Zoals bij de geschiedenis van het Armbestuur reeds vermeld is, vaardigde het stadsbestuur van Haarlem op 31 oktober 1713 voor de negen r.-k. staties de "instructie voor de Opper- en Onderkerkmeesters van de gepermitteerde Roomsche Kerken binnen deese Stadt" uit. Elke statie moest twee kerkmeesters afvaardigen: één voor het college van Opperkerkmeesters en één voor het college van Onderkerkmeesters. Het kerkbestuur van iedere statie administreerde zelf de goederen van hun statie, maar zij moest via hun afgevaardigde verantwoording afleggen aan het college van Opperkerkmeesters, dat op zijn beurt weer verantwoording verschuldigd was aan het stadsbestuur. Het college van Opperkerkmeesters moest ook inventarissen van de effecten en bezittingen van de resp. staties aan het stadsbestuur kunnen tonen en bij opengevallen pastoorsplaatsen moest zij de voordracht voor een opvolger aan het stadsbestuur voorleggen.

Toen in 1798 het staatstoezicht op de kerkgenootschappen verviel, verloor het college van Opperkerkmeesters haar bestaansgrond en werd elke statie zelfstandig bestuurd. In het archief van de Opperkerkmeesters kan men dus ook stukken vinden die betrekking hebben op de statie in de Nauwe Damsteeg; zie hiervoor rubriek 2.10. van deze inventaris.

In 1851 werden bij Koninklijk Besluit twee r.-k. staties opgeheven: namelijk de St. Franciscusstatie op het Spaarne, ook wel de Vier Heemskinderen genoemd en de statie van St. Bernardus in de Hoek. De goederen van deze staties werden verkocht behalve het altaar, kelken en wat kerksieraden die verdeeld werden onder de vier overblijvende r.-k. staties, namelijk de statie 't Begijnhof (later St. Josephparochie), de statie in de Nauwe Damsteeg (later St. Antoniusparochie), de statie van de H. Dominicus en de statie van St. Thomas van Aquino. Deze vier kerken beheerden ook het "Fonds van de gesupprimeerde kerken", waarin naast de opbrengst van de verkoop en de fundaties met hun verplichtingen ook werd opgenomen het fonds van de reeds eerder opgeheven St. Bavostatie. De pastoors van de Antoniuskerk schijnen de penningmeester/ administrateur van dit nieuwe fonds te zijn geweest. In 1951 heeft mgr. J. Groot, vicaris-generaal van het bisdom Haarlem, het centraal beheer van dit fonds opgeheven en werden de baten en lasten van dit fonds verdeeld onder de participanten. Waarschijnlijk zijn via het secretariaat/ penningmeesterschap van dit fonds nog verschillende archiefstukken van de opgeheven staties in het archief op de Nieuwe Groenmarkt terechtgekomen.

Bij de administratie van de eigen kerkelijke goederen nam aanvankelijk de pastoor een belangrijke plaats in; ook nog na de officiële aanstelling van kerkmeesters in 1857 hield de pastoor de kasboeken bij. Het oudste kasboek van de penningmeester van het kerkbestuur dat in het archief aanwezig is, dateert van 1922, maar ook daarna houdt de pastoor een kerkenkasboek bij. Toen in 1938 notaris B.M. Brans kerkmeester werd en de functie van penningmeester op zich nam, schakelde hij al gauw iemand van zijn kantoor in voor de administratie van de parochie. Na het eervol ontslag van notaris Brans als kerkmeester in 1965 zocht het kerkbestuur naar een nieuwe administrateur voor de parochie en vond hiervoor de heer B. Kriek van de Nederlandse Kredietbank bereid, maar op 1 januari 1972 sloot het kerkbestuur zich aan bij de stichting Boekhoudbureau van de Land- en Tuinbouw Bond, die de administratie van het hele dekenaat van Haarlem zou gaan verzorgen.

De orde die in het archief van de Nieuwe Groenmarkt gevonden is, stamt uit de jaren 1941-1942, toen pater Eduard de Graaf als emeritus op de pastorie kwam wonen. Hij had namelijk op zich genomen een boekje te schrijven over het honderd jarig bestaan van de kerk. Hiervoor heeft hij het archief doorgenomen en meteen losse stukken in rubrieken geordend, hetgeen duidelijk bleek uit zijn handschrift op de etiketten van de mappen. Slechts enkele jaren heeft men nog stukken rubrieksgewijs opgeborgen, maar al spoedig hebben pastoors en kerkbestuur hun chronologisch geordende mappen en ordners in de archiefkast opgeborgen, zodat alles door elkaar bewaard werd; alleen de directeur van de Derde Orde had een aparte archiefkast.