Wanneer een onderzoeker binnen een instelling, om welke reden dan ook, zijn speurtocht start, zal hij trachten een globaal en zo duidelijk mogelijk beeld van de gehele organisatie te krijgen in de hoop snel en doelmatig zijn bronnenmateriaal te traceren. Hij stapt gewoonlijk naar de archivaris en verzoekt deze om inzage in het archief. Daar bekijkt hij de meest actuele organigrammen en beleidsnota's van de instelling. Tevens beschouwt hij of zij de opbouw/structuur van het archief. Uit beide bronnen zijn zowel de doelstelling(en) als de daaruit voor de organisatie voortvloeiende taken af te leiden. Tevens kan de onderzoeker als het goed is een overzicht krijgen van het geheel van middelen waarover de organisatie beschikken kan om haar doelen en haar taken ook daadwerkelijk te realiseren. Een goed beeld is meestal niet makkelijk te krijgen. Vooral een museum is een instelling met een complexe taakuitvoering. De organisatie kunnen we grofweg met de volgende definitie omschrijven:

"Een museum is een permanente instelling in dienst van de gemeenschap en haar ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, niet gericht op het maken van winst, die als taken heeft de materiële getuigenissen van de mens en zijn omgeving te verwerven, te behouden, wetenschappelijk te onderzoeken, te presenteren en hierover informeert voor doeleinden van studie, educatie of genoegen."

Organisaties realiseren doelen wanneer taken naar behoren uitgevoerd worden. Kerntaak in museumland is uitvoering te geven aan werkzaamheden die voortvloeien uit het direct beheren van de collectie. Het doel van het museum daarentegen is zoveel mogelijk mensen met belangstelling voor kunst, cultuur en geschiedenis te bereiken. Ieder jaar weer overschrijden zowel kunstkenners als grote aantallen kunstliefhebbers de drempel van de plaatselijke kunsttrots. Het schilderachtige Frans Halsmuseum is een instelling beheerd namens en ten dienste van de Haarlemse gemeenschap.

Een van de hoofdtaken van deze gemeentelijke instelling is het conserveren van de stadsverzamelingen van beeldende kunsten, toegepaste kunsten en regionale geschiedenis. Zowel de conservatoren oude kunst als de conservatoren nieuwe kunst houden zich dan ook bezig met het geautomatiseerd toegankelijk maken van de collectie. Daarnaast dienen de kunstobjecten beschermd te worden tegen "de tand des tijds": ze worden vakkundig opgeborgen en gaan, vooral de oudere kunst, indien noodzakelijk, door de handen van een bekwaam restaurateur.

Een tweede hoofdtaak is de verkrijging van die kunstobjecten welke een goed beeld van het verleden en het heden van de (Haarlemse) geschiedenis en kunstgeschiedenis vormen. Vele Haarlemse instellingen, zoals bijvoorbeeld het Elisabeth Gasthuis, hebben hun kunstbezit in permanente bruikleen aan het Frans Halsmuseum afgestaan. Naast het beheren van de bestaande collectie, wordt het museum ieder jaar in staat gesteld nieuwe kunst aan te kopen. Bekend is het voormalig aankoopbeleid in het kader van de Beeldend Kunstenaars Regeling (BKR). Nog ieder jaar bekijken conservatrice Christilde Klein en haar vakgenoten welke moderne kunstobjecten voor de gemeente Haarlem aangekocht worden. Uit een aanzienlijk aanbod maken de conservatoren een keuze ter aanvulling van de voornaamste al aanwezige deelcollecties. Er wordt met name gekeken naar Nederlands impressionisme, expressionisme, nieuw realisme, Nederlandse naïeven en textiele kunst. Ook schenkingen en legaten zorgen voor een belangrijk deel voor de zo welkome aanvulling van het bezit. Vooral in het begin van de 20e eeuw werd het stedelijk kunstbezit op deze wijze aanzienlijk uitgebreid. Vermelding verdienen de schenkingen en legaten van J.Th. Gerilngs, Jhr. J.C. W. Fabricius en gemeentearchivaris Gonnet (1926). Van na de oorlog trekken vooral de omvangrijke schenkingen van wethouder Culturele zaken D.J. Geluk, Dr. Laudenius, Mw. G. Wallbrink-Oud en Mw. Von Brucken Fock-van Pompe van Meerdervoort de aandacht.

Om de derde hoofdtaak, het tentoonstellen van de collectie, in goede banen te leiden wordt regelmatig een beroep gedaan op particuliere kunstbezitters en andere museale organisaties. Kunstobjecten die een bepaald, door de Educatieve afdeling van het museum uitgewerkt, thema ondersteunen, worden van andere museale organisatie in bruikleen gevraagd. Ook ondersteunt het Frans Halsmuseum andere musea en stelt op haar beurt weer objecten uit haar eigen collectie in bruikleen beschikbaar. Het managementteam van het Frans Halsmuseum stelt jaarlijks een tentoonstellingsprogramma op.

De collectie wordt technisch en wetenschappelijk bewerkt en permanent of, wanneer dit onmogelijk is, bij toerbeurt tentoongesteld. Ondersteund door de medewerkers van de Educatieve afdeling, die telkens weer borg staan voor de aflevering van een goed gedocumenteerde catalogus, werken de specialisten iedere tentoonstelling met zorg uit.

Het management van het Frans Halsmuseum kan uit een breed scala van tentoonstellingsmogelijkheden putten. Ze maakt een afgewogen keuze uit monografische, thematische sociaal-culturele en historische tentoonstellingsmogelijkheden. De voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van iedere geplande tentoonstelling worden uitgevoerd door drie gelijkgestelde organisatieonderdelen. Men onderscheidt de secties Oude Kunst, Moderne Kunst en de Educatieve afdeling. Specifieke taakstellingen worden in onderling overleg voorbereid en veelal door medewerkers van meer dan een van de drie afdelingen uitgevoerd. Men houdt zich bezig met het verduidelijken van kunsthistorische samenhangen, zelfstandig kunsthistorisch onderzoek en volgt de actuele ontwikkelingen op de door het museum bestreken gebieden.

Vooral de Educatieve afdeling houdt zich bezig met de modernisering en uitbreiding van de toelichtingen op zowel de vaste als tijdelijke collectieopstellingen. Deze afdeling verzorgt alle mogelijke voorlichtingsvormen ter verduidelijking van de verzamelingen. Hieronder valt het samenstellen van drukwerk en het vervaardigen van affiches en diareproducties.

Binnen het Frans Halsmuseum onderscheidt men zes organisatieonderdelen.
De algehele leiding (1) is sedert 1983 in handen van Dr. D.P. Snoep. Hij wordt bij zijn dagelijkse werkzaamheden ondersteund door een directie-, een tentoonstellings-, en een algemeen secretaresse.
De administratie (2) zorgt voor het financiële beheer van het museum, de financiële begeleiding van de projecten, inkoop, verkoop etc.
De wetenschappelijke afdeling (3) wordt ingedeeld in de secties Oude Kunst, geleid door conservator Dr. P. Biesboer, de sectie Moderne Kunst, geleid door Dr. M. Hoogendonk en de restauratie-afdeling o.l.v. Mw. E. Hendriks.
De interne dienst (4) o.l.v. de heer C. Grotenhuis voert taken uit inzake bewaking, veiligheid, schoonmaak en andere praktische werkzaamheden. Niet te onderschatten is de taak van de depothouder F. Hoogland. Hij waarborgt een goede verzorging van de collectie.
De technische dienst (5) verzorgt op haar beurt weer die werkzaamheden welke te maken hebben met de opbouw en het inrichten van de tentoonstellingen.
Tenslotte is er de Educatieve afdeling welke zich bezig houdt met het verstrekken van museale voorlichting in de ruimste zin des woords. Deze afdeling staat borg voor het leggen van een goede relatie tussen het museum en het publiek. Ze zet culturele activiteiten op en zorgt tevens voor de educatieve begeleiding van de tentoonstellingen.

Reeds vanaf de instelling van het Frans Halsmuseum in 1862 is er door de instelling archief gevormd. Kort na de Tweede Wereldoorlog werd het archief betreffende de periode 1862 - 1946 naar de Haarlemse archiefbewaarplaats overgebracht. In 1993 vond door medewerkers van bureau AVICO van de Haarlemse Bestuursdienst reeds een voorlopige inventarisatie, selectie en vernietiging van de bescheiden betreffende de periode 1947 - 1976 plaats. Na een eerste vernietigingsronde werden de te bewaren bescheiden voorzien van een plaatsingslijst aan het gemeentearchief overgedragen.

Met zowel de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet en het Archiefbesluit 1995, met de daaraan verbonden wettelijke verplichtingen, als de gemeentelijke reorganisatie van 1990 in het achterhoofd, werd afgelopen jaar besloten van alle gemeentelijke archiefbewerkingsachterstanden prioriteit te geven aan de schoning van het archief van het Frans Halsmuseum over de periode 1977 - 1990. Bij een reorganisatie dient daar waar een nieuw archiefvormend orgaan ontstaat het oude archief afgesloten te worden. Opgemerkt dient te worden dat de organisatorische zaken betreffende het Frans Halsmuseum voor 1991 door het gemeentebestuur gedelegeerd werden aan de beleidsafdeling 3 (Culturele zaken) van de secretarie. Het archiefvormend orgaan op het gebied van het algehele Cultuurbeleid was dat van de gemeentesecretarie welke onderverdeeld was in verschillende afdelingen. De neerslag vanaf 1957 van het gevoerde beleid inzake het Frans Halsmuseum bevindt zich nog in de archiefdepots van het stadhuis. De neerslag van voor 1957 is reeds overgedragen aan het gemeentearchief. We kunnen wat betreft het archief van het museum over de periode 1977 - 1990 dan ook niet spreken van een volledig en uitgebalanceerd archief.

Het cultuurbeleid werd in samenspraak met het management gestuurd vanuit afdeling 3 van het stadhuis. De uitvoering van dit beleid werd geplaatst onder de verantwoordelijkheid van de directeur. Vanaf 1 januari 1991 is de sector Educatie, Sport, Recreatie en Cultuur (ESRC), waar het Frans Halsmuseum thans deel vanuit maakt, verantwoordelijk voor een goed archiefbeheer. Met het voltooien van de archiefschoning behoren de bewerkingsachterstanden wat betreft het Frans Halsmuseum, welke onder de verantwoording van de Haarlemse Bestuursdienst vielen, tot het verleden.

Gedurende de zomer van 1995 werd door medewerkers van AVICO een gemeentelijke archiefinventarisatieronde gehouden. Er werd bij het Frans Halsmuseum rond de 160 meter aan te schonen archiefbescheiden gelokaliseerd. In het najaar van 1995 begonnen vier medewerkers met de bewerking. Zowel de toename van de culturele diversiteit als de bezuinigingswoede van de gemeente Haarlem hadden echter al diepe sporen in het archiefbeheer van het Frans Halsmuseum getrokken. De archiefbescheiden, die afgelopen jaar uit alle hoeken en ruimten van het museum opdoken, bevonden zich veelal in een slechte staat. Doordat er binnen de stukken niet geschoond was, was de toegankelijkheid van het archief matig. De bescheiden werden door de leden van het AVICO-team op een centrale plaats, de educatieve zolder, verzameld en vanuit deze locatie bewerkt. Het werk was vanwege de uit te voeren microselectie zeer arbeidsintensief en duurde ongeveer een jaar. Gedurende dit jaar werd elk stuk aan de hand van officiële selectielijsten bekeken op zijn cultuurhistorische, administratieve en/of juridische waarde. Stukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, werden op zogenaamde "Staten van vernietiging" geplaatst. Na toestemming ontvangen te hebben van de directeur, de sectordirecteur en de gemeentearchivaris werden de bescheiden daadwerkelijk bij de firma Brantjes vernietigd. Van de 153 meter archief bleef slechts 9 meter (6%) aan waardevol materiaal voor bewaring over. De overgebleven stukken werden binnen onderstaande archiefstructuur ondergebracht.

Met behulp van een code werd het archief onderverdeeld in drie groepen. In het eerste deel werden stukken geplaatst die betrekking hebben op de organisatie, in het tweede deel stukken betreffende de middelen van het museum. In het derde deel werden stukken ondergebracht die betrekking hebben op de taakuitvoering van het museum. De hoofdtaken werden weer verder onderverdeeld.

Bewust werd gekozen om stukken met een educatieve of Pr-waarde, veelal geproduceerd door de Educatieve afdeling, onder de subgroep "Voorlichting" (2.6) binnen de hoofdgroep Middelen te plaatsen. Alhoewel we de educatieve neerslag zouden kunnen classeren als ondergeschikt aan een subtaak, menen we dat educatie een doel is, maar geen op zichzelfstaand doel van het museum. De producten van de Educatieve afdeling ondersteunen immers de uitvoering van de hoofdtaken. Met andere woorden: de begrenzing van de museale taakstelling vormt het collectiebeheer. Ieder archiefdeel kan weer ingedeeld worden van het algemene/diverse naar het bijzondere er vervolgens naar het overige. Notulen zijn een voorbeeld van bescheiden die over diverse onderwerpen gaan. Een goed voorbeeld van het gebruik van de code overige zaken betreffende een bepaald onderwerp (-.9) vinden we bij de taakgroep Tentoonstellen.

Binnen deze groep (3.2.) zijn die tentoonstellingen over de periode 1977 - 1990, welke in hetzelfde jaar gehouden werden, per jaar bij elkaar geplaatst. Binnen een bepaald jaar, bijvoorbeeld 1986, weer onderverdeeld van de categorie diverse (tentoonstellingen) naar de categorie bijzondere/specifieke (tentoonstellingen) en vervolgens naar de categorie overige (tentoonstellingen).

Voorbeeld: 3.2.1 Stukken betreffende diverse tentoonstellingen 1990 (De informatie-eenheid is een rapport waarin meerdere zaken, zowel de Frans Halstentoonstelling als de tentoonstelling van het werk van Hans Spies, besproken wordt.)
3.2.2 Stukken betreffende specifieke tentoonstellingen 1990 (De informatie-eenheid is een projectdossier met als unieke kern de Frans Halstentoonstelling.)
3.2.9 Stukken betreffende overige tentoonstellingen 1990 (De informatie-eenheid kent diverse maar te onderscheiden kernen)