermogen. * 

De stukken, welke betrekking hebben op de "Exploitatiemaatschappij Jannezand", nopen eveneens tot een toelichting. Het betreft hier zeker niet een "gedeponeerd archief". Het bedrijfsarchief berust bij de nog immer werkzame firma zelf. De in deze Inventaris vermelde stukken zijn afkomstig van familieleden in hun kwaliteit van aandeelhouder of bestuurder. Aangezien nu zovele familieleden gelijktijdig deelnamen in de firma, was het niet mogelijk te achterhalen van wie elk document afzonderlijk afkomstig was. In het uitzonderlijke geval dat dit wel mogelijk was *  zijn de bescheiden onder de afdeling "stukken betreffende afzonderlijke personen" gerangschikt. Daar bevinden zich ook die stukken, die dateren uit de periode, waarin het bezit der polders nog een persoonlijk karakter had en niet dat van een familiebedrijf, dat namelijk is ontstaan uit een ongedeelde boedel. *  Hier treft men derhalve de stukken, die het familiebedrijf, het bezit als geheel, raken; niet die, welke de persoonlijke bezitters uit de voorafgaande tijd of welke de afzonderlijke aandeelhouders betreffen. Tot slot een opmerking over het gebruik der "nota bene's". Het argument, hier mededelingen te doen over de zegels, heeft een volstrekt pragmatisch karakter, namelijk hun bescherming. Daar hun aantal niet bijzonder groot is en de tekst in vele gevallen voor de hand ligt, leek het overdreven deze gegevens in de vorm van een aparte bijlage te presenteren.